Пожарная ревизия в бухгалтерии

Пожарные проверки, пожалуй, одни из самых дорогих для компаний. Соперничать по величине штрафов с пожарными могут только налоговики. Поэтому к этим визитам организации относятся максимально серьезно. Важно правильно подготовить все документы, которые заинтересуют проверяющих и, само собой, привести в надлежащий вид противопожарные атрибуты.
С 1 мая 2018 года компании обязаны проверять системы противопожарной защиты по новому ГОСТ Р 57974-2017.

Как проходит пожарная проверка

Проверки МЧС России, точно так же, как ФСС и ПФР, бывают плановые и внеплановые. Плановые проводят раз в три года. Ежегодно в пожарном ведомстве составляют план на следующий год и, следуя ему, проверяют компании. Узнать, попали ли вы в список, можно на сайте МЧС.
Внеплановые проверки представители ведомства проводят, когда для этого есть повод. Например, посетитель вашего кафе не увидел нигде огнетушителей и решил, что тут находиться опасно, поэтому пожаловался в инспекцию. На такое заявление пожарные обязаны отреагировать. Сообщить о возможной опасности в вашем заведении может кто угодно. Но закон защищает фирмы от вредительства конкурентов, анонимные обращения пожарники не рассматривают.
Однако чаще всего внеплановую проверку проводят, чтобы проконтролировать, как компания выполняет предписания пожарных. То есть выполнили ли вы требования инспекторов с прошлой проверки.
Проверять будут документы, а также средства и меры против пожара, которые существуют у вас на предприятии. Причем бумаги инспекторы, как правило, рассматривают с большим пристрастием.
Кстати, пожарные должны предупредить вас о визите. Если речь идет о плановой проверке-то за три дня до прихода, о внеплановой – за сутки. Оповестить компанию проверяющие должны, направив копию приказа о ревизии заказным письмом или другим доступным способом (п. 12 ст. 9 и п. 16 ст. 10 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Инспектор обязан показать вам свое удостоверение и распоряжение о проверке, подписанное начальником местного пожарного надзора (п. 4 ст. 12 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
В распоряжении должны быть указаны сведения об инспекторе, которого назначили проверять вашу фирму. Ну, а проверять организацию, когда на месте нет сотрудников, пожарные не имеют права (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Конечно, пожарные сразу проверят огнетушители. Достаточно ли их, в положенных ли местах они находятся, не истек ли срок перезарядки.
Обозначать местонахождение огнетушителей нужно яркими символами. Расставить огнетушители в помещениях нужно в уголках, защищенных от прямого солнечного света, тепла и вибрации. Прибор должен быть хорошо виден, чтобы люди не искали его во время пожара. Перезаряжают пенные огнетушители раз в год, воздушно-пенные, углекислые и порошковые – раз в пять лет.
Перед проверкой обязательно убедитесь, что работает сигнализация. Список помещений, которые должны быть ею оборудованы, приведен в приложении к приказу МЧС России от 18 июня 2003 г. № 315. Протестируют пожарные и систему пожаротушения, если она у вас предусмотрена.
Очень важный момент – эвакуационные выходы. Проверьте, везде ли расклеены настенные знаки, которые должны привести людей в случае пожара к запасному выходу. Но самое главное, чтобы сами выходы были доступными. Заколоченные запасные двери – верный путь к штрафу. То же касается и решеток. И конечно, не должно быть никакого хлама и нагромождений перед запасным выходом или в коридоре, ведущем к нему.
Позаботьтесь, чтобы подъезды к зданию были свободны хотя бы на день проверки. И вообще лучше за этим следить. В конце концов это не прихоть пожарных, а реальная возможность упростить работу чрезвычайной службе в случае происшествия.
По результатам проверки вам должны выдать акт. А если нарушение нашли, то еще и предписание о его устранении.
Если вы не согласны с выводами инспекторов, то пишите возражения на акт проверки или предписание начальнику органа государственного пожарного надзора. В них укажите свои реквизиты и данные проверяющего. Затем изложите суть возражений. Можно подкрепить свои слова документами.
Если решение инспектора оставят в силе, то заплатить штраф нужно в течение 30 дней. Тут лучше не затягивать, потому что в случае опоздания пожарные направят запрос в банк, и с вашего расчетного счета просто снимут нужную сумму. Ведь постановление органов пожарного надзора о наложении штрафа – это исполнительный документ (ст. 2 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).

