Расходы на регистрацию и обслуживание автомобиля

Правила учета затрат на регистрацию, техосмотр, стоянку и мойку служебного автомобиля в Налоговом кодексе прямо не прописаны.
Рассмотрим списание таких расходов и их документальное подтверждение.

Госпошлины при регистрации автомобиля

Купив автомобиль, организия должна поставить его на учет в ГИБДД. Отведенное на это время — пять дней или срок действия регистрационного знака «Транзит» (п. 3 постановления Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории РФ»).
При регистрации автомобиля нужно платить государственные пошлины. Вот размеры некоторых (подп. 36 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ):
— 1500 руб. — за выдачу государственных знаков;
— 300 руб. — за свидетельство о регистрации транспортного средства;
— 500 руб. — за выдачу паспорта транспортного средства.
В бухгалтерском учете суммы таких пошлин включают в первоначальную стоимость автомобиля. Ведь они относятся к фактическим затратам на приобретение, сооружение и изготовление основных средств (п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).
Налоговый кодекс РФ позволяет применить и другой порядок. Подпункт 1 пункта 1 статьи 264 кодекса предписывает учитывать суммы налогов, сборов и таможенных пошлин в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Государственная пошлина — это сбор, который компания уплачивает в соответствии с законодательством. А значит, при расчете налога на прибыль ее можно включить в расходы единовременно — в день, когда она начислена (подп. 1 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).
Сделать выбор в пользу этого варианта позволяет пункт 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Он посвящен как раз таким ситуациям, в которых кодекс позволяет отнести одни и те же затраты к нескольким группам расходов. Право выбора законодательство оставляет за налогоплательщиком.
Подтвердить сумму затрат на уплату госпошлин можно платежными поручениями и копиями полученных документов — свидетельства о регистрации, паспорта транспортного средства и т. п.

Расходы на техосмотр автомобиля

Регулярно проходить в ГИБДД государственный технический осмотр владельцев транспортных средств обязывает пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», а также приказ МВД России от 15 марта 1999 г. № 190.
Затраты на проведение техосмотра состоят из госпошлин и платы за услуги по осмотру автомобиля. Суммы госпошлин составляют (подп. 41
и подп. 42. 1 ст. 333. 33 Налогового кодекса РФ):
— 300руб. — за выдачу или продление срока действия акта технического осмотра транспортного средства;
— 300руб. — за талон техосмотра.
Плату за проведение государственного техосмотра устанавливают региональные власти. Ее размер может отличаться в зависимости от типа транспортного средства (приказ МВД России № 708, Минфина России № 61н, Минтранспорта России № 126 от 3 августа 2001 г.).
34
Подтвердить расходы на государственный техосмотр можно документами, которые выдаются по его результатам — талоном, диагностическом картой транспортного средства, актом технического осмотра. Эти документы перечислены в разделе IV приложения 1 к приказу МВД России от 15 марта 1999 г. № 190.

Стоимость гарантийного технического обслуживания

При продаже нового автомобиля изготовитель обязывает покупателя проходить периодическое гарантийное техническое обслуживание. Эта услуга является платной. Но если покупатель не воспользуется ею, он потеряет право на бесплатный ремонт в гарантийный период.
Услуга по техобслуживанию, также как и услуга по государственному техосмотру, является разовой. Поэтому списать ее стоимость при расчете налога на прибыль можно единовременно — на дату расчетов, на дату получения расчетных документов или в последний день отчетного (налогового) периода (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Документы, подтверждающие расходы на гарантийное техобслуживание, — договор и акт выполненных услуг.
Теперь об экономической обоснованности. Расходы на гарантийное техобслуживание оправданны, даже если гарантийный ремонт автомобилю так и не потребовался. Дело в том, что, соглашаясь на условия продавца (изготовителя), компания заботится о сокращении возможных существенных расходов на ремонт. Ведь если она не будет проходить гарантийный техосмотр, устранять неисправности в автомобиле ей придется за свой счет.

