Как выдавать зарплату сотрудникам, решает руководство компании. Никто не навязывает каких-то определенных способов. Однако все больше компаний переходят на расчеты с сотрудниками по безналу.
Это и понятно. Перечислять зарплату на банковские карточки действительно удобно. Нет возни с наличными: не нужно пересчитывать, выдавать и депонировать. Сразу можно забыть о возможных нарушениях кассовой дисциплины.
Но вместе с этим появляются и дополнительные расходы. Давайте разберемся, какие из них можно учесть, а какие налоговики точно снимут.
Выпуск зарплатной карты
Договор с банком на выпуск банковской карты заключает либо сам сотрудник, либо работодатель.В первом случае клиентом банка является работник. Компания, конечно, может взять на себя расходы за изготовление банковской карточки. Но учесть их при расчете налога на прибыль скорее всего не получится. Здесь действует пункт 29 статьи 270 НК РФ.
Удержать с работника стоимость оформления карты можно только по его заявлению.
А вот второй вариант: компания договаривается с банком о том, чтобы выпустить всем работникам карточки, и оплачивает все сопутствующие расходы. Это так называемый зарплатный проект. Тут уже не все так однозначно.
Чиновники считают, что платить за изготовление и перевыпуск карт в любом случае должны сами работники. Поэтому списать затраты компания не имеет права. Посмотрите письмо Минфина России от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74 . Хотя разъяснения достаточно старые, но позиция финансистов и налоговиков за последние годы не изменилась.
Однако суды в большинстве споров поддерживают компании и разрешают признавать такие расходы. Приведу для примера постановление ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/450-10-1,2 . В нем судьи отметили, что работники не получили материальной выгоды. А значит, применить пункт 29 статьи 270 кодекса к этой ситуации нельзя. И компания может включить потраченные деньги в расходы на оплату услуг банков (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) или внереализационные затраты (подп. 15 п. 1 ст. 265 кодекса).
Отстоять расходы вам поможет один нюанс: докажите, что компания обязана оплачивать банковские услуги. Для этого включите такой пункт в трудовые, коллективные договоры или другие локальные акты, например положение об оплате труда.
Обратите внимание: если заработная плата выплачивается через кассу организации, никаких дополнительных согласований с работником оформлять не нужно. Это необходимо лишь в случае, если компания собирается выплачивать зарплату иными способами, в том числе в безналичной форме. Тогда условия выплаты обязательно должны быть определены в коллективном или трудовом договоре.
НДФЛ при выдаче зарплатной карты
Тут все зависит от того, кто заключил договор с банком. Если работодатель, то стоимость выпуска банковской карты НДФЛ не облагается. Ведь у сотрудника экономической выгоды в данном случае не возникает. Это обязанность работодателя – своевременно перечислять зарплату персоналу. А то, каким образом (наличными через кассу или на банковские карточки), тут не важно.Поэтому деньги, которые компания потратила на выпуск зарплатной карты, не нужно включать в доход работника. Минфин России против такого подхода не возражает. Об этом – письмо ведомства от 28 октября 2010 г. № 03-04-06/6-255.
А когда клиентом банка является сотрудник, платежи за открытие и обслуживание карточных счетов являются его личными расходами. Если компания сама их оплачивает, то у сотрудника образуется доход, с которого нужно удержать НДФЛ (ст. 209 НК РФ).
Порядок работы с картами
Организация перечисляет банку сумму, необходимую для выплаты заработной платы всем работникам, одним платежным поручением (п. 1.17, п. 1.18 Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П). Одновременно в банк передается реестр, в котором указываются необходимые данные работников (Ф. И. О., реквизиты их счетов) и суммы, подлежащие зачислению на счета физических лиц (порядок представления документов и их состав определяется банком).Реестр подписывается уполномоченными лицами компании, имеющими право подписи расчетных документов, и заверяется печатью либо оформляется в электронном виде с использованием аналога собственноручной подписи. Этот документ служит для банка основанием для распределения полученной от организации суммы на персональные счета работников. Деньги должны быть зачислены на их счета не позднее дня, следующего за днем поступления платежного поручения.
Обязательства организации по выплате заработной платы работникам считаются погашенными в тот момент, когда средства списаны банком с расчетного счета работодателя. Документальным подтверждением является банковская выписка, а также платежное поручение и реестр с отметками банка.
Обслуживание зарплатных счетов
Чиновники из Минфина России еще в письме от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74 разъяснили, что расходы на обслуживание зарплатных карт не уменьшают налогооблагаемую прибыль компании. По мнению финансистов, бремя таких затрат в любом случае должно ложиться на самих сотрудников.Но, к счастью, налоговики на местах не так категоричны. В некоторых случаях они разрешают учесть подобные расходы, когда договор с банком заключает компания.
Как показала практика, решающий аргумент таков: в условиях договора между банком и организацией прямо прописано, что именно она должна платить за обслуживание зарплатных счетов работников.
Но даже если налоговики сняли вам расходы, не отчаивайтесь. Попробуйте оспорить решение в суде. Сейчас практика складывается в пользу компаний. Судьи даже не смотрят на условия соглашения между банком и организацией. Взять хотя бы то же постановление ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/450-10-1,2 . Суд сделал вывод: расходы на обслуживание зарплатных счетов сотрудников непосредственно связаны с обязанностью работодателя по выдаче зарплаты. Значит, их можно учесть при расчете налога на прибыль без каких-либо ограничений и дополнительных требований.
Кстати, расходы на обслуживание банковских счетов работников можно списать и единовременно, но безопаснее распределить затраты и учитывать равными долями в течение года. Как правило, за такие услуги нужно платить банку сразу за год. Но ведь обслуживать счета тот будет на протяжении всего этого периода. Значит, и расходы нужно равномерно распределить.
Вознаграждение банку за перевод зарплаты на счета сотрудников
Смело учитывайте суммы, которые вы перечислили банку за то, что тот переводит деньги на счета сотрудников. Чиновники против не будут.В письме от 2 марта 2006 г. № 03-03-04/1/167 представители Минфина России разрешили учесть такие затраты как внереализационные. Основание – подпункт 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Это в случае, когда компания заключает договор с банком.
А если работник сам открыл себе зарплатную карточку, то комиссию спишите в составе расходов на услуги банков. Здесь руководствуйтесь подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Такой позиции придерживается Минфин в письме от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/.
Учтите, если у работника уже открыт банковский счет в каком-либо ином банке(не участвующем в зарплатном проекте организации), он может представить работодателю заявление с указанием необходимых реквизитов, и работодатель не имеет права отказать в выплате заработной платы именно на указанный счет. Так как право выбора предоставлено законодательством работнику.