На какие документы инспекторы точно обратят внимание

Самый главный документ – приказ об утверждении инструкции о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012 г. № 390). Приказ регламентирует все пожароопасные ситуации, которые могут возникнуть на вашем предприятии. В нем пропишите все, что касается мест для курения: где установлены, как оборудованы; запретите курение на рабочих местах. Обозначьте допустимые пределы хранения товара в помещениях и на складах, правила безопасного хранения. Установите порядок обесточивания оборудования в конце каждого рабочего дня, а также в случае пожара. Нелишним будет упомянуть в приказе проведение огнеопасных работ: когда их можно проводить и какие меры безопасности предпринять.
Следующий обязательный документ – приказ о прохождении сотрудниками противопожарного инструктажа. Тут разъясняется, что входит в программу занятий, где они проводятся, как часто сотрудники должны обучаться. Отдельной строкой – ответственный за проведение инструктажа и контроль знаний. Надо ли напоминать, что допускать до работы сотрудника, не ознакомленного с правилами противопожарной безопасности, нельзя (п. 3 Правил противопожарного режима в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012 г. № 390).
Есть еще важный документ – журнал учета противопожарных средств. В нем нужно отражать все поступления и списания огнетушителей, инструментов и прочего. Заведите журнал для отметок о прохождении противопожарного инструктажа.
Помимо документов в папках пожарные проверят и документы на стенах. И это не только хрестоматийные таблички «Выход» и «При пожаре звонить 01». Не забывайте, что если на этаже одновременно может находиться 10 человек, то необходим план эвакуации. Повесьте его на видном месте и позаботьтесь о том, чтобы он был доступным и понятным.
Если в здании работают больше 50 человек, то необходима система оповещения об угрозе пожара. Если меньше, то нужно разработать инструкцию об оповещении в случае пожара. При таком количестве людей понадобится и инструкция, которая скоординирует действия персонала по эвакуации. И кстати, по этой инструкции нужно периодически проводить тренировки.
Ну и не забывайте о знаках повышенной опасности. Около пожароопасных объектов должен быть не только знак опасности, но и инструкция по работе на этом месте.
Не стоит думать что если вы арендатор, то с вас и взятки гладки. Закон гласит: ответственность за пожарную безопасность несет собственник имущества, но только если другое не установлено в договоре аренды. А в договорах эта строка обычно присутствует. Какому собственнику хочется отвечать за легкомысленные действия арендатора? Однако ответственность касается только того помещения, которое вы арендуете. Поэтому и документы, и средства пожаротушения в пределах арендованной территории у вас должны быть. При этом за безопасность всего здания отвечает, конечно, собственник.
Ответственность за нарушения, которые найдет у вас пожарная проверка, возложат на компанию и должностные лица. Ответственность эта будет скорее всего административная. Или уголовная – но это в редких случаях и уже после того, как ваша небрежность стоила кому-то здоровья или жизни.
Помимо этого пожарные могут приостановить деятельность организации на срок до 90 суток. Или до того момента, когда вы выполните предписания инспекторов.
Штрафы за пожарные нарушения расписаны в статье 20.4 КоАП РФ.

Покупка противопожарного инвентаря

В каждой компании должен быть работающий огнетушитель (ч. 2 ст. 37 Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ). Кроме того, компании покупают и другие принадлежности: противопожарный щит, знаки пожарной безопасности. Подумаем, как отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на покупку противопожарного инвентаря.
Бухгалтерский учет.
Огнетушители и другой противопожарный инвентарь обычно стоят дешевле 100 000 руб. Поэтому учитываем такие приобретения на счете 10 «Материалы». Проводка следующая:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные КРЕДИТ 60 отражена стоимость огнетушителя.

Если нужно, сделаем записи по начислению и вычету НДС. Расходы на покупку можно списать единовременно проводкой:
ДЕБЕТ 25 (26, 44) КРЕДИТ 10 списаны расходы на покупку огнетушителя.
Если технические характеристики устройства позволяют, его можно перезарядить новым веществом. Для этого ответственные сотрудники нашей организации обратятся в компанию, которая оказывает подобные услуги. А мы отразим эти расходы такой проводкой:

ДЕБЕТ 25 (26, 44) КРЕДИТ 60 (76) списаны расходы на перезарядку огнетушителя.

