Бухгалтерские документы - срок хранения

Все имеет свой срок. Поэтому спустя некоторое время когда-то необходимые бумаги становятся ненужными. А если документ не нужен, то ему прямая дорога в утиль. И в этой статье будет рассказано, как правильно организовать уничтожение документов. Пока же разберемся, как определить, по истечении какого срока от документов можно избавиться.

Каковы сроки хранения бухгалтерских документов

По общему правилу срок хранения документа начинает течь с 1 января года, следующего за тем, когда этот документ последний раз использовался как основание для отражения операций (п. 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень)).
 А вот сами сроки хранения документов для разных це­лей установлены в разных законодательных актах. Для целей бухгалтерского уче­та — в Законе о бухучете (  Федеральный закон от 21.11.96 № 129-Ф3) , для целей налогового учета — в Налоговом кодексе, для целей контроля за страховыми взносами во внебюджетные фонды — в Законе о страховых взносах ( Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
 Закон о бухучете обязывает хранить документы в течение сроков, установ­ленных в Перечне типовых управленческих документов, но не менее 5 лет. А в Перечне для разной документации предусмотрен разный «срок жизни». К примеру, 5 лет необходимо хранить:

•   месячную и квартальную бухгалтерскую отчетность;

•    первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, накладные, авансовые отчеты и др.);

•   регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и др.);

•    рабочий план счетов, бухгалтерскую учетную политику организации (для этих двух документов срок отсчитывается с года, следующего за годом, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз).

 Есть документы, которые нужно хранить дольше, например, годовую бухгалтерскую отчетность — 10 лет.

В соответствии с Налоговым кодексом все отчеты по налогам, документы, под­тверждающие расчет налоговой базы и налога, перечисление сумм налогов, осво­бождение от уплаты какого-либо налога, возможность применения льгот, должны храниться 4 года (  подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Обратите внимание, если вы уменьшаете базу по налогу на прибыль на сумму ранее полученных убытков, то документы подтверждающие эти убытки, нужно хранить в течение всего срока, пока они переносятся на будущее (  пп. 2, 4 ст. 283 НК РФ; Письмо Минфина России от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276), а по мнению контролирующих органов, плюс еще 4 года ( Письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83 ).

Вместе с тем в Перечне для отчетов по налогам установлены разные сроки хранения (5 или 10 лет) в зависимости от периодичности их сдачи в налоговые органы. И это не единственный случай, когда разные нормативные акты требуют хранить один и тот же документ в течение разных периодов времени. Например, документы, подтверждающие исчисление и уплату страховых взносов во внебюд­жетные фонды, по Закону о страховых взносах нужно хранить 6 лет, а по Пе­речню — 10 лет. На какие же сроки ориентироваться?

Чем грозит несоблюдение сроков хранения бухгалтерских документов

Начнем с налоговой ответственности. Если у вас без уважительной причины не будет каких-либо первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета, в том числе из-за того, что вы избавились от них раньше срока, установ­ленного Налоговым кодексом, то налоговики с организации или предпринимателя могут взыскать штраф в размере:

* 10 ООО руб., если нет документов за один налоговый период;  

* 30 ООО руб., если нет документов за несколько налоговых периодов;

* 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 ООО руб., если отсут­ствуют документы, подтверждающие расчет налоговой базы.

Если же вы не представите какие-либо документы по требованию налоговиков при проверке, то организации или предпринимателю придется заплатить штраф — по 200 руб. за каждый непредставленный документ. А по требованию контроле­ров внебюджетных фондов — по 50 руб. за каждый непредставленный документ ( ст. 48 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 2.3 Методиче­ских рекомендаций, утв. Распоряжением Правления ПФР от 05.05.2010 №120р).

А если из-за отсутствия документов у вас «снимут» какие-то расходы для це­лей налогообложения или вычет по НДС, то вам грозит штраф за неполную упла­ту налога в размере 20 или 40% от неуплаченной суммы налога ( ст. 122 НКРФ).

Теперь об административной ответственности. За нарушение правил хранения учетных документов могут привлечь к ответственности и руководителя организа­ции. В этом случае штраф составит от 2000 до 3000 руб ( ст. 15.11 КоАП РФ).

 Бухгалтер не может быть подвергнут такому наказанию, если по своим должностным обязанностям он не отвечает за соблюдение правил хранения документов в организации.

