Как организовать участок "операционная касса"

Участок учета наличных денежных средств, получаемых от покупателей с использованием кассового аппарата, называется операционная касса. ККТ, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия.

Что должен знать кассир участка "Операционная касса"

К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила.
Порядок эксплуатации ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением утвержден Федеральным Законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").
ККТ вводится в эксплуатацию в обязательном присутствии кассира-операциониста (п. 3.1.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104).
Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:
• ключи от кассовой кабины;
• ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика;
• необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
• разменную монету и купюры.

Техническое обслуживание касовых аппаратов

Ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание, ремонт и списание ККТ должны производиться заводами-изготовителями или специализированными предприятиями, техническими центрами, наделенными соответствующими правами по данному роду деятельности.
На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер (на маркировочной табличке), который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, Книге кассира-операциониста и др.), а также документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправку в ремонт, передачу другому предприятию и т.п.).
Кассовая машина должна иметь паспорт установленной формы, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. В паспорте указывается реквизит данного клише с обозначением наименования предприятия и номера кассы.
Ввод в эксплуатацию новых машин производит механик из организации. Механик по ремонту кассовых машин производит проверку исправности, опробование кассовой машины в работе и оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте.
Механик обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.

Документооборот операционной кассы

Формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляются актом по форме N КМ-1 в двух экземплярах, один из которых как контрольный передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается на месте.
Передача машины в другое предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом по форме N КМ-2, в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Вместе с машиной передается и ее паспорт, в котором дается соответствующая запись.
На кассовую машину заводится Книга кассира-операциониста по форме N КМ-4, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора и индивидуального предпринимателя (Руководителя фирмы) и печатью.
При установке кассовых машин на прилавках магазинов или для работы официанта Книга кассира-операциониста ведется по сокращенной форме N КМ-5.
Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста и индивидуального предпринимателя.
Паспорт кассовой машины, Книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у индивидуального предпринимателя.

Обязанности кассира операционной кассы

В течение рабочего дня кассир-операционист или другое материально ответственное лицо (контролер-кассир, официант, продавец, буфетчик, приемщик заказов и др.) обязаны:
- осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;
- для одного покупателя (клиента) определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю (клиенту);
- получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар, в предприятиях общественного питания - обозначенной в меню или ценниках - в следующем порядке:
четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
напечатать чек при расчетах с использованием контрольно-кассовой машины;
назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

Срок действия кассового чека

Чеки контрольно-кассовых машин на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). Кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями (клиентами) чекам только при наличии на чеке подписи индивидуального предпринимателя и только по чеку, выданному в данной кассе.

Исправление ошибок кассира операционной кассы

В случае ошибки кассира-операциониста:
- при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;
- в выдаче сдачи покупателю (клиенту) при возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы;
- составить и оформить совместно с администрацией предприятия акт по форме N КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, погасить их, наклеить на лист бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию (где они хранятся при текстовых документах за данное число);
- записать в Книгу кассира-операциониста суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных на день нулевых чеков;
- кассир-операционист не имеет права снимать кассу без разрешения администрации;
- не выдавать кассовый чек покупателю (клиенту).

Действия кассира операционной кассы при поломке аппарата

При возникновении неисправностей кассир обязан:
- выключить кассовую машину;
- вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;
- совместно с представителем администрации определить характер неисправности;
- в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно с представителями администрации проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли прописью, копейки цифрами), и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты;
- в случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассовой машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в Книге кассира-операциониста на данную кассовую машину времени и причины окончания работы.
Кассиру запрещается:
- работать без контрольной ленты или склеивать в местах обрыва;
- допускать посторонних лиц в помещение кассы, к кассовой машине;
- самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа);
- иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

Завершение рабочего дня кассира операционной кассы

Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в Книгу кассира-операциониста.
По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.
После снятия показания счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Книге кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Книги кассира-операциониста.
В конце рабочей смены (до прибытия инкассатора) кассир-операционист должен:
• подготовить выручку;
• составить справку-отчет по форме № КМ-6 и сдать ее вместе с выручкой старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору.
Кроме того, в конце рабочего дня (смены), после того как пробит итоговый чек (Z-отчет), заполняется журнал кассира-операциониста. В нем отражаются показания счетчиков и сумма дневной выручки.
Контрольные ленты, Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет (Постановление Правительства РФ от 30 июля 1993 г. N 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»)

Что считается неприменением ККТ при наложении санкций

О том, что считается неприменением контрольно-кассовых машин, подробно рассказано в п. 1 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда от 31 июля 2003 г. N 16.
Под неприменением контрольно-кассовых машин следует понимать:
- фактическое неиспользование контрольно-кассового аппарата (в том числе по причине его отсутствия);
- использование контрольно-кассовой машины, не зарегистрированной в налоговых органах;
- использование контрольно-кассовой машины, не включенной в Государственный реестр;
- использование контрольно-кассовой машины без фискальной (контрольной) памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;
- использование контрольно-кассовой машины, у которой пломба отсутствует либо имеет повреждение, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти;
- пробитие контрольно-кассовой машиной чека с указанием суммы, менее уплаченной покупателем (клиентом).