Налоговый учет.
Стоимость покупки противопожарного инвентаря и перезарядки огнетушителей мы вправе списать при расчете налога
на прибыль или в расходы по УСН. Сам инвентарь — это материальные расходы компании, а перезарядка огнетушителей — прочие затраты (подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 6 п. 1 ст. 264 НК). Сохраняем документы, которые подтвердят покупку или перезарядку: договор с контрагентом, первичку.
На проверке налоговики могут придраться к расходам, если у огнетушителя не будет обязательного сертификата пожарной безопасности (п. 5.27 Норм, утв. приказом ГУГПС МВД от 31.12.1997 № 84).
Поэтому надо быть готовыми подтвердить, что такой сертификат у устройства есть. Информация о сертификате может быть в товаросопроводительных документах от поставщика. Если ее нет, зайдем на сайт производителя устройства. Как правило, производители публикуют сведения о сертификатах или сразу вывешивают их сканированные копии для скачивания.

Расходы на пожарную сигнализацию

Бухгалтерский учет. Все части сигнализации предназначены
только для работы друг с другом. По отдельности они функционировать не могут. Поэтому всю систему учитываем как единый объект. Если общая стоимость всех элементов сигнализации превышает 100 000 руб., то для бухучета это основное средство. Ставим актив на баланс с кодом ОКОФ 330.26.30.50 «Устройства охранной или пожарной сигнализации и аналогичная аппаратура». Ежемесячно списываем стоимость сигнализации через амортизацию.
Пожарная сигнализация входит в шестую амортизационную группу, срок полезного использования — от 10 до 15 лет включительно (постановление Правительства от 01.01.2002 № 1). Как правило, сигнализация, которую вы покупаете и устанавливаете сами, — это движимый актив. Она не часть здания, ее можно собрать и разобрать, перенести из одного помещения в другое.
Покупку всех элементов будущей пожарной сигнализации проводим по дебету счета 07 «Оборудование к установке». Проводка следующая:

ДЕБЕТ 07 КРЕДИТ 60 отражена стоимость поступивших компонентов сигнализации.

Если наша компания платит НДС, отражаем начисление и вычет налога. Дальше стоимость элементов сигнализации переносим на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». Проводка такая:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 07 переданы компоненты сигнализации в монтаж.

Если для монтажа мы платно привлекали подрядчика, тогда дополнительно делаем проводку:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60 включены в стоимость системы пожарной сигнализации затраты на ее монтаж.

Если нужно, делаем записи по начислению и вычету НДС. Когда пожарную сигнализацию смонтируют и введут в эксплуатацию, ее общую стоимость отразим по дебету счета 01 «Основные средства»:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08 система пожарной сигнализации принята к учету в качестве основного средства.

Налоговый учет.
Пожарную сигнализацию, как и в бухучете, отражаем в качестве единого объекта. По мнению судей, нельзя принимать к учету элементы оборудования отдельно, так как они не могут работать самостоятельно (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 01.07.2015 по делу № А55-5190/2014, оставлено в силе определением Верховного суда от 07.10.2015 № 306-КГ15-13406).
Если сигнализацию монтировал сторонний подрядчик, убедитесь, что у него есть трудовые и материальные ресурсы, лицензия на деятельность. Иначе налоговики могут признать сделку формальной и отказать вам в расходах и вычетах. Судьи поддержат проверяющих (определение Верховного суда от 05.04.2018 № 306-КГ18-2339).

Оплата обучения технике безопасности

Бухгалтерский учет.
Обучение сотрудников пожарной безопасности компания проводит в своих интересах. Значит, стоимость такой учебы — это затраты по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В бухучете делаем проводку:

ДЕБЕТ 25 (26, 44) КРЕДИТ 76 списаны расходы на учебу сотрудника.

Когда обучение проводит некоммерческая организация, НДС в составе оплаты не будет. Ведь такие услуги налогом не облагаются (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК). Входного налога в расчетных документах мы не увидим. Если образовательные услуги оказала коммерческая компания — плательщик НДС, то она выделит налог в счете-фактуре.
Начисление и вычет НДС отражаем как обычно.
Налоговый учет.
Затраты на обучение сотрудников по инициативе компании включаем в прочие расходы (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК).
Но важно, чтобы компания заключила договор с образовательной организацией от своего имени. Когда договор заключает сотрудник, а компания компенсирует ему расходы на учебу, учесть учебу в налоговых расходах нельзя (письмо Минфина от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562).
Кроме договора, важно, чтобы у учебного заведения была лицензия. Убедимся, что этот документ у обучающей организации есть, и тогда проблем с налоговыми расходами не будет (п. 3 ст. 264 НК).
Сохраняем документы, которые подтвердят наши затраты и тот факт, что оплачивали обучение в интересах компании. Подойдут приказ о направлении сотрудников на учебу, договор с образовательной организацией, акты оказанных услуг, копии дипломов и т. п.
На стоимость обучения пожарной безопасности страховые взносы не начисляем (письмо Минфина от 30.01.2018 № 03-04-
06/5184). Удерживать НДФЛ с оплаты учебы тоже не надо (п. 21 ст. 217 НК, письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-
06/2/438). Если обучение проходит в интересах компании, то у сотрудника не возникает дохода, а у компании — выплат
в рамках трудовых отношений.
Раз так, то рассчитывать НДФЛ и взносы не с чего.

