Разобравшись с функциями контроля, которые возложены на налоговиков, и изучив свои права, не лишним будет представить, что может ожидать организацию при личной встрече с чиновниками. Известная военная мудрость гласит: чтобы понять планы противника, нужно встать на его место. Поэтому лучший способ подготовиться к налоговой проверке - это устроить в своей организации ревизию, на некоторое время вообразив себя контролером. Метод, по существу, сам по себе простой, но помогает обнаружить самые неожиданные и даже нелепые ошибки.
Лучшее поведение при проверке – сдержанность в комментариях
Прежде всего повнимательней прислушайтесь к тому, о чем говорят работники бухгалтерии, - причем не только между собой, но и с работниками других подразделений фирмы. Кстати, именно анализ разговоров работников бухгалтерии с работниками других подразделений фирмы может обеспечить выявление ряда достаточно серьезных негативных обстоятельств, которые необходимо срочно устранить до прихода "гостей" из налогового органа. В этой связи не лишним будет напомнить, что традиционно во всех неприятностях, связанных с налогами, принято винить именно работников бухгалтерии. Поэтому работники других подразделений фирмы привычно "распускают язык", не отдавая себе отчета в том, что своими высказываниями они, по существу, нередко свидетельствуют против своего работодателя. Мало запретить работникам фирмы обсуждать проблемы фирмы в присутствии посторонних - тем более проверяющих. Необходимо вообще отучить их от привычки обсуждать эти проблемы вне связи с исполнением конкретного задания или текущей работы. Кстати, в разговоре с проверяющими вы сами и (или) ваши подчиненные, стремясь показать свою "грамотность", можете невольно подсказать им свои слабые места. Кстати, не только сотрудники следственных аппаратов практикуют специальные методы, как-то:
- беседа с целью получения предварительных данных и установления психологического контакта;
- постановка отдельных вопросов без официального оформления ответов.
Важно перед проверкой самим перебрать все документы
Пролистайте первичные документы на предмет возможного обнаружения среди них вырезок из журналов и газет или судебных решений. Желая подстраховать "сомнительные" расходы такими "подтверждениями", вы только сразу же привлечете к ним внимание контролеров. Лучше храните доказательства правильности неоднозначных операций в недоступном контролеру месте - он может и не заметить слабых мест в вашем учете, если вы не будете их так явно показывать.
Никакой инициативы при проверке – только ответы на вопросы
Журналы часто печатают мнения аудиторов и других экспертов, с которыми налоговые работники не согласны. Постановления арбитражных судов по аналогичным вашему случаю ситуациям тоже могут не спасти вас от придирок - судебное право в России не является прецедентным. Все свои "доказательства" показывайте проверяющему только после того, как он сделает вам замечание по поводу допущенных, по его мнению, ошибок и нарушений.
Отдельное хранение корректирующих деклараций
Сверьте данные деклараций с записями в Главной книге и не удивляйтесь, если данные в этих документах не совпадают. Возьмите себе за правило перед сдачей отчетов тщательно выверять все показатели и от правила этого никогда не отступайте. После того как декларации сданы, поставьте в бухгалтерской программе запрет на редактирование в "закрытом" периоде - многие ошибки возникают именно из-за того, что показатели корректируются задним числом. Организуйте учет основных и уточненных деклараций - это поможет вам не запутаться в них. Проведите ревизию всех отчетов за последние три года.
Подробный анализ корректирующих деклараций для проверки
Самая распространенная причина штрафов и пеней - обычные технические ошибки. Очень часто они "вылезают" в уточненных декларациях. Поэтому уделите уточненным декларациям особое внимание. Представленные в налоговый орган дополнительные расчеты просуммируйте - проверьте арифметику. Проверьте, правильно ли указаны отчетные периоды. Старайтесь ежегодно проводить сверку данных с налоговым органом - так будет легче выявить не только свои, но и их ошибки.
