Изменения в кассовых операциях

Банк России утвердил новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение). В связи с этим Порядок, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — старый Порядок), признан утратившим силу (Указание Банка России от 13.12.2001 № 2750-У.
Применять новый документ должны юридические лица, ведущие бухгалтерский учет, перешедшие на УСН, а также индивидуальные предприниматели (п. 1.1 Положения).

Изменения в организации кассы на предприятии

Помещение кассы

Одно из нововведений — отсутствие требования об оборудовании в организациях кассовых комнат (п. 1.11 Положения). Обеспечение сохранности наличных денег — забота предприятия, индивидуального предпринимателя.

Кто ведёт кассу, и что он должен иметь

Согласно пункту 1.6 Положения кассовые операции могут вести:
* кассир. Если в организации несколько кассиров, назначается старший кассир;
* руководитель. До 2012 года руководитель такими правами не обладал.

У кассира должны быть (п. 2.3 Положения):
* штамп с реквизитами, подтверждающий проведение кассовой операции;
* образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.
Если кассовые операции в компании ведет руководитель, то он единолично подписывает кассовые документы и проставляет печать (штамп). В этом случае образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, оформлять не нужно.

Кассовые документы

Порядок документального оформления кассовых операций не изменился. Их также нужно оформлять приходными и расходными кассовыми ордерами, внесение исправлений в которые не допускается.
В Положении номера унифицированных форм этих документов заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299 (п. 1.7 Положения). Цифровой код формы приходного ордера — 0310001, расходного — 0310002.

Кто подписывает кассовые документы

Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или просто бухгалтер. Если такие дспжности не предусмотрены штатным расписанием или вакантны, поставить подпись может руководитель компании или кассир.
На расходном кассовом ордере должны расписаться и руководитель, и главный бухгалтер (бухгалтер). В отсутствие главного бухгалтера (бухгалтера) — руководитель и кассир (п. 2.2 Положения).

Лимит остатка денежных средств

Теперь лимит кассы определяет руководитель организации или индивидуальный предприниматель без согласования с банком (п. 1.2 Положения). Напомним, что ранее его устанавливал банк, производящий расчетно-кассовое обслуживание предприятия (п. 5 старого Порядка). Порядок расчета лимита приведен в приложении к Положению. Об установленном лимите остатка нужно издать распорядительный документ, например приказ за подписью руководителя (п. 1.2 Положения).
Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат зарплаты, включая день получения из банка наличных денег на указанные выплаты (п. 1.4 Положения).

Порядок выдачи зарплаты через кассу

Продолжительность срока выдачи из кассы заработной платы не может превышать пяти рабочих дней. Это новая норма. Она установлена в пункте 4.6 Положения. Ранее срок не превышал трех дней (п. 9 старого Порядка).
Сумма наличных денег, предназначенная для выплаты заработной платы, устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Старший кассир выдает ее кассирам, производящим выдачу наличных денег.
В момент обращения работника в кассу за зарплатой кассир должен выполнить, необходимые операции в определенной последовательности, установленной в пункте 4.6 Положения:
* подготовить подлежащую выдаче сумму наличных денег;
* передать расчетно-платежную или платежную ведомость работнику для подписания;
* пересчитать подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями;
* выдать наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в ведомости.
Работник пересчитывает полученные им наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Кассир имеет право не принимать от работника претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

Действия при остатке зарплатных средств на шестой день

В последний день выдачи зарплаты кассир должен закрыть ведомость.
Напротив фамилий работников, которым не выдана зарплата, следует проставить оттиск штампа или сделать надпись «депонировано», подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег, депонированную сумму, сверить их с итоговой суммой в ведомости, оформить реестр депонированных сумм.
После этого кассир заверяет своей подписью закрытую ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки и подписания главному бухгалтеру.
На фактически выданные по ведомости суммы наличных денег необходимо оформить расходный кассовый ордер, проставить его номер и дату на последней странице ведомости.

Расчеты с подотчетными лицами

В пункте 11 старого Порядка было установлено, что выдача денег под отчет производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Для этого работодатель должен был издать приказ с указанием подотчетного лица и суммы аванса.
Теперь приказ со списком подотчетных работников издавать не нужно. Деньги можно получить по заявлению подотчетного лица. Форма заявления произвольная. Главное, чтобы документ содержал (п. 4.4 Положения):
* собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег;
* срок, на который выдаются наличные деньги;
* подпись руководителя и дату.
Выдавать деньги под отчет (как и раньше) можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам (п. 4.4 Положения).

С 2012 года из перечня документов, по которым работник может получить деньги под отчет, исключено удостоверение, выдаваемое предприятием, с фотографией и личной подписью владельца (п. 15 старого Порядка). Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании (п. 4.2 Положения):
* документа, удостоверяющего личность (например, паспорта);
* доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Срок представления авансового отчета

Как и раньше, срок представления авансовых отчетов — три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу по возвращении из командировки. Срок, на который работнику выдается аванс, определяется руководителем, одобрившим выдачу наличных под отчет.
Окончательный расчет по подотчетным суммам теперь производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Напомним, ранее остаток неиспользованного аванса необходимо было веюнуть в течение трех рабочих дней (п. 11 старого Порядка).

