Трудовой договор без кадровика

В ряде некрупных компаний оформление кадровой документации зачастую ложится на плечи бухгалтера. Рассмотрим две ситуации, встречающиеся наиболее часто.
Случай первый – правильное оформление обязательных кадровых документов бухгалтером без кадровика. Случай второй – кадровая документация достается бухгалтеру «по наследству» от отдела кадров. Больше всего внимания уделим оформлению трудового договора и некоторым локальным нормативным актам, без которых бухгалтеру будет затруднительно рассчитывать заработную плату правильно.

Оформление документации без кадровика

Самое пристальное внимание стоит уделять трудовым договорам. Это первый документ, который работодатель обязан заключить с работником. Приказ о приеме на работу издается уже после подписания трудового договора. В каждом трудовом договоре должны быть прописаны следующие обязательные условия:
– место работы;
– трудовая функция;
– дата начала работы;
– условия оплаты труда;
– компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
– характер работы;
– условия об обязательном социальном страховании;
– режим труда и отдыха.
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах. Один из них нужно отдать работнику, который письменно подтвердит, что свой экземпляр трудового договора он получил. Сделать это можно на экземпляре, который будет храниться в бухгалтерии.
В противном случае доказать, что вы вручили работнику его трудовой договор, будет сложно.
В тексте трудового договора нужно прописать, где работник будет выполнять свою трудовую функцию. Если человек принимается на работу в обособленное подразделение, которое находится в местности, отличной от расположения головного офиса, то в трудовом договоре следует указать конкретное место расположения обособленного подразделения.

Прописывать в договоре внутреннее структурное подразделение необязательно. Если вы укажете, что человек принимается на работу в финансовый отдел, а через какой-то срок переведете его в бухгалтерию, налицо перевод, который осуществляется только с согласия работника.
Если внутреннее подразделение не зафиксировано в трудовом договоре, то речь идет только лишь о перемещении работника. И работнику даже не нужно давать письменное согласие на перемещение.

В отношении даты начала работы не забывайте, что у работодателя есть не более трех дней для заключения с сотрудником трудового договора после того, как он начнет выполнять свои трудовые обязанности.

Необходимо включить в договор трудовую функцию работника. В письме Роструда от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 указано, что трудовая функция определяется наименованием должности работника в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией.

Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности.

Оговаривайте с работником условия, определяющие характер работы. Это может быть разъездная работа, работа на дому, работа в пути. В любом случае факт должен быть зафиксирован в трудовом договоре.

Большая доля всех трудовых споров – вопрос оплаты труда. Условия оплаты труда нужно прописывать четко и ясно. Это оградит компанию от претензий трудовиков и работников, которые могут понимать величину своей зарплаты по-своему. Правильно использовать формулировки: размер тарифной ставки, размер оклада.

Нельзя писать в трудовом договоре: «установлен оклад в соответствии со штатным расписанием». Обязательно должен быть указан размер выплаты.

Что касается доплат и надбавок и поощрительных выплат, полагающихся работнику, то в трудовом договоре вы можете сделать отсылку к локальным нормативным актам и ознакомить с ними работника.
Например, прописать, что система премирования установлена положением «О материальном стимулировании». Не забывайте, что такие локальные нормативные акты не попадают под понятие коммерческой тайны, поэтому с ними работник должен быть ознакомлен под роспись.

Если работнику установлена постоянная надбавка или доплата, ее обязательно нужно прописать в трудовом договоре. С другой стороны, надбавку можно установить на определенный срок, после которого работодатель сможет оценить работника и установить надбавку снова или отменить ее.

Режим рабочего времени, режим труда и отдыха нужно прописывать, если у конкретного работника он отличается от общих правил, действующих в компании. Это случаи сокращенного рабочего времени, неполной рабочей недели, режима ненормированного рабочего дня.

Изменения в трудовой договор, как и в любой другой, вносятся письменно. Регулируется порядок внесения изменений статьей 72 ТК РФ. Изменения обязательно должны быть согласованы обеими сторонами договора. Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке нельзя.

Испытательный срок

По соглашению сторон в трудовой договор может быть включено еще одно условие – установление работнику испытания.