Пересчитайте суммы пеней, уплаченных при подаче уточненных деклараций. Обнаружив ошибку в расчетах пеней, налоговики могут оштрафовать по статье 122 Налогового кодекса РФ (до 10 - 20 процентов от неуплаченной суммы), сославшись на пункт 4 статьи 81 Налогового кодекса РФ, согласно которому фирма должна заплатить не только налог, но и пени, и поэтому за их неуплату тоже положен штраф. Правда, такая позиция может быть оспорена в суде, и многим удалось выиграть спор у налоговиков, поскольку в статье 122 Налогового кодекса РФ речь идет только о неуплате налога, про пени там ничего не сказано (Постановление ФАС Московского округа от 2 декабря 2003 г. N КА-А40/9649-03). Однако доводить дело до судебных разбирательств не в ваших интересах. Лучше изначально считать пени правильно. Перед тем как приступить к расчетам, обязательно уточните, не изменилась ли ставка рефинансирования Банка России.
Перепроверка подозрительных договоров
"Подозрительные" договоры необходимо тщательно изучить. В первую очередь это относится к маркетинговым, консультационным, информационным, курьерским, дизайнерским услугам, косметическому ремонту офиса, страховым услугам, услугам по разработке ноу-хау, транспортным услугам, субподрядным работам. Пристальное внимание налоговиков привлекают большие суммы, оплаченные по таким услугам в конце месяца или квартала. В отношении таких операций они проверят каждую мелочь: как стоит печать на документах, все ли реквизиты заполнены, достоверно ли контрольное число ИНН, соответствуют ли цены рыночным и др. Для подстраховки требуйте у своих партнеров копию свидетельства о государственной регистрации и копию свидетельства о постановке на налоговый учет. Если же документы на услуги или работы у вас откровенно "липовые", составляйте их с небольшими помарками. Так они будут выглядеть убедительнее.
Окончательный анализ экономической обоснованности расходов
Проинвентаризируйте расходы на предмет их экономической обоснованности и постарайтесь подойти к этому вопросу максимально беспристрастно. Ответьте себе честно: можете ли вы аргументированно доказать, что тот или иной расход отвечает всем требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ? Если да, то нет проблем. Однако чаще бывает наоборот.
Выясните: куда ушли списанные материалы? Больше всего нарушений в части списания
материалов обнаруживается у строительных фирм и при осуществлении строительных и (или) ремонтных работ хозяйственным способом.
Тщательная проверка заполнения Счетов-фактур
Проверьте правильность заполнения счетов-фактур. Найти ошибку, допущенную при оформлении счета-фактуры, - простейший повод для налоговиков наказать фирму. Если в счете- фактуре не хватает данных, просто допишите их ручкой - это разрешено. И имейте в виду, что лишние реквизиты ошибкой не считаются.
Придирчивый анализ перед проверкой видов деятельности фирмы
Посмотрите на деятельность фирмы как бы со стороны, причем в целом, не вдаваясь в детали. Опытные контролеры с этого, как правило, и начинают - анализируют деятельность фирмы в общем, и это помогает им выявить гораздо большие нарушения, чем простые придирки к заполнению счетов-фактур. Например, задайте себе такой вопрос: не осуществляла ли фирма непроизводственную деятельность? Если да, то проверьте возмещение НДС по основным средствам, поскольку по объектам, которые используются в такой деятельности, принимать НДС к вычету нельзя. При обнаружении таких обстоятельств необходимо срочно принять соответствующие меры. Однако слишком увлекаться камуфляжем тоже не следует - в каждом деле надо знать меру, хотя порой как раз ее-то и бывает трудней всего определить.
С точки зрения информационного права (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации") любая фирма является собственником создаваемых ею информационных ресурсов, а налоговые чиновники являются всего лишь пользователями этих ресурсов. Согласно этому Закону, все предприниматели могут различными способами защищать принадлежащую им информацию. Владелец или руководитель любой фирмы имеет право установить, в каком порядке (не противоречащем Закону) проверяющий сможет получить информацию о деятельности этой фирмы.