Расходы на платную парковку и мойку

Если у компании нет собственной стоянки или гаража, то для хранения автомобилей она может воспользоваться услугами платных парковок. Необходимость оплачивать такие услуги возникает у сотрудников и во время ежедневных служебных поездок. Не обходится эксплуатация транспортных средств и без расходов на мойку.
В бухучете стоимость услуг автостоянки и мойки относят к затратам на содержание основных средств. И соответственно, учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ10/99 «Расходы организации»).
Расходы на автостоянку и мойку экономически обоснованны, если они возникли при эксплуатации автомобиля в производственной деятельности.
При расчете налога на прибыль расходы на парковку и мойку служебного автотранспорта можно списать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но только при условии, что они экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Как подтвердить экономическую обоснованность мойки

Расходы на автостоянку и мойку можно считать оправданными, если автомобиль используют в деятельности, направленной на получение дохода. Подтвердить этот факт можно, в частности, путевыми листами, в которых указаны ежедневные маршруты транспортных средств. Причем сами путевые листы вовсе не обязательно составлять каждый день. О том, что транспорт используется в производственных целях, могут свидетельствовать и путевые листы, в которых приведены данные о передвижении транспорта за месяц. Форму ежемесячного путевого листа компания вправе разработать самостоятельно (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).
Если же в компании путевые листы не заполняются, доказать оправданность затрат на стоянку и мойку все равно можно. Например, договорами аренды транспортных средств, штатным расписанием, табелем учета рабочего времени, авансовыми отчетами с приложением подтверждающих документов. Правда, в этом случае не исключено, что отстоять расходы компания сможет только в суде.

Экономической обоснованности пребывания на штрафстоянке нет

Не получится учесть при расчете налога на прибыль расходы за хранение автомобиля на штрафстоянке. По мнению налоговых инспекторов, считать их связанными с производственной деятельностью компании оснований нет. Ведь эти расходы возникают в результате того, что организация или водитель нарушили правила дорожного движения или эксплуатации автомобиля (п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 18 декабря 2003 г. № 759).

Документальное подтверждение расходов на обслуживание автомобиля

За стоянку (мойку) расплачивается сотрудник организации. В этом случае расходы должны быть подтверждены авансовым отчетом этого сотрудника и приложенными к нему платежными документами. Как для расходов на стоянку, так и для затрат на мойку подойдет комплект из кассового и товарного чеков.

Залог автомобиля как мера обеспечения

В условиях риска неплатежей при заключении любых договоров, по которым контрагент должен перечислить оплату, компания вынуждена рассматривать разные варианты мер обеспечения, не такие привычные, как неустойка.
В частности, залог движимого имущества. Преимущества этого варианта перед неустойкой очевидны. При отсутствии у должника средств условие о неустойке ничем не поможет, тогда как при наличии соглашения о залоге можно получить долг за счет обращения взыскания на заложенное имущество. Чем выше ликвидность предмета залога, тем больше шансов покрыть убытки, даже если должник окажется неплатежеспособен. С этой точки зрения наиболее востребованным является залог транспортных средств. Но чтобы оценить эффективность этой меры обеспечения, руководителю компании, которой предлагают принять в залог транспортное средство, нужно знать о рисках этого обеспечения.

У залогодателя нет препятствий для продажи заложенного автомобиля

Должники, как правило, предлагают залог транспортных средств лишь на том условии, что предмет залога остается в их пользовании. При этом на сегодняшний день нет механизма, который полностью исключил бы ситуацию продажи залогодателем транспортного средства третьим лицам в нарушение условий договора о залоге, то есть без согласия залогодержателя.
Залог транспортных средств не регистрируют. Согласно пункту 5 статьи 339 Гражданского кодекса, законом может быть предусмотрена регистрация договоров о залоге и самих залогов отдельных объектов движимого имущества.
В соответствии с пунктом 2 статьи 40 Закона РФ от 29.05.92 № 2872-1 «О залоге» залог транспортных средств подлежит регистрации в специальных реестрах, которые ведут государственные органы, осуществляющие государственную регистрацию транспортных средств. Казалось бы, вывод очевиден: залог транспортных средств необходимо регистрировать. Следовательно, интересы компании-залогодержателя защищены.
У компании-залогодателя отсутствует возможность продать заложенный автомобиль – этому должна воспрепятствовать запись о залоге, при наличии которой органы ГИБДД не снимут автомобиль с учета.
Однако на практике система регистрации залога транспортных средств не работает. В случае обращения с просьбой о регистрации залога в органы ГИБДД компании получают отказы и суды считают их обоснованными.
Причина следующая. Закон «О залоге» действует в части, не противоречащей общим положениям о залоге, установленным в Гражданском кодексе (ст. 4 Федерального закона от 30.11.94 № 52-ФЗ «О введении в действие части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»). При этом изначально в Гражданском кодексе не было условия о возможной обязательной регистрации залога движимого имущества. Следовательно, после вступления в силу Гражданского кодекса норма об обязательной регистрации залога транспортных средств утратила силу. Пункт 5 появился в статье 339 Гражданского кодекса позднее, уже после того, как пункт 2 статьи 40 закона «О залоге» утратил силу. Следовательно, из пункта 5 статьи 339 Гражданского кодекса не следует, что договор залога автотранспортных средств подлежит обязательной государственной регистрации.