Что планируется ввести в 2018 г

В Проекте постановления «Изменений в Правила противопожарного режима в Российской Федерации» указано, что планируется ввести дополнительно:
*обяжут руководителей предприятий с ночным режимом организовать круглосуточное дежурство обслуживающего персонала,
*работникам складских помещений разрешат курить только в специально отведенных местах,
*каждого дежурного на объекте с массовым пребыванием людей обеспечат электрическим фонарем
*МЧС предлагает обязать руководителей испытывать на пригодность эвакуационные лестницы один раз в пять лет.
Ведь по ним эвакуируют граждан в случаях чрезвычайных ситуаций. Сейчас проверяют только пожарные лестницы для спасателей.
В случае нарушений этих и других требований штраф для предприятия может составить 200 000 руб.

Пожарная безопасность - расходы и отчеты

Любое здание должно быть оборудовано системой пожарной безопасности. Это касается всех без исключения помещений. При этом состав противопожарных средств зависит от того, чем занимается компания, а также от категории здания и его состояния.

Декларация пожарной безопасности

Необходимый минимум оборудования собственник или арендатор определяет самостоятельно. А перечень противопожарных средств указывают в декларации пожарной безопасности (форма утверждена приказом МЧС России от 24 февраля 2009 г. № 91). Это совершенно новая отчетность, сдать которую собственники и арендаторы помещений должны один раз. Сделать это надо было до 1 мая 2010 года. Если компания не успела отчитаться в положенный срок, то при проверке пожарные составят протокол о нарушении статьи 20.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания могут выписать штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб. или приостановить деятельность на срок до 90 дней. Поэтому лучше не дожидаться проверки, а сдать декларацию добровольно. В этом случае штрафа не будет, даже если она сдана после 1 мая 2010 года.
Допустим, из пожарной декларации ясно, что предприятию требуется докупить определенное оборудование. Спешим обрадовать: почти любые траты можно будет списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Списать расходы позволяет подпункт 6 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Главное, чтобы в компании были все подтверждающие документы. Отметим, что воспользоваться нормами статьи 264 Налогового кодекса РФ может как собственник здания, так и организация - арендатор.

Затраты на установку систем пожарной безопасности

Сейчас автоматические системы тушения пожара, дымоудаления или сигнализации монтируются сразу при строительстве здания, поэтому включены в его стоимость. Однако если строение старое, то сигнализации в нем может и не быть. В этом случае учет затрат на ее приобретение зависит от того, кто занимается установкой — собственник или арендатор.

Учет затрат на пожарную безопасность у собственника здания

Срок использования такого оборудования обычно составляет более 12 месяцев, поэтому если сигнализация или прочая «автоматика» стоит больше 20 ООО руб., то она считается основным средством и списывается посредством амортизации (п. 1 ст. 256 Налогового кодекса РФ).
Допустим, совокупные затраты на проектирование, приобретение и монтаж системы пожарной сигнализации не превышают 20 ООО руб. Тогда их можно учесть в составе прочих производственных расходов (подп. 6 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Сюда же относятся затраты на ремонт и обслуживание пожарно - охранной сигнализации.
Это официальная позиция, но она не единственная. Существует мнение, что независимо от сроков эксплуатации и стоимости противопожарных установок затраты на их приобретение можно учесть единовременно в качестве прочих расходов. Скорее всего такую позицию придется отстаивать в суде.