Назначение ответственного по проверке
Назначение ответственного работника - одно из важнейших решений руководителя в ситуации, если на фирму пожаловали налоговые чиновники. Дело в том, что на такого работника на все время проведения проверки возлагается особая функция - контроль над всеми деловыми бумагами фирмы. Как правило, эти обязанности директор передает бухгалтеру, юристу либо управляющему менеджеру.
При этом работник предупреждается о том, что любые документы выдаются (а объяснения даются) чиновникам только с ведома или в присутствии ответственного работника. Этот работник перед выдачей документов обязательно должен просматривать и проверять их на предмет наличия в них возможных ошибок. По закону на подготовку бумаг для налогового инспектора предоставляется пять дней.
Обязательный инструктаж работников о поведении при проверке
Обычно чиновники получают необходимую им информацию о нарушениях из разговоров с работниками проверяемой фирмы, из ее деловой переписки с партнерами, контрагентами и служебных записей.
Поэтому руководителю фирмы необходимо предварительно проинструктировать персонал. Это значит проинструктировать работников о том, что, поскольку общение с проверяющими связано с выполнением трудовых обязанностей, пояснения необходимо давать только в рамках выполняемых функций и только о своем подразделении. Разговаривая с налоговыми чиновниками, как, впрочем, и с милиционерами, работники должны сообщать только точно известные им факты, а не высказывать предположения, догадки или, что еще хуже, излагать сплетни. Если требования проверяющих непонятны или вызывают подозрения, работник может, сославшись на необходимость что-то вспомнить и подготовиться, посоветоваться с назначенным ответственным лицом или руководителем (если есть такая возможность). В любом случае работники фирмы не обязаны писать объяснения немедленно - у них есть законное право "не
свидетельствовать против себя" (ст. 51 Конституции РФ).
Продумать действия каждого работника фирмы необходимо еще до того, как на ее территории появились проверяющие из контролирующих органов (правоохранительных, налоговых). Любой работник (без исключения, то есть от руководителя организации и до охранника) должен знать, что ему делать и/или говорить в той или иной ситуации.
Первое, что должен сделать любой сотрудник, узнав о прибытии работников налоговой службы, как, впрочем, и любого иного контролирующего органа, как можно быстрее доложить об этом руководителю организации либо лицу, его замещающему. После этого все усилия работников организации, которые первыми вступили в контакт с прибывшими лицами, должны быть направлены на то, чтобы как можно дольше не пускать проверяющих к руководителю и/или к главному бухгалтеру с тем, чтобы они смогли подготовиться к встрече. В частности, сотрудники охраны должны как можно дольше и тщательнее проверять предписание (постановление) на проверку, удостоверения личности и выписывать из них фамилии и должности прибывших лиц.
Кроме того, поскольку охрана вправе позвонить в ту организацию, от имени которой прибыли указанные лица, работник охраны (старший) непременно должен это сделать и убедиться в том, что эти лица на фирму пришли не по собственному желанию. В этих целях не стоит звонить по тем телефонам, которые укажут сами прибывшие. Если это инсценировка, то и телефоны они укажут соответственно легенде, поэтому лучше узнать номер телефона их руководства последовательно через справочные и дежурные службы, а затем через секретариат названной в предписании организации. Кстати, на это потребуется немало времени, и это очень неплохо в данном случае, поскольку может дать существенный выигрыш во времени, что для фирмы может оказаться очень выгодно.
Как оформлено Решение о проведении проверки
Согласно статье 89 Налогового кодекса РФ, решение о проведении проверки должно быть подписано руководителем налогового органа, а в его отсутствие - его заместителем. Иные должностные лица не вправе принимать такие решения. То есть в законе речь идет
исключительно о письменном документе. Форма решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа о проведении выездной налоговой проверки утверждается федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В решении должна содержаться подробная информация о предстоящей проверке, а именно:
- дата принятия такого документа;
- название организации, ее ИНН;
- уплата каких налогов и за какой период будет проверяться;
- фамилии и должности проверяющих.