Спасет ли залогодержателя изъятие ПТС

Изъятие ПТС не дает гарантий. Залогодержатели-банки применяют такую форму контроля над заложенными транспортными средствами, как принятие на хранение их паспортов (далее – ПТС). Якобы залогодатель не сможет продать или на иных основаниях передать в собственность третьему лицу автомобиль, не имея на руках ПТС. Наличие этого документа – обязательное условие для регистрации транспортных средств и допуска их к участию в дорожном движении.
Причем в этих целях собственнику автомобиля требуется именно оригинал, а не копия (п. 9 Положения о паспортах транспортных средств и паспортах шасси транспортных средств, утвержденного приказом МВД России, Минпромэнерго России, Минэкономразвития России от 23.06.05 № 496/192/134).
Однако практика банков по изъятию ПТС рассчитана скорее как мера психологического воздействия на заемщиков – физических лиц.
В отношениях с контрагентом-компанией этот вариант может не сработать. Он не исключает продажу заложенного автомобиля без ведома залогодержателя.
Для этих целей собственник транспортного средства может обратиться в органы ГИБДД с заявлением о выдаче дубликата ПТС, заявив об утере оригинала (п. 10 Положения о паспортах транспортных средств).
Таким образом, соглашаясь на залог транспортного средства, которое фактически остается в пользовании у залогодателя, залогодержатель должен понимать, что он не защищен от ситуации выбытия предмета залога у залогодателя.

Обращение взыскания на предмет залога

Право залога сохраняется при смене собственника заложенного имущества (п. 1 ст. 353
ГК РФ). Поэтому теоретически у залогодателя остается возможность обратить взыскание на заложенный автомобиль, даже если залогодержатель продал его третьему лицу. Но на практике это может вызвать некоторые сложности.

Судебный порядок взыскания

Тот факт, что покупатель не знал о нахождении купленного автомобиля в залоге, не защитит его от изъятия машины. Этот подход применяют как арбитражные суды – когда покупателем заложенного транспортного средства является юридическое лицо или предприниматель, так и суды общей юрисдикции – когда покупателем является физическое лицо.
Но для предъявления в суд требования об обращении взыскания на предмет залога залогодержателю нужна информация о том, кому был продан автомобиль. Если предъявить это требование непосредственно залогодателю и окажется, что заложенного имущества у него уже нет, суд откажет в удовлетворении иска, поскольку он предъявлен ненадлежащему лицу.
Суд может потребовать и доказательства перехода права собственности от залогодателя к новому владельцу – в частности, договоры или документы о правопреемстве. Данных о том, за кем зарегистрирован автомобиль в ГИБДД в настоящее время, может быть недостаточно.

Розыск заложенного автомобиля

Легально получить информацию в ГИБДД о том, на кого теперь зарегистрирована машина, даже зная ее уникальный идентификационный номер (VIN-код), невозможно. Сведения о совершенных регистрационных действиях, зарегистрированных транспортных средствах, их собственниках и владельцах представляются лишь определенным государственным органам (в частности, судам, судебным приставам-исполнителям и т. д.), а иным лицам – только «в случаях, предусмотренных законодательством» (п. 52 Правил регистрации автомототранспортных средств, утвержденных приказом МВД России от 24.11.08 № 1001). В законодательстве нет нормы, которая обязывала бы ГИБДД выдавать такую информацию залогодержателям.
Банки разыскивают новых собственников автомобилей с помощью детективных агентств или аналогичных собственных служб. Практика получения такой информации обычно лежит вне правового поля (нелегальные базы данных, связи в ГИБДД и т. д.). Следовательно, принимая решение о согласии или несогласии принять в залог транспортное средство, компании необходимо учитывать собственные возможности в этой сфере или рассчитывать на дополнительные траты по оплате услуг частных детективов.