Также руководителя могут оштрафовать за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС, на сумму от 300 до 500 руб.
В целом от большей части документов можно избавляться по итогам пяти­летки. Однако не стоит торопиться уничтожать бумаги. Ведь при проверке мо­жет понадобиться все что угодно. А если возникли (или есть вероятность того, что могут возникнуть) споры с контролирующими органами, тем более судебные разбирательства, то все документы необходимо хранить до окончательного выяс­нения вопроса.
 И не забывайте, что есть такие документы, которые должны храниться у вас в течение значительно большего времени, чем 10 лет. Например, трудовые дого­воры, соглашения, личные карточки работников нужно хранить 75 лет ( пп. 338,339 Перечня). А неко­торые — и вовсе до ликвидации предприятия, например сводные годовые бухгал­терские балансы, коллективные договоры и др.  Кроме того, требования по поводу сроков хранения могут также предъявить и собственники организации для каких-то своих целей. Поэтому, определяя «продолжительности жизни» того или иного документа, их мнение тоже надо учитывать.

Как правильно расстаться с бухгалтерскими документами, срок хранения которых истек

Существуют принципы уничтожения документов:
• нужно быть уверенным, что документ, переданный на уничтожение, больше не требуется, работа с ним завершена и что он не потребуется в будущем в качестве доказательства;
• уничтожение должно быть разрешено руководителем организации;
• нельзя уничтожать документы, связанные с предстоящими или уже идущими судебными разбирательствами и расследованиями;
• уничтожать документы нужно таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащейся в них информации.
И помимо самих документов, разрешенных к уничтожению, надо уничтожать все их копии.
ЭТАП 1. Определяем документы, у которых истек срок хранения, и среди них выбираем те, которые могут еще пригодиться
 Целесообразно, чтобы отбор устаревших документов на уничтожение проводил не один человек, а экспертная комиссия, созданная приказом руководителя, как минимум из трех человек, в число которых должен быть включен и работник бух­галтерии.

Документы для уничтожения лучше отбирать, просматривая каждый лист в каждой папке с документами за соответствующий год. Не стоит доверять лишь заголовкам напокз, чтобы случайно не уничтожить документы, срок хранения ко­торых еще не истек.

К примеру, в этом году с чистой совестью можно распрощаться с большин­ством документов, работа с которыми завершена в 2004 г. и ранее (например, договоры, срок действия которых закончился в 2004 г.).

 

Некоторые документы, несмотря на формально истекший срок хранения, не стоит уничтожать, иначе вы не сможете в будущем подтвердить те или иные операции. Старые бумаги могут понадобиться, например, в следующих случаях:

• у вас имеется амортизируемое имущество. Тог­да документы, связанные с его приобретением, актуальны вплоть до окончания года, в котором вы спишете либо продадите такое имущество;
  
• вы реализовали амортизируемое имущество с убытком. В этом случае подтверждающие доку­менты нужны вам в течение всего срока, пока вы включаете этот убыток в состав прочих расходов;
• у вас есть убытки прошлых лет, которые вы все еще списываете в уменьшение налоговой базы. В этом случае всю первичку за убыточные годы лучше хранить в течение всего периода, пока вы списываете убыток в уменьшение налоговой базы по прибыли. При этом не важно, проводились ли у вас камеральные и выездные проверки налого­вым органом или нет;
• у вас «висит» дебиторская задолженность, не списанная как безнадежная, потому что 3-летний срок давности пре­рвался и начал течь заново. Тогда нужно сохранить доку­менты, которые могут потребоваться вам для списания без­надежной дебиторки позже, когда срок исковой давности все-таки истечет (к примеру, договор с покупателем (заказ­чиком), накладные на отгрузку товаров, различные акты выполненных работ, об оказании услуг, акты сверки задолженности, платежные поручения, расходные кассовые орде­ра и т. д.).
• Бумаги, которые вам еще могут пригодиться, нужно убрать обратно в шкаф.
  
  

   
  ЭТАП 2. Фиксируем в акте документы, подлежащие уничтожению
  В отношении этих документов комиссия составляет акт. Есть  рекомендованная форма такого акта, однако она слишком громоздкая. Поэтому на ее основе можно составить свой вариант акта.

  
  
  

   
  ЭТАП 3. Уничтожаем документы

Избавиться от документов можно:

• своими силами, например с помощью бумагорезательной машины (шредера);
• передав их в специализированную организацию, занимающуюся переработ­кой вторсырья (макулатуры).

В первом случае целесообразно зафиксировать факт уничтожения, составив об этом акт в произвольной форме.