Обратим внимание на одно существенное в данном случае обстоятельство - вносить какие- либо изменения в решение о проведении налоговой проверки налоговые чиновники не могут.
Поэтому в решении, предъявленном руководителю проверяемой организации, не должно быть поправок или зачеркиваний.
Изменения можно вносить лишь в двух случаях: если требуется расширить состав проверяющих или заменить одного из них. Но и в этих случаях никаких исправлений в решение вносить нельзя. Изменение состава проверяющих оформляется отдельным документом, который подписывает руководитель налогового органа.
Налоговое законодательство предъявляет требования не только к форме решения о проведении проверки, но и к его содержанию. Получив решение о проведении проверки, следует не только посмотреть, есть ли на нем печать и подпись руководителя налогового органа, но и ознакомиться с содержанием этого документа. Важно выяснить, соблюдены ли установленные Налоговым кодексом РФ ограничения по проведению выездных проверок, предусмотренные статьей 89 Налогового кодекса РФ. Речь идет о двух запретах, касающихся:
- периода, который может быть охвачен проверкой;
- повторности проверки.
Если хотя бы одно из них не будет соблюдено налоговым органом, это даст вам возможность оспорить в дальнейшем итоги такой проверки.
Что должны увидеть проверяющие
После соблюдения необходимых формальностей секретарь фирмы может провести прибывших в отдельный кабинет и, предложив им кофе, чай и т.д., одновременно предложить немного подождать руководителя фирмы, который в известность уже поставлен и должен приехать с минуты на минуту.
Если прибывшие лица не хотят ждать или они сразу же оказались в помещении, в котором находятся другие работники фирмы, то никто из работников не должен давать посторонним лицам какие-либо документы или пояснения. Хорошо, если на дверях служебных помещений вообще не будет никаких табличек.
"Неучтенку" следует хранить в коробке, пакете или конверте с надписью "Личные деньги". Кстати, это должно быть подробно указано и в протоколе осмотра - причем сделать это можно собственноручно в качестве замечаний к протоколу, и только потом его подписывать.
Памятки для работников на время проверки
Представляется целесообразным раздать работникам памятку примерно нижеследующего содержания:
1. Если чиновники прибыли для проведения проверки, незамедлительно сообщите об этом по телефону в свою администрацию.
2. Проверьте документы контролеров и по возможности снимите с них копии или перепишите оттуда данные (Ф.И.О. инспектора, его должность, подразделение и т.п.).
3. Попросите у контролера копию или экземпляр постановления о проверке.
4. Скажите проверяющему, что все пояснения и ответы на вопросы вы можете давать только с разрешения руководства.
5. Если проверяющие все-таки настаивают на пояснениях, то отказывайтесь, обосновывая это тем, что вы подписали должностную инструкцию и вас уволят, если вы ее нарушите. В крайнем
случае отвечайте, что все происходит "в соответствии с действующим российским законодательством".
6. Не предъявляйте документы, которые не относятся к предмету проверки.
7. Если проверяющий составит протокол о правонарушении, не отказывайтесь ставить свою подпись. Рядом с подписью напишите фразу: "С возражениями". Если проверяющий спросит, когда вы представите возражения, отвечайте, что уполномоченный представитель фирмы с ним свяжется и обговорит этот вопрос.
8. Всегда держите памятку при себе. Не давайте ее в руки проверяющему.
Ограничения для чиновников, производящих проверку
Чиновнику на проверке нельзя:
1) требовать от персонала нарушать его должностные обязанности;
2) осуществлять контрольные мероприятия в отсутствие руководителя или полномочного представителя компании;
3) требовать предъявить или изымать документы (товары, материалы, образцы и т.п.), если они не являются предметом проверки;
4) досматривать без добровольного согласия личные вещи и проводить личный обыск работника. Процедура досмотра личных вещей и обыск без согласия работника требуют специальной санкции.
0 коммент.:
Отправить комментарий