Внесудебный порядок взыскания

Если договор о залоге предусматривает внесудебный порядок обращения взыскания на заложенные транспортные средства, то процедура поиска нового собственника упрощается. После уведомления залогодателя о начале обращения взыскания на предмет залога (ст. 24.1 закона РФ от 29.05.92 № 2872-1 «О залоге») компании-залогодержателю требуется только получить исполнительную надпись нотариуса (п. 5 ст. 349 ГК РФ) и затем обратиться в службу судебных приставов-исполнителей, которые обладают всеми необходимыми полномочиями для розыска заложенных транспортных средств и их новых собственников (ст. 65 Федерального закона от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). Трудности могут возникнуть на стадии ареста автомобиля, поскольку новые собственники, как правило, обжалуют эти действия в суде, считая незаконным изъятие добросовестно приобретенного имущества. Но, как отмечено выше, в таких спорах выигрывают преимущественно залогодержатели.

Учет расходов на ГСМ

Если организация имеет в собственности автомобили, то она неизбежно несет затраты на приобретение ГСМ.
Если автомобиль арендуется у другого лица (при этом не важно, кто является арендодателем - другая организация или физическое лицо), то порядок содержания этого автомобиля определяется Гражданским кодексом РФ и условиями договора аренды.
При заключении договора аренды с экипажем арендодатель отвечает за управление автомобилем и его нормальную, безопасную техническую эксплуатацию. Арендодатель же обеспечивает поддержание надлежащего состояния сданного в аренду транспортного средства, включая проведение текущего и капитального ремонта. При этом расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов, несет за свой счет арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды (ст. 636 ГК РФ).
При заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание транспортного средства, его страхование, а также иных расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией, по общему правилу также возлагается на арендатора (ст. 646 ГК РФ).
Поэтому организация, арендующая автомобиль, имеет право учитывать в расходах затраты на ГСМ, независимо от вида договора аренды (с экипажем или без экипажа), если только самим договором аренды не установлено иное.
Затраты на приобретение ГСМ учитываются в целях налогообложения прибыли по статье "Материальные затраты" (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Документальное подтверждение расходов

Чтобы учесть затраты на ГСМ в целях налогообложения прибыли, организации потребуются документы, подтверждающие размер понесенных затрат.
В зависимости от формы расчетов такими документами могут быть:
- при наличных платежах - кассовый чек. При этом в чеке кроме информации о дате и сумме покупки должны быть сведения о марке и количестве отпущенных ГСМ. Если в чеке ККТ таких данных нет, то к нему должен быть приложен товарный чек, содержащий соответствующую информацию;
- при безналичных расчетах водителям выдаются талоны или топливные карты, по которым они и заправляют автомобили. При этом документами, подтверждающими сумму фактических затрат на ГСМ, будут являться кассовые чеки, подтверждающие отпуск топлива по талонам (картам), и акты (накладные) от поставщика с данными о фактически отпущенном количестве топлива.

Обратите внимание! Чек АЗС на приобретение ГСМ является документом, подтверждающим факт того, что бензин был действительно приобретен. Однако одних чеков недостаточно. Ведь чек не может подтвердить факт использования приобретенного бензина для нужд организации. А согласно ст. 252 НК РФ расходы учитываются в целях налогообложения при условии, что они связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Первичным документом, подтверждающим использование приобретенного бензина, является путевой лист, в котором содержится вся необходимая информация о работе автотранспорта, включая информацию о расходе ГСМ.
При отсутствии путевых листов вам не удастся учесть расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Кроме того, велик риск, что при отсутствии путевых листов, подтверждающих использование автомобиля и, соответственно, расход ГСМ для нужд организации, налоговый орган может попытаться включить стоимость ГСМ в доход того работника, который получил деньги на их приобретение из кассы организации (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861).
Долгое время налоговые органы настаивали на том, что путевые листы, обосновывающие расходы, должны оформляться по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, и в строгом соответствии с правилами заполнения этой формы. При отсутствии таких путевых листов расходы на ГСМ попросту изымались из состава затрат, уменьшающих налоговую базу.
И только в 2005 г. представители Минфина России согласились с очевидным фактом - форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России N 78, носит обязательный характер только для специализированных автотранспортных организаций (Письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214).
Все остальные организации могут разработать свою форму путевого листа с соблюдением требований, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Таким образом, в настоящее время организации (за исключением автотранспортных предприятий) самостоятельно принимают решение о том, какую форму путевого листа они будут применять (унифицированную или свою собственную).