На практике многие давно забыли, что испытательный срок – это дополнительное условие, совсем необязательное. Работник может отказаться от этого условия. Поэтому даже если работодатель издал приказ о приеме на работу с испытанием на определенный срок, а в трудовом договоре об этом не сказано ни слова, работник считается принятым без него. Статья 70 ТК РФ регулирует этот вопрос.

Не стоит забывать, что на работника, принятого с испытательным сроком, распространяются все локальные нормативные акты и положения, которые действуют в компании. Не злоупотребляйте статусом «работодатель» – на период испытательного срока сотруднику нельзя устанавливать меньший оклад или какие-то особые условия. Испытательный срок – проверка соответствия работника требованиям, которые предъявляются к данной должности.

Работница, устроенная в компанию с испытанием на срок в три месяца, принесла справку о беременности. Что нам делать с испытательным сроком?
– Если такая сотрудница узнала о беременности в период испытания, она должна представить соответствующую справку. На этом основании вы должны будете отменить испытательный срок как условие работы. Также испытательный срок нельзя устанавливать женщинам, имеющим детей до полутора лет, несовершеннолетним, работникам, избранным по конкурсу.
С сотрудниками, не прошедшими испытательный срок, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор.
Если работодатель хочет включить в трудовой договор иные дополнительные условия, следует учитывать, что они должны иметь отношение к трудовой функции работника.

Изменение условий трудового договора

Одного приказа руководителя компании об изменении условий недостаточно, даже если сотрудник с ними устно ознакомился и согласился.

Если в компании возникают причины организационного или технологического характера, которые меняют условия, прописанные в трудовом договоре, работодатель обязан внести туда изменения.

Уведомить работника об изменении трудового договора необходимо за два месяца до введения этих изменений, достигнув с ним соглашения.

Изменения, которые можно отнести к разряду организационных или технологических, содержатся в статье 74 ТК РФ. На практике многие ошибочно полагают, что к организационным изменениям относится только реорганизация компании. Сюда можно отнести и создание внутреннего структурного подразделения, объединение старых звеньев структуры или ликвидацию прежних образований.

Или, например, слияние подразделений с преобразованием их функциональных обязанностей. Скажем, существовало в компании два отдела – бухгалтерия и финансовый отдел. Руководство решило их объединить. Трудовой договор в этом случае следует изменить, потому что объединение может привести к изменению окладов, трудовых функций и т. д. В трудовой договор вносятся изменения, если они произошли.
Или, например, произошло в компании совершенствование организационных условий управления производственным процессом. Речь идёт о взаимосвязи деятельности подразделений работников – переподчинение на уровне структурных подразделений, совершенствование дисциплины, ликвидация ненужных отделов. Это также может явиться причиной изменений условий трудового договора.

Замена оборудования и трудовые договора

Причины технического и технологического характера – установка нового оборудования, изменение методов процесса изготовления продукции или оказания услуг, выполнения работ. На производстве могут изменить режим изготовления продукции, автоматизировать некоторое оборудование. Прежние условия труда меняются,поэтому могут вноситься изменения в трудовой договор.

Согласие работников на продолжение трудовых отношений в новых условиях требуется зафиксировать документально. Для этого составляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Нововведения необходимо закрепить в соответствующих локальных актах компании. Например, если меняется режим работы, то это отражается в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Изменения условия оплаты труда и премирования работников корректируют Положение об оплате труда и премировании. Организационные изменения внутри компании изменят Положение о персонале, положения об отделах и т. д.
Коснемся перевода сотрудника на другую работу. В статье 72 ТК РФ приведено такое понятие. Это постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, указанного в трудовом договоре.
Переводы работников допустимы только по согласию сторон. Перевод без согласия работника возможен только в случае природной катастрофы, производственной аварии или в связи с условиями, вызвавшими простой рабочего процесса.
На практике работодателем часто объединяются понятия перевода и перемещения. В отличие от перевода перемещение не требует согласия работника.
Под перемещением понимается перевод работника у конкретного работодателя на другое рабочее место или в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности.
Перемещением может также считаться поручение сотруднику работы на другом механизме или оборудовании. В связи с тем что это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора, изменять его не нужно. Поэтому и соглашение с работником не заключается. Работодателю достаточно оформить распорядительный документ и ознакомить с ним работника под роспись. Трудовой кодекс запрещает перемещать сотрудника на работу, которая ему противопоказана по медицинским показаниям.

