Банк России утвердил новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение). В связи с этим Порядок, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — старый Порядок), признан утратившим силу (Указание Банка России от 13.12.2001 № 2750-У.
Применять новый документ должны юридические лица, ведущие бухгалтерский учет, перешедшие на УСН, а также индивидуальные предприниматели (п. 1.1 Положения).
Изменения в организации кассы на предприятии
Одно из нововведений — отсутствие требования об оборудовании в организациях кассовых комнат (п. 1.11 Положения). Обеспечение сохранности наличных денег — забота предприятия, индивидуального предпринимателя.
Согласно пункту 1.6 Положения кассовые операции могут вести:
* кассир. Если в организации несколько кассиров, назначается старший кассир;
* руководитель. До 2012 года руководитель такими правами не обладал.
У кассира должны быть (п. 2.3 Положения):
* штамп с реквизитами, подтверждающий проведение кассовой операции;
* образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.
Если кассовые операции в компании ведет руководитель, то он единолично подписывает кассовые документы и проставляет печать (штамп). В этом случае образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, оформлять не нужно.
Порядок документального оформления кассовых операций не изменился. Их также нужно оформлять приходными и расходными кассовыми ордерами, внесение исправлений в которые не допускается.
В Положении номера унифицированных форм этих документов заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299 (п. 1.7 Положения). Цифровой код формы приходного ордера — 0310001, расходного — 0310002.
Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или просто бухгалтер. Если такие дспжности не предусмотрены штатным расписанием или вакантны, поставить подпись может руководитель компании или кассир.
На расходном кассовом ордере должны расписаться и руководитель, и главный бухгалтер (бухгалтер). В отсутствие главного бухгалтера (бухгалтера) — руководитель и кассир (п. 2.2 Положения).
Теперь лимит кассы определяет руководитель организации или индивидуальный предприниматель без согласования с банком (п. 1.2 Положения). Напомним, что ранее его устанавливал банк, производящий расчетно-кассовое обслуживание предприятия (п. 5 старого Порядка). Порядок расчета лимита приведен в приложении к Положению. Об установленном лимите остатка нужно издать распорядительный документ, например приказ за подписью руководителя (п. 1.2 Положения).
Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат зарплаты, включая день получения из банка наличных денег на указанные выплаты (п. 1.4 Положения).
Порядок выдачи зарплаты через кассу
Продолжительность срока выдачи из кассы заработной платы не может превышать пяти рабочих дней. Это новая норма. Она установлена в пункте 4.6 Положения. Ранее срок не превышал трех дней (п. 9 старого Порядка).
Сумма наличных денег, предназначенная для выплаты заработной платы, устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Старший кассир выдает ее кассирам, производящим выдачу наличных денег.
В момент обращения работника в кассу за зарплатой кассир должен выполнить, необходимые операции в определенной последовательности, установленной в пункте 4.6 Положения:
* подготовить подлежащую выдаче сумму наличных денег;
* передать расчетно-платежную или платежную ведомость работнику для подписания;
* пересчитать подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями;
* выдать наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в ведомости.
Работник пересчитывает полученные им наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Кассир имеет право не принимать от работника претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.
В последний день выдачи зарплаты кассир должен закрыть ведомость.
Напротив фамилий работников, которым не выдана зарплата, следует проставить оттиск штампа или сделать надпись «депонировано», подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег, депонированную сумму, сверить их с итоговой суммой в ведомости, оформить реестр депонированных сумм.
После этого кассир заверяет своей подписью закрытую ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки и подписания главному бухгалтеру.
На фактически выданные по ведомости суммы наличных денег необходимо оформить расходный кассовый ордер, проставить его номер и дату на последней странице ведомости.
Расчеты с подотчетными лицами
В пункте 11 старого Порядка было установлено, что выдача денег под отчет производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Для этого работодатель должен был издать приказ с указанием подотчетного лица и суммы аванса.
Теперь приказ со списком подотчетных работников издавать не нужно. Деньги можно получить по заявлению подотчетного лица. Форма заявления произвольная. Главное, чтобы документ содержал (п. 4.4 Положения):
* собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег;
* срок, на который выдаются наличные деньги;
* подпись руководителя и дату.
Выдавать деньги под отчет (как и раньше) можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам (п. 4.4 Положения).
С 2012 года из перечня документов, по которым работник может получить деньги под отчет, исключено удостоверение, выдаваемое предприятием, с фотографией и личной подписью владельца (п. 15 старого Порядка). Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании (п. 4.2 Положения):
* документа, удостоверяющего личность (например, паспорта);
* доверенности и документа, удостоверяющего личность.
Как и раньше, срок представления авансовых отчетов — три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу по возвращении из командировки. Срок, на который работнику выдается аванс, определяется руководителем, одобрившим выдачу наличных под отчет.
Окончательный расчет по подотчетным суммам теперь производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Напомним, ранее остаток неиспользованного аванса необходимо было веюнуть в течение трех рабочих дней (п. 11 старого Порядка).
