Новые формы персонифицированного учёта

Каковы новые формы персонифицированного учёта

Со следующего года количество форм документов персонифицированного учета увеличится. Правление Пенсионного фонда РФ утвердило новые формы отчетности.
Новых форм всего три.
Первая форма — «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов — страхователями в пользу физического лица (C3B-6-3)».
Вторая — «Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов — страхователями в пользу физического лица (АДВ-6-4)».
И третья — «Актуализация лицевого счета застрахованного лица (АДВ-8-1)».
Все перечисленные формы утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 24.03.2011 № 59п.

Почему появились новые формы

С 1 января 2011 года пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и ежемесячное пособие по уходу за ребёнком исчисляются исходя из среднего заработка работника за два предыдущих календарных года, в том числе за время работы у других работодателей. Такой порядок установлен частью 1 статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255 ФЗ).
Если сотрудник по каким-либо причинам принести справку с бывшего места ряботы не может, работодатель, у которого он сейчас трудится, может запросить сведения о заработке за два предыдущих года в Пенсионном фонде (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Однако в фонде информации о среднем заработке сотрудников пока нет. Поэтому Пенсионный фонд может предоставить сведения о заработке исключительно по данным персонифицированного учёта.
Для того, чтобы выделить из общей суммы доходов застрахованного лица доходы, полученные в рамках трудовых договоров, была введена форма C3B-6-3. В ней предусмотрен реквизит «Договор (тип договора), заключенный с застрахованным лицом».
В зависимости от того, по какому договору были начислены выплаты работнику, в форме C3B-6-3 нужно укasaть либо трудовой, либо гражданско-правовой договор. При этом суммы начисленных выплат отражаются с помесячной разбивкой.
Формы C3B-6-3, сформированные пачками (не более 200 форм в пачке), сопровождаются формой АДВ-6-4, которая содержит опись документов о сумме выплат, начисленных за отчетный период в пользу работника.

В какой срок необходимо подать индивидуальные сведения на новых бланках?

Формы C3B-6-3, как и АДВ-6-4, страхователи представляют один раз в год вместе с отчетностью по формам СЗВ-6-1 к СЗВ-6-2 в сроки, установленные для представления отчетности по персонифицированному учету за календарный год, то есть не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
Таким образом, впервые эти формы плательщики страховых взносов должны представить только в 2012 году вместе с индивидуальными сведениями за 2011 год.

Для каких целей предназначена форма АДВ-8-1

Форма АДВ-8-1 «Актуализация лицевого счета застрахованного лица» имеет чисто технологическое назначение. Она используется только территориальными органами Пенсионного фонда РФ при ведении персонифицированного учета.
Форма заполняется, в частности, на основании сведений, представленных органами ЗАГС, подлежащих аннулированию на основании решения суда, вступившего в законную силу, внесения изменений в записи актов гражданского состояния (п. 5 постановления Правления ПФР от 03.2011 № 59п).
Заполненная форма АДВ-8-1 заверяемся подписью руководителя и печатью организации. В органах ПФР документ должен, храниться в течение трех лет. Такой срок установлен абзацем 2 пункта 4 статьи 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Программы пиратские и лицензионные

Что нам будет за использование пиратских компьютерных программ?