Обратите внимание! В 2008 г. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 были утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Согласно п. 2 Обязательных реквизитов, утвержденных вышеназванным Приказом Минтранса, они адресованы организациям и предпринимателям, эксплуатирующим легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Итак, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа (дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован);
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование организации (Ф.И.О. предпринимателя), организационно-правовая форма организации, местонахождение организации (почтовый адрес предпринимателя), номер телефона);
4) сведения о транспортном средстве <*>;
5) сведения о водителе (Ф.И.О. водителя, дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя).
--------------------------------
<*> Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом (полуприцепом), кроме того, модель автомобильного прицепа (полуприцепа);
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа (полуприцепа), автобуса, троллейбуса;
3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
4) даты (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Примечание. Используемая вами форма путевого листа должна содержать все перечисленные выше обязательные реквизиты. В противном случае возможны претензии со стороны налогового органа.

При разработке собственной формы путевого листа имейте в виду, что она в обязательном порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2). Эта информация позволит подтвердить факт использования автомобиля в деятельности организации и, соответственно, будет служить доказательством экономической обоснованности расходов на ГСМ и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).
При отсутствии в путевом листе данных о пути следования автотранспорта налоговый орган не примет затраты на ГСМ. И учесть такие затраты не получится даже через суд (см., например, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.08.2008 N А78-3068/07-Ф02-3517/08, А78-3068/07-Ф02-3652/08, ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2007 N А28-7048/2006-250/21).

Примечание. Все самостоятельно разработанные формы первичных документов являются частью учетной политики организации (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации"). Поэтому самостоятельно разработанная форма путевого листа должна быть приложена к приказу об учетной политике организации.

Если с формой путевого листа вопрос решен однозначно, то периодичность его составления до сих пор вызывает вопросы.
Подход Минфина России на сегодняшний день более чем лоялен: организация может самостоятельно определить периодичность составления путевых листов. При этом нужно исходить из того, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В Письме Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 указано, что, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать расходы налогоплательщика на приобретение ГСМ.
Новый Порядок заполнения путевых листов, утвержденный Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, также не содержит норм, обязывающих составлять путевые листы ежедневно. В п. 10 этого Порядка указано, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
Таким образом, если учитывать требования налоговиков о том, чтобы в путевом листе нашли свое отражение все маршруты следования данной конкретной машины, вопрос о периодичности составления путевых листов должен решаться в каждой организации в зависимости от интенсивности использования автотранспорта. Если автомобиль ежедневно совершает несколько поездок, то путевой лист придется составлять ежедневно. Если же интенсивность использования автомобиля невелика, например несколько раз в неделю, то путевой лист может составляться и раз в неделю. При этом в нем нужно будет указать все поездки, совершенные за эту неделю, с расшифровкой по датам.

