C какого периода применять
Разработать новую Книгу учета понадобилось в связи с существенными изменениями в налоговом законодательстве, и применять ее надо уже с 1 января 2013 года.Что будет входить в состав новой Книги
Содержание Книги учета доходов и расходов с 1 января 2013 года несколько изменится. Теперь она будет состоять из четырех разделов и справки к разделу I. Содержание первых трех разделов будет соответствовать аналогичным разделам старой Книги учета. А вот появление раздела IV связано с тем, что с 2013 года статья 346.21 НК РФ дополнится пунктом 3.1.Если у вас УСН с объектом доходы
Заполнять ее обязаны все «упрощенцы» независимо от применяемого объекта налогообложения.На что обратить внимание!
Новый раздел IV называется «Расходы, предусмотренные пунктом 3.1 статьи 346.21 НК РФ, уменьшающие сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу)». Его нужно заполнять только «упрощенцам» с объектом доходы. В данном разделе им нужно будет указывать выплаченные работникам пособия по временной нетрудоспособности, платежи по договорам добровольного личного страхования. А также страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносы на обязательное медицинское страхование.
В Книге учета появится новый раздел IV. Его будут заполнять «упрощенцы» с объектом доходы.
Правила для предпринимателей, применяющих УСН
Индивидуальные предприниматели, которые уплачивают страховые взносы на обязательное социальное страхование как за себя, так и за своих работников, включают в соответствующие графы раздела IV Книги учета доходов и расходов суммы взносов, уплаченные за себя, исходя из стоимости страхового года, а также взносы, уплаченные за физических лиц.Вид бумажный или электронный
Возможность выбора останется. Налогоплательщики, как и раньше, вправе выбирать способ ведения Книги учета. Если «упрощенец» решит использовать электронную версию, то в конце каждого отчетного, а также налогового периода он должен ее выводить на бумажном носителе. При этом, начав вести Книгу учета на бумаге, он имеет возможность в течение года перейти на электронную форму.Заверение в налоговой инспекции
С 2013 года это уже не требуется. Книгу учета доходов и расходов подписывает только руководитель организации (индивидуальный предприниматель) и скрепляет печатью. А предварительно заверять бумажную книгу в инспекции больше не придется.Книгу учета, которая велась в электронном виде и выведена на бумажный носитель в конце налогового периода, также не нужно заверять в налоговой инспекции.
Книга учета — это документ, который хранится у налогоплательщика. Предъявлять ее налоговым органам нужно будет только по их запросу. Соответственно, если инспектор обнаружит в налоговой декларации какие-то неясности или ошибки, он вполне может потребовать дополнительные пояснения, в том числе и Книгу учета доходов и расходов.
Сколько времени хранят книги учета
По общему правилу налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Эта цифра обусловлена тем, что налоговые органы могут проверить при выездной налоговой проверке три предыдущих календарных года. Однако я рекомендую хранить книги учета 15 лет.Как статья 346.18 НК РФ, так и раздел III Книги учета предусматривают возможность переноса на будущие налоговые периоды сумм убытков, полученных по итогам предыдущих налоговых периодов. Для подтверждения полученного в прошлом убытка налогоплательщику необходимо иметь оправдательные документы. Такими документами могут стать декларации и книги учета доходов и расходов за предыдущие периоды. Поэтому опытные бухгалтеры и советуют хранить документы до 15 лет.