Учет затрат на пожарную безопасность у арендатора

Демонтировать и забрать с собой сигнализацию или систему тушения пожара, не повредив ее, арендатор при переезде вряд ли сможет. Поэтому такие расходы изначально нужно учитывать в качестве неотделимых улучшений.
Дальнейший учет таких улучшений зависит уже от условий договора с собственником.
Если арендодатель не возмещает затраты, то у арендатора неотделимые улучшения будут основным средством, которое можно амортизировать.
А когда собственник выплачивает компенсацию, то для арендатора она будет являться доходом, а затраты на неотделимые улучшения — расходами. Аналогичного мнения придерживается Минфин России в письме от 7 марта 2008 г. № 03-03-06/1/159. Но в любом случае от арендодателя нужно получить письменное согласие на проведение монтажа противопожарной системы.
Все сказанное выше верно для ситуаций, когда арендатор оплачивает весь цикл работ (проектирование, закупка оборудования, монтаж). Однако бывают случаи, когда арендатор берет на себя только часть затрат, например, устанавливает оборудование, приобретенное собственником. Здесь будет правильнее списать стоимость работ сразу в прочие расходы на основании статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Как учесть противопожарный инвентарь

Некоторым компаниям, чтобы выполнить все предписания пожарной службы, достаточно купить только первичные средства пожаротушения. К ним относятся огнетушители, покрывала для изоляции очага возгорания, топоры, ведра и прочий пожарный инвентарь. Как правило, подобное оборудование стоит меньше 20 ООО руб. Поэтому учесть такие затраты при расчете налога на прибыль можно единовременно в момент передачи инвентаря в эксплуатацию.
В бухучете можно поступить аналогично, то есть отнести весь этот инвентарь к материально-производственным запасам и списать в расходы. Причем учитывать каждый предмет отдельно необязательно. Для удобства мы советуем такие предметы, как ведра, топоры и лопаты, учитывать как один инвентарный объект — пожарный щит.
Тем более это позволяет сделать пункт 6 ПБУ6/01.
Формы документов, которые нужно использовать, те же самые, что и при учете материалов — приходный ордер № М-4, требование-накладная № М-11, карточка складского учета № М-17. Именно такие рекомендации дает Минфин России в письме от 30 мая 2006 г. № 03-03-04/4/98.

Включение в расходы услуги профессиональных пожарных

Чтобы обезопасить себя от пожаров, компания может обратиться за помощью в государственную или частную противопожарную службу. Приглашенные специалисты могут оказывать следующие услуги:
* контролировать состояние пожарного инвентаря и противопожарной «автоматики»;
* консультировать по вопросам пожарной безопасности, проводить инструктаж и обучение сотрудников.
Еще их привлекают, чтобы организовать круглосуточную пожарную охрану на территории самого предприятия. Создать такое подразделение может любая компания по своей инициативе на основании статьи 37 Федерального закона от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ. А для некоторых компаний это не только право, но и прямая обязанность.
Важная деталь Недорогой пожарный инвентарь можно объединить в один учетный объект — пожарный щит.
Все эти затраты при наличии подтверждающих документов также можно учесть в прочих расходах на основании статьи 264 Налогового кодекса РФ.
А чтобы избежать претензий инспекторов при проверке, нужно попросить у пожарных помимо актов об оказании услуг копию
лицензии: деятельность по предупреждению и тушению пожаров является лицензируемой.
Возможность учета подобных затрат недавно подтвердили специалисты из Минфина России в письме от 19 марта 2010 г. № 03-03-06/1/152. Кроме того, чиновники согласились и с дополни-тельными расходами, возникающими при заключении договоров с пожарными.
Например, если по условиям соглашения компания обязалась отдельно компенсировать расходы на содержание пожарной спецтехники и ГСМ, а также стоимость ремонта. То же самое касается затрат на обеспечение электричеством, теплом, водой здания, в котором находится пожарная охрана, медицинского освидетельствования водителей, обслуживающих пожарные машины. То есть всего, без чего невозможно организовать пожарную безопасность компании (письмо Минфина России от 27 января 2010 г. № 03-03-06/1/26).

Как списать стоимость страховки от пожара

Если компания страхует от пожара здания или товары на складе, то стоимость страховки уменьшит налогооблагаемую прибыль. Причем стоит отметить, что в полном объеме — расходы на добровольное страхование имущества не нормируются в соответствии с пунктом 3 статьи 263 Налогового кодекса РФ.
Это правило касается любого транспорта компании, производственного оборудования, зданий и материально-производственных запасов. В общем, всего того, что перечислено в пункте 1 статьи 263 Налогового кодекса РФ.
Причем учесть при расчете налога на прибыль стоимость страхового полиса может не только владелец здания, но и компания - арендатор.
1. Налоговый кодекс РФ позволяет учесть практически все виды противопожарных расходов. Инспекторы с этим почти не спорят.
2. Затраты на покупку дорогих сигнализаций и систем пожаротушения безопаснее списывать через амортизацию. Однако есть аргументы, позволяющие учесть их в расходах сразу.
3. Мелкий пожарный инвентарь для удобства учета лучше объединить в один инвентарный объект — пожарный щит.