Нормирование затрат на ГСМ

Налоговый кодекс не ограничивает размер затрат на ГСМ, учитываемых в целях налогообложения прибыли.
Однако, несмотря на это, налоговые органы на местах зачастую настаивают на том, что организации при определении размера затрат на ГСМ, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, должны ориентироваться на нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России.
До 1 января 2008 г. налоговики применяли Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р 3112194-0366-03), утвержденные Минтрансом России 29.04.2003. В 2008 г. появился новый документ, утвердивший новые Нормы, - Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. В апреле 2008 г. ФНС России разослала эти новые Нормы нижестоящим налоговым органам "для руководства в работе" (Письмо ФНС России от 15.04.2008 N СК-6-5/281).
В обоснование своей позиции налоговики ссылаются, в частности, на Письма Минфина России от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640 и от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223.
Позиция Минфина России, высказанная в указанных выше Письмах, такова.
При определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России.
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.
Таким образом, если вы хотите на 100 процентов оградить себя от возможных претензий налоговиков, вам придется при списании затрат на ГСМ руководствоваться приведенной выше позицией Минфина России. Это значит, что в расходах будут учитываться фактически понесенные затраты на ГСМ (подтвержденные путевыми листами и чеками ККТ), но не более сумм, рассчитанных исходя из Норм, утвержденных Минтрансом России.
Однако такая позиция Минфина России представляется необоснованной.
Ведь в НК РФ нет никаких указаний на то, что затраты на ГСМ должны приниматься в целях налогообложения в пределах Норм, установленных Минтрансом России (либо каким-нибудь иным ведомством). Кстати, к такому же выводу приходят и судьи, рассматривая подобные споры. Например, ФАС Центрального округа признал, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ, а Нормы, утвержденные Минтрансом, носят лишь рекомендательный характер (Постановление от 04.04.2008 N А09-3658/07-29). При этом ВАС РФ не нашел оснований для пересмотра этого решения (Определение ВАС РФ от 14.08.2008 N 9586/08).
Чтобы соблюсти требования ст. 252 НК РФ, организации достаточно самостоятельно установить нормативы расхода ГСМ по каждому конкретному автомобилю, используя в первую очередь данные завода-изготовителя. При этом, в зависимости от условий использования и технического состояния каждого автомобиля, эти нормы могут быть скорректированы в большую или меньшую сторону. Очевидно, что при использовании автомобиля в большом городе (например, в Москве) в условиях постоянных пробок расход бензина значительно выше, чем при использовании точно такого же автомобиля для поездок по незагруженным трассам. Использование кондиционера тоже повышает расход, причем ощутимо. Разрабатывая нормы расхода ГСМ, организация может учесть все эти (и не только эти) факторы, подтвердив их соответствующими расчетами.
Итогом всей этой работы может стать приказ руководителя об утверждении норм расхода топлива, масла, прочих технических жидкостей и смазочных материалов отдельно для каждого автомобиля, используемого на предприятии.
Установленные этим приказом нормы будут определять максимальный размер расходов на ГСМ, который может быть учтен в расходах в целях налогообложения прибыли. Таким образом, бухгалтер, рассчитывая сумму затрат на ГСМ, будет руководствоваться следующим подходом: в расходах будет учтена сумма фактических затрат (подтвержденная документально), но в размерах, не превышающих суммы, рассчитанные исходя из норм, установленных приказом руководителя.
При таком подходе, на наш взгляд, у налоговых органов не будет оснований для предъявления каких-либо претензий по поводу необоснованности затрат на ГСМ. Но вероятность спора (учитывая приведенный выше подход Минфина России), конечно же, исключить нельзя.

Учет НДС по приобретенным ГСМ

Основным документом, дающим право на вычет НДС, в настоящее время является счет-фактура (п. 1 ст. 172 НК РФ).
При наличии счета-фактуры вычет представляется независимо от того, выделен НДС в первичных документах (чеках, накладных, актах) или нет.
При отсутствии счета-фактуры правомерность вычета (на основании кассового чека) можно доказать только в судебном порядке. Налоговые органы однозначно настаивают на том, что вычет НДС на основании чека ККТ невозможен.

Примечание. Если сумма НДС в чеке не выделена, то вся стоимость ГСМ, указанная в чеке, формирует стоимость приобретенных ГСМ и учитывается в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

А что делать, если сумма НДС в чеке выделена?
Если у организации нет счета-фактуры, то без обращения в суд вычет она получить не сможет <*>. При этом сумма НДС, выделенная в чеке, не будет признана налоговиками и в качестве расхода, уменьшающего налоговую базу по налогу на прибыль.
--------------------------------
<*> Шансы на выигрыш такого спора в суде практически 100-процентны, поскольку правомерность вычета НДС на основании кассового чека в 2008 г. подтвердил ВАС РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07). Принимая соответствующее решение, судьи исходили из нормы, закрепленной в п. 7 ст. 168 НК РФ. Согласно этому пункту, при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, определенные п. п. 3 и 4 ст. 168 НК РФ по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур, считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Логика их рассуждений такова.
Перечень случаев, когда суммы "входного" НДС могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, приведен в ст. 170 НК РФ. Отсутствие у налогоплательщика документов, подтверждающих его право на применение вычета по НДС, указанным перечнем не предусмотрено. Следовательно, оснований для включения данного налога в стоимость товаров (работ, услуг) при налогообложении прибыли в этом случае не имеется.
Таким образом, организация не вправе учесть в составе расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль сумму НДС, выделенную в чеке АЗС. В итоге эта сумма НДС вообще в целях налогообложения не учитывается (ни в составе вычетов по НДС, ни в составе расходов по налогу на прибыль).
Этот же подход применяется налоговыми органами на местах и в тех случаях, когда в чеке присутствует запись "В том числе НДС" или "Включая НДС" (без выделения суммы налога). Сумма НДС в этом случае определяется ими расчетным путем.