Лимит расчетов наличными

Следуя разъяснению ЦБ РФ(Письмо Центрального банка РФ от 04.12.07 № 190-Т), лимит расчетов наличными деньгами - 100 000 руб. (Лимит расчетов наличными установлен указанием Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» - вы должны соблюдать только в том случае, если рассчитываетесь с контрагентом в рамках одного и того же договора.

Лимит расчетов наличными применяется к Договору в целом

Причем не важно, как происходит оплата: сразу на всю сумму или несколькими платежами в течение определенного периода. В одних случаях новое разъяснение Банка России может оказаться невыгодным для компаний, в других ситуациях, наоборот, сыграет в вашу пользу.
Заметим, что большинство договоров фирмы заключают на длительный период времени. Например, договоры аренды, так называемые «рамочные» договоры поставки (оформляется некий общий договор, а конкретные условия отдельных поставок прописываются в допсоглашениях, спецификациях и т. п.), агентские договоры и др.
Бухгалтеру компании придется учитывать каждый факт расчета наличными по таким сделкам. Критическая сумма будет складываться из всех платежей по договору независимо от промежутка времени между ними.
ПРИМЕР 1
ООО «Мечта» заключило с предпринимателем А.А. Петровым два договора:
- договор аренды № 1 от 31 декабря 2009 года, по которому ООО «Мечта» сдает Петрову в аренду под офис нежилое помещение сроком на 11 мес., а Петров ежемесячно должен перечислять ООО «Мечта» арендную плату в размере 50 000 руб.;
- договор поставки № 2 от 11 января 2010 года, по которому Петров обязан поставить ООО «Мечта» партию запчастей к автомобилям, а ООО «Мечта» - уплатить за это 99 999 руб.
Из комментируемых разъяснений ЦБ РФ следует, что по договору № 1 Петров сможет вносить наличными полную сумму ежемесячных арендных платежей только два раза за любые месяцы действия договора (например, уплатить по 50 000 руб. за аренду в январе и в ноябре 2010 года). Все остальные арендные платежи ему придется перечислять арендодателю через банк. Возможна и частичная оплата наличными ежемесячных арендных платежей, например по 25 000 руб. в феврале, апреле, октябре и ноябре 2010 года, главное - чтобы сумма этих платежей не превысила 100 000 руб.
По договору № 2 ООО «Мечта» может рассчитаться с Петровым наличными деньгами без всякого риска, причем не имеет значения, как покупатель передаст поставщику 99 999 руб. - единовременно или по частям.
Если вы рассчитываетесь наличными с одним и тем же контрагентом, но по разным договорам, то лимит в 100 000 руб., установленный Банком России, действует в отношении расчетов по каждому из этих договоров.
ПРИМЕР 2
Возьмем исходные данные из примера 1 с одной лишь корректировкой: по договору № 1 арендодателем является предприниматель Петров, а ООО «Мечта» - арендатором.
11 января 2010 года ООО «Мечта» оплатило Петрову наличными деньгами следующие суммы:
- 50 000 руб. по договору № 1;
- 99 999 руб. по договору № 2;
Хотя общая сумма наличных денег, переданных Петрову, превысила лимит в 100 000 руб. (99 999 руб. + 50 000 руб. = 149 999 руб.), ООО «Мечта» не нарушило требование Банка России.
Важно помнить, что превышение установленного ЦБ РФ лимита расчета наличными может обернуться претензиями со стороны налоговиков и административным штрафом.

При социальных выплатах лимит не важен

В комментируемом письме специалисты ЦБ РФ указали, что лимит расчета наличными не распространяется на зарплаты, стипендии и иные социальные выплаты работникам (например, компенсации за вредные условия труда, премии и т. п.).
ПРИМЕР 3
10 января 2010 года ООО «Мечта» выплатило менеджеру А.Б. Иванову следующие суммы:
- зарплату за декабрь 2009 года в размере 120 000 руб.;
- компенсацию за вредные условия труда в размере 20 000 руб.;
- премию по итогам 2009 года в размере 150 000 руб.
ООО «Мечта» может выдать Иванову эти суммы наличными из кассы

