Дорабатываем табель учета рабочего времени

Заполняя табель учета рабочего времени по каждому сотруднику, нужно использовать целый перечень кодов. Особая путаница возникает в ситуации с отпусками. Но ошибка в коде чревата неточностями в расчете выплат работникам. В унифицированной форме табеля для каждого буквенного кода есть цифровой аналог. Например, для отпуска — ОТ или 09. Мы можем использовать любой из них, но буквенные коды нагляднее. Указывать сразу оба кода нет смысла. Для собственной формы табеля компания вправе ввести свою кодировку, но это опять же может привести к путанице и неверному расчету зарплаты. Поэтому проще использовать привычные коды из унифицированного бланка.

Сотрудник в отпуске заболел

За те дни отпуска, на которые пришлась болезнь, работнику нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