Распространенные ошибки ведения книги
Одна из ошибок, которую допускают «упрощенцы», связана с переходом с общего режима налогообложения на специальный режим. Необходимо учитывать, что если до перехода на «упрощенку» применялся метод начисления, то в Книге учета следует отразить те доходы, которые не были учтены при общем режиме. Если налогоплательщик получил деньги за товар, но не учел их в налоговой базе по налогу на прибыль, находясь на общем режиме, а отгрузку товара осуществил уже будучи на «упрощенке», то в момент отгрузки следует отразить доход в Книге учета доходов и расходов. О чем многие налогоплательщики забывают.Совмещение УСН и патента для предпринимателя
Если предприниматель совмещает упрощенную систему и патент, то доходы в рамках разных режимов следует отражать отдельно, в том числе в разных книгах учета, несмотря на то что патент пока еще находится в рамках упрощенной системы налогообложения. Это правило будет действовать и в 2013 году.Если доходов нет
Расходы следует отражать все принимаемые к налоговому учету, даже в том случае, если никаких доходов в этом периоде не было.Округление сумм в книге
Суммы необходимо указывать полностью в рублях и копейках. На этом настаивают судьи (см., например, решение ВАС РФ от 20.08.2012 № 8116/12). Они признают не соответствующим Налоговому кодексу РФ округление до рубля суммы единого налога. И указывают, что при определении налоговой базы по упрощенной системе нужен точный расчет.Внесение исправлений
Любые ошибки в Книге учета доходов и расходов, даже описки, требуют особого исправления. При ведении Книги учета на бумажном носителе корректировки должны быть обоснованны и заверены подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью (при ее наличии). Также требуется указать дату исправления. В качестве обоснования можно составить бухгалтерскую справку-расчет, которую затем нужно приложить к Книге учета доходов и расходов.При ведении Книги учета в электронном виде исправления можно внести прямо в программе. Если ошибка обнаружится после того, как электронная книга будет распечатана, то исправления в нее вносятся в таком же порядке, как и в Книгу учета на бумажном носителе.
Ответственность за отсутствие Книги учета
Ответственность за отсутствие Книги учета доходов и расходов отличается для организаций и индивидуальных предпринимателей. Напомню, что Книга учета является налоговым регистром (ст. 346.24 НК РФ). А за отсутствие регистра налогового учета организации грозит штраф в размере 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Такие правила установлены со 2 сентября 2010 года.Индивидуальные предприниматели в данном случае привлекаются по статье 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля» НК РФ. Для них штраф составит 200 руб.
Книга учета доходов и расходов является регистром налогового учета и ее необходимо вести по установленной форме. Форма, утвержденная приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н, с 1 января 2013 года будет недействительна. Значит, ответственность за использование данной формы Книги учета будет такая же, как и за отсутствие Книги учета.
Книга учета для патентной УСН
При работе на петенте в книге надо будет фиксировать только доходы, отслеживая право на применение патента. Ведь доходы индивидуального предпринимателя на таком налоговом режиме не должны превышать 60 млн. руб. в год.Покупая патент каждый месяц, предприниматель также каждый месяц будет должен начинать Книгу учета доходов.
Книгу не нужно заверять в инспекции. Предприниматель сам подписывает Книгу учета, заверяет ее печатью (если она имеется). Книгу, которая ведется в электронном виде, необходимо будет распечатать на бумаге в конце налогового периода и также заверить печатью. Подавать в инспекцию по окончании года ее не потребуется. Если же предприниматель каждый месяц покупает новый патент, то налоговым периодом для него будет являться месяц.
С 2013 года в Книге учета доходов не нужно отражать доходы от внереализационной деятельности, определяемые в соответствии со статьей 250 НК РФ. Это связано с тем, что ограничение для применения патентной системы налогообложения, которое установлено подпунктом 1 пункта 6 статьи 346.45 НК РФ, распространяется только на доходы от реализации.
При отражении доходов в Книге учета предприниматель должен использовать кассовый метод и вносить запись в нее после того, как фактически получил деньги или имущество. Если налогоплательщик использует в расчетах вексель, то датой получения дохода будет день поступления денег от векселедателя или иного обязанного лица.
При возврате ранее полученных денежных средств исправления в Книгу учета доходов вносить не следует. Необходимо эту сумму возврата отразить с минусом в том налоговом периоде, когда осуществлен такой возврат.