Если отдел кадров компании распустили

Предположим, что руководство приняло решение полностью переложить обязанности по ведению кадровой документации на бухгалтера.
Решение вопроса по налаживанию документооборота стоит начать с проверки наличия и комплектности кадровых документов компании.
Для удобства и наглядности сведем данные в таблицу, в которой зафиксированы обязательные кадровые документы, которые должны быть в компании.
Перечень обязательных кадровых документов
Кадровый документ - Законодательная норма
Трудовые договоры - Статьи 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовые книжки - Статьи 65, 66 ТК РФ
Личные карточки сотрудников - Пункт 12 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
Приказ о назначении сотрудников - Статья 68 ТК РФ
Приказ об увольнении сотрудников - Статья 84.1 ТК РФ
Правила внутреннего трудового распорядка - Статьи 56, 189, 190 ТК РФ
Штатное расписание - Статья 57 ТК РФ
Положение о защите персональных данных - Статьи 86–88 ТК РФ
График отпусков - Статья 123 ТК РФ
График сменности (при сменной работе) - Статья 103 ТК РФ
Табель учета рабочего времени - Статьи 91, 99 ТК РФ
Инструкция по охране труда - Статья 212 ТК РФ
Следующим шагом должен стать подробный анализ текста трудовых договоров. В этом вопросе главным является наличие в договоре обязательных условий. Это достаточно широкий список, включающий указание трудовой функции, места работы, ее начало, условие оплаты, режим труда и отдыха и прочее.
После проверки и анализа кадровой документации необходимо составить акт приема-передачи документов. В акте и будут зафиксированы результаты проведенной проверки. По документу будет видно, какие документы и в каком состоянии переданы в бухгалтерию.
После принятия дел работникам бухгалтерии следует приступить к восстановлению отсутствующих кадровых документов и приведению в надлежащий порядок имеющихся.

Табель учета рабочего времени

Еще один важный документ – табель учета рабочего времени.
Вне зависимости от размеров каждая компания обязана вести табель учета рабочего времени. Потому что на основании этого документа производится расчет и начисление работникам зарплаты.
Табель учета рабочего времени имеет две унифицированные формы. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
По форме Т-12 табель заполняется ручным методом. Форма Т-13 используется компаниями, которые имеют автоматизированную контрольно-пропускную систему, фиксирующую время нахождения сотрудника на работе.
Табель учета рабочего времени ведется в течение месяца. В последний день месяца в табеле подводят итоговое количество отработанных часов каждым сотрудником компании.
Сотрудник работал в выходной день с условием предоставления ему другого дня отдыха. Как отразить в табеле учета рабочего времени такую работу?
– Работу в выходной день отмечают в первой строке соответствующей графы табеля учета рабочего времени с указанием буквенного кода «РВ» либо цифрового кода «03», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов и минут. День отдыха, предоставленный взамен отработанного выходного дня, отмечается в табеле буквенным кодом «НВ» либо цифровым кодом «28».
Работа в выходной или праздничный день оплачивается в двойном размере в соответствии со статьей 153 ТК РФ или по просьбе работника предоставляется день отгула, тогда работа в выходной день оплачивается в одинарном размере, а отгул не оплачивается.
Но при работе в выходной день независимо от того, как впоследствии работа будет оплачиваться, в первой строке соответствующей графы табеля указывается буквенный код «РВ», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов и минут.
Отсутствие табеля учета рабочего времени – серьезное нарушение, которое влечет налоговые риски. Потому что в данном случае начисление зарплаты становится необоснованной. И фактически такие расходы не могут уменьшать базу при исчислении налога на прибыль. Налоговики снимут расходы компании по оплате труда. Потому что нет документа, подтверждающего, что сотрудник действительно работал и законно получил деньги из фонда оплаты труда.

Расчеты с сезонными работниками

Многие работы нужны только в определенном сезоне. Это касается не только летне - осенней уборки урожая или ловли рыбы, но и, например, работников котельной. Они нанимаются предприятиями только на отопительный сезон.

Какой трудовой договор - "сезонный"

Существуют еще нормы бывшего СССР, которые можно применять и сегодня, если они не противоречат нынешнему Трудовому кодексу (Статья 59 ТК РФ) в отношении определения созонности.
Сроки начала и окончания сезонных работ должны быть определены местным законодательством или партнерскими соглашениями. Они обычно содержат или конкретные даты, или перечень условий и обстоятельств, влияющих на временные границы сезона.
В силу этой нормативной определенности по срокам, работодатель не может уволить сезонного работника до его окончания, даже если по каким-то обстоятельствам работа кончилась. Это будет простой по вине работодателя. Он должен быть оплачен (Статья 157 Трудового кодекса) 2/3 средней зарплаты.
Следовательно, в сезонном трудовом договоре точно прописывается начало и окончание работ с обоснованием.
Обычно сезон бывает больше пяти месяцев, во всяком случае, при заключении договора на срок 2 - 6 месяцев, можно даже установить испытательный срок (не более 2-х недель - Статья 70 ТК РФ).
Как и всем остальным работникам, сезоннику обязателен Приказ о приеме, личная карточка, запись в Трудовую книжку. В этой записи о сезонности не надо упоминать, но должность должна быть из перечня сезонных, и само предприятие из отрасли с сезонным характером.

Как в ПФР сдать "сезонный" стаж

Сведения в ПФР по стажу заполняются с указанием графы "Сезон" (Пост. ПФР № 192п 31.07.2006), тогда сезоннику в стаж по пенсии войдет весь год (Закон № 173-ФЗ 17.12.2001), при полной отработке сезона по норме.
Если организация не заполнит правильно инд. сведения или потом не отнесет в ПФР корректирующую форму с указанием сезона, доказать факт сезонности своих работ человек может только в суде (имея свидетелей).

Как правильно уволить сезонника

Согласно Статье 79 ТК РФ организация дает сезоннику письменное уведомление не позднее чем за три дня до увольнения. Также и сам сезонник при досрочном увольнении по собственному желанию должен подать заявление лишь за 3 дня (Статья 296 ТК РФ). По этой же статье предприятие при сокращении предупреждает сезонника не за два месяца, а всего за семь дней (календарных) и выплачивает выходное пособие в сумме двухнедельного среднего заработка.
Так как сезонные работы обычно бывают меньше полугода, то вроде отпуск сезоннику и не положен. Но по договоренности с руководством, он может быть предоставлен из расчета 2 дня за каждый месяц.
Чаще сезонникам просто выдают компенсацию за неизрасходованный отпуск. При этом среднедневной заработок исчисляется так:

(Вся сумма за сезон) : (количество рабочих дней за сезон по календарю шестидневной рабочей недели (пункт 11 Положения № 922 24.12.2007))

Если был больничный, из расчета среднего исключаются и его дни, и его оплата.
Такой расчет касается только основного отпуска сезонников, если положен дополнительный, то он считается из календарных дней как для всех остальных работников.

НДФЛ и «соцпакет». Прозрачная бухгалтерия анализирует "шведский стол".

Многие организации включают в состав предоставляемых работникам соцпакетов бесплатное питание (например, выдают бесплатные талоны на питание). Как правило, обязанность работодателя обеспечить работника бесплатным питанием закрепляется в трудовом (коллективном) договоре.
И конечно же, возникает вопрос: образуется ли в этом случае у работника доход, подлежащий обложению НДФЛ?
По общим правилам, установленным пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, к доходам налогоплательщика, полученным в натуральной форме, относится, в частности, оплата за него организацией питания.
В этой связи Минфин России и налоговые органы пришли к единому выводу о том, что стоимость питания, бесплатно предоставляемого работникам, является их доходом в натуральной форме, подлежащим обложению НДФЛ (Письма Минфина России от 19.06.2007 N 03-11-04/2/167, УФНС России по г. Москве от 12.08.2008 N 28-10/076934).
При этом, чтобы рассчитать доход, полученный каждым работником, Минфин России рекомендует брать за основу общую стоимость предоставляемого питания и данные из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов.
Если же организация выдает работникам бесплатные талоны на питание, то, по мнению Минфина России, размер дохода, полученного каждым работником, определяется исходя из количества и стоимости талонов, выданных конкретному работнику (Письмо Минфина России от 24.01.2007 N 03-11-04/3/16).

Является ли доходом для НДФЛ кофе, чай, сахар в офисе

В том случае, если организация закупает для своих работников кофе, чай, сахар и т.п., суммы оплаты организацией этих продуктов также относятся к доходам, полученным работниками в натуральной форме, и подлежат обложению НДФЛ.
Вместе с тем налоговики сами признают, что определить в подобном случае доход, полученный каждым работником, невозможно.
Доходы должны иметь адресный характер, то есть они должны быть получены конкретными лицами. Поэтому если невозможно установить размер дохода, полученного каждым физическим лицом в натуральной форме, то суммы оплаты организацией расходов по приобретению чая, кофе, сахара не включаются в состав доходов, облагаемых НДФЛ (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.07.2008 N 28-11/066968).

Для чего персонифицировать доходы в виде продуктов питания

Если организация может обеспечить учет дохода, полученного каждым конкретным работником в виде оплаты стоимости питания, такой доход подлежит обложению НДФЛ. Если же невозможно персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым работником, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает.
Этот подход поддерживает и Минфин России (Письмо от 15.04.2008 N 03-04-06-01/86). Однако при этом чиновники подчеркивают, что организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой физическими лицами.
Отметим, что Президиум ВАС РФ еще в 1999 г. пришел к выводу о том, что доход, полученный работниками, если его невозможно персонифицировать, не подлежит обложению НДФЛ. В п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 N 42 указано, что доход в виде материального блага подлежит включению в совокупный доход работника только в том случае, если размер дохода может быть определен применительно к данному физическому лицу.
Таким образом, если в связи со спецификой организации питания ("шведский стол", корпоративный банкет) у организации нет возможности определить доход, полученный каждым конкретным работником, объекта обложения НДФЛ не возникает.

Можно ли оспорить отсутствие персонифицированнорго учета доходов

Спор с налоговой инспекцией по данному вопросу исключить нельзя. Дело в том, что налоговые органы на местах предлагают для определения дохода, полученного конкретным работником, делить общую сумму расходов на организацию корпоративного мероприятия (или "шведского стола") на количество сотрудников, которые указаны в списке присутствовавших.
В случае спора с налоговым органом организации придется отстаивать свою позицию в суде. В этой связи отметим, что арбитражные суды такой подход налоговых органов не поддерживают (см. Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2008 N Ф08-478/08-265А, Западно-Сибирского округа от 31.01.2007 N Ф04-9358/2006(30538-А45-15), Северо-Западного округа от 01.11.2006 N А56-2227/2006).
Если же организация не готова к спору с налоговым органом, ей необходимо удерживать НДФЛ с доходов, полученных работниками. При этом сумму дохода, полученного конкретным работником, можно определять путем деления общей суммы расходов на организацию корпоративного мероприятия на количество присутствовавших работников. Аналогичным образом можно определить доход, полученный каждым работником, в случае организации питания по принципу "шведского стола".
Если на предприятии хорошо организована юридическая служба, готовая отстоять свою позицию в суде, можно порекомендовать «шведский стол». При этом для уменьшения рисков, лучше не уменьшать на сумму затрат налогооблагаемую прибыль. Но, поскольку вариант со "шведским столом" самый рискованный с точки зрения возможных претензий налоговых органов, можно порекомендовать заказ обедов на стороне с включением пункта о предоставлении бесплатного питания в трудовые договоры.

Плюсы и минусы собственной столовой на предприятии

Некоторые предприятия решают открыть собственную столовую и готовить обеды самостоятельно. Но не стоит забывать, что в таком случае передача работникам бесплатного питания будет рассматриваться как его продажа. Открытие столовой рассматривается как дополнительный вид деятельности предприятия. Вариант с собственной столовой является очень трудоемким, проблематичным и, с точки зрения налоговой оптимизации, не самым выигрышным.

Санкции за неудержание НДФЛ из доходов за питание сотрудников

Итак, в соответствии с Налоговым кодексом необходимо вести индивидуальный учет выплат, и НДФЛ должен быть начислен. Статьей 120 Налогового кодекса предусмотрен штраф в размере 5000 рублей за нарушение учета объектов налогообложения. В случае, если нарушение длится более одного налогового периода, штраф может составить уже 15 000 рублей. Кроме того, налоговая инспекция может наложить штраф и за то, что организация не выполнила обязательства налогового агента по удержанию НДФЛ (20 процентов от суммы, которую надо было удержать и заплатить в бюджет).