Как учитывается лимит при расчетах через подотчетные лица

Банк России в комментируемом письме назвал три условия, при одновременном соблюдении которых сумма наличных, выданных подотчетному работнику, не лимитируется:
- подотчетный работник расходует наличные «в связи со служебной командировкой»;
- приобретаемые за наличные деньги услуги оказываются именно подотчетному сотруднику, а не его работодателю;
- подотчетный работник оплачивает услуги от своего имени.
Иными словами, лимит расчетов наличными не действует только в том случае, когда деньги тратятся на обычные командировочные расходы.
ПРИМЕР 4
10 января 2010 года ООО «Мечта» направило менеджера А.Б. Иванова в командировку в город Москву. На оплату номера в гостинице «Космос» Иванову под отчет было выдано 110 000 руб. наличными.
В данном случае Иванов вправе от своего имени рассчитаться с гостиницей наличными деньгами. ООО «Мечта» правила расчета наличными не нарушило.
Если же ваша фирма поручает работнику заключить с контрагентом договор и рассчитаться по нему либо передать наличные по заключенному ранее договору, сотрудник должен будет соблюсти лимит расчета наличными.
ПРИМЕР 5
Воспользуемся данными примера 2, изменив их: стоимость запчастей по договору № 2 составляет не 99 999 руб., а 100 010 руб.; оплата запчастей происходит при подписании договора № 2, то есть авансом в размере 100%. Местонахождение ООО «Мечта» - город Волгоград. Предприниматель Петров проживает в городе Владивостоке. 10 января 2010 года в город Владивосток был командирован юрист ООО «Мечта» А.С. Романов для подписания договора № 2 и внесения аванса по этому договору. ООО «Мечта» выдало Романову доверенность на заключение договора № 2. Кроме того, Романову поручено передать Петрову сумму арендного платежа по договору № 1 за январь 2010 года (50 000 руб.).
Чтобы не превысить лимит расчетов наличными, Романов сможет заплатить Петрову наличными следующие суммы:
- 50 000 руб. по договору № 1;
- 100 000 руб. по договору № 2.
То есть заплатить наличными 100% аванса по договору № 2 (100 010 руб.) он не вправе.
Таким образом, чтобы не нарушить ограничения, установленные Банком России, советуем разграничивать командировочные расходы работника от сумм, которые он должен передать контрагенту вашей фирмы.

Расходовать деньги из кассы на выдачу займов запрещено

Напомним, что в указании № 1843-У перечислены цели, на которые организации и предприниматели вправе расходовать деньги, взятые из кассы. Например, наличные можно брать для выдачи работнику командировочных, оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг и другие подобные цели.
В комментируемом письме Банк России подчеркнул, что перечень целей, на которые можно тратить деньги из кассы, является исчерпывающим. Поэтому вы не можете использовать кассовую выручку на цели, которые не перечислены в указании № 1843-У. Так, в указании не сказано, что кассовую выручку можно тратить на выдачу займов. Значит, делать это запрещено, причем независимо от того, превышает сумма займа лимит расчетов наличными или нет.
ПРИМЕР 6
Воспользуемся данными примеров 3-5. 10 января 2010 года ООО «Мечта» предстояли, в частности, следующие расходы:
- выдать под отчет менеджеру Иванову 110 000 руб. для оплаты проживания в гостинице и выплатить ему зарплату в размере 120 000 руб.;
- выдать под отчет юристу Романову 100 010 руб. для внесения аванса по договору № 2 и 50 000 руб. для внесения арендного платежа по договору № 1;
- предоставить заемные средства ЗАО «Магнат» в размере 140 000 руб.;
- выдать заемные средства предпринимателю А.В. Гудкову в размере 90 000 руб.;
- оплатить акции ОАО «Инвестпром» в сумме 70 000 руб.
ООО «Мечта» вправе выдать из кассы только следующие суммы:
- все суммы менеджеру Иванову;
- 50 000 руб. для внесения платы по договору № 1 и не более 100 000 руб. для внесения платы по договору № 2 юристу Романову.
На другие вышеперечисленные цели расходовать деньги из кассы ООО «Мечта» не вправе.
Таким образом, не забывайте сверять основания, по которым вы берете из кассы наличные, с перечнем, приведенным в указании № 1843-У. Если в перечне таких оснований нет, рассчитываться придется только «по безналу».

Проверка кассы организации

Проверить кассовые документы могут:
* банк (п. 2.14 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П);
* налоговая инспекция в рамках проверки ККТ (ст. 7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, п. 1 ст. 28.3 КоАП РФ).
То, что компания превысила лимит расчетов наличными, может обнаружиться при любой из таких проверок. Однако штрафовать за это нарушение вправе только налоговая инспекция (ст. 23.5 и 28.3 КоАП РФ) и милиция (ст. 23.3 и 28.3 КоАП РФ).
За нарушение лимита расчетов наличными деньгами передающей стороне грозит ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Компания рискует заплатить штраф от 40 000 до 50 000 руб., а ее должностные лица - от 4000 до 5000 руб.
Кроме того, существует такой нюанс. На практике кассовые нарушения чаще обнаруживают налоговые инспекторы — в ходе проверок полноты учета наличной выручки. Но чтобы предъявить компании штраф, они должны сначала обратиться в обслуживающий компанию банк. Составить протокол и вынести решение о штрафе инспекторы могут только после того, как получат из банка справку с подтверждением факта нарушения. Дело в том, что контроль за тем, соблюдает ли организация правила наличных расчетов, — это компетенция исключительно кредитных организаций. И насчет второго вопроса. Срок, в который организацию могут оштрафовать за то, что она превысила лимит расчетов наличными, — два месяца со дня, когда было совершено нарушение (ст. 4.5 КоАП РФ). Если решение о штрафе
принято позже этого срока, его можно отменить через суд (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 8 февраля 2007 г. № А09-7032/06-30).