Если в офисе обнаружено использование пиратских компьютерных программ, в подавляющем большинстве случаев претензии предъявляют не бухгалтерам, а директорам и системным администраторам. Ведь
именно они отвечают в компаниях за закупки софта.
Так, за нелицензионное обеспечение организации грозит штраф от 30 ООО до 40 ООО руб., а работнику или руководителю — от 10 ООО до 20 ООО руб. Кроме того, сотрудники полиции конфискуют носители контрафактных программ (п. 1 ст. 7.12 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Если используются пиратские программы, цена лицензионных аналогов которых превышает 50 000 руб., то это уже преступление, предусмотренное статьей 146 Уголовного кодекса РФ. За такое нарушение руководителю или системному администратору придется заплатить штраф. Его величина может достигать 200 000 руб. или суммарного дохода человека за период до 18 месяцев. Штраф может быть заменен на обязательные работы сроком от 180 до 240 часов либо лишение свободы на срок до двух лет.
Нелегальное использование программ на сумму свыше 250 000 руб. уже грозит лишением свободы на срок до шести лет. В качестве дополнения — штраф на сумму до 500 000 руб. или суммарного дохода за период до трех лет. Если будет доказано, что компания нарушала чужие авторские права грубо и неоднократно, суд может принять решение о ее ликвидации.
И еще: владелец интеллектуальной собственности вправе потребовать возместить убытки либо взыскать компенсацию. Если выбор падет на второй вариант, то в соответствии с пунктом 3 статьи 1252 Гражданского кодекса РФ собственнику даже не придется доказывать величину ущерба. Компенсационный платеж составляет от 10 000 до 5 000 000 руб. Конкретную величину выплаты определяет суд. Альтернатива сводится к тому, что компания возмещает правообладателю стоимость каждого экземпляра программы в двойном размере. Ориентиром выступает рыночная цена софта.
Избежать негативных последствий можно, в частности, если использовать бесплатные программы. Скажем, операционную систему Linux. Кстати, всем привычную Windows можно легализовать на сайте производителя. Правда, «обеление» стоит примерно столько же, сколько лицензионная программа.

Как списывать затраты на компьютерные программы?

Что касается программного обеспечения, то здесь важно, есть у компании исключительные права на него или нет. Если да и вы планируете пользоваться софтом более 12 месяцев, который обошелся дороже 40 ООО руб., то это нематериальный актив, затраты на который учитывают постепенно. Значит, списывайте затраты так же, как и в случае с покупкой основного средства — равными долями в течение года (п. 3 и 4 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
А вот когда программа обошлась дешевле 40 ООО руб., расходы учитывайте единовременно после оплаты в силу подпункта 2.1 пункта 1 статьи 346.16 кодекса. Этой же нормой руководствуйтесь, если у компании только неисключительные права на софт, то есть заключен лицензионный договор с правообладателем.
Затраты на обновление компьютерных программ списывайте на основании подпункта 19 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. «Входной» НДС со стоимости недорогой и «неисключительной» программы, а также её обновления, отражайте отдельной строкой (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 кодекса).
С документами все довольно просто.
Во-первых, нужен стандартный набор бумаг: акты, чеки, счета и пр.
Во-вторых, понадобится также лицензионный договор (если нет исключительных прав) либо контракт и иные документы, из которых будет явно видно, что компании принадлежат исключительные права на программу.
На первый взгляд все ясно. Однако есть пара спорных ситуаций, которые стоит рассмотреть подробней.

Если программы уже были установлены при покупке компьютера

Зачастую при покупке системного блока в нем уже установлено какое-либо программное обеспечение (например, операционная система). Так вот, цена таких программ также включается в первоначальную стоимость компьютера. На этом настаивают чиновники из ФНС России в письме от 29 ноября 2010 г. № ШС-17-3/1835.
Мотивация налоговиков довольно простая — без софта компьютер не сможет работать. Так что выделять стоимость программ в данном случае не нужно.
Точка зрения налоговиков, мягко говоря, неоднозначная. Ведь нигде в налоговом и бухгалтерском законодательстве не сказано, что программы нужно включать в первоначальную стоимость основного средства. Однако цена вопроса обычно невелика.
Так что проще действовать так, как рекомендуют чиновники. Либо покупайте программы отдельно от компьютера.

Если программы ставят на личный компьютер работника

Бывает, что компания ставит программы на личные ноутбуки либо компьютеры работников. Тут важно помнить о таком моменте. Списать стоимость такого софта можно, только если удастся доказать, что сотрудник использует свой компьютер в работе. А доказать это реально, если компания платит ему за использование компьютера компенсацию, надбавку к зарплате или арендную плату.
Отметим, что выгоднее всего именно последний вариант. Он подразумевает то, что компания берет компьютер сотрудника в аренду. За это ему полагается арендная плата, которую можно учесть при расчете «упрощенного» налога (в отличие от варианта с компенсациями). Основание — подпункт 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Кроме того, руководствуясь данной нормой, можно списать и компенсацию расходов арендодателя (например, стоимость тех же программ). Очевидный плюс еще и в том, что страховые взносы начислять на арендную плату не нужно.
Напоследок — пару слов про НДФЛ. Если вы платите за аренду или начисляете надбавку к зарплате, то налог на доходы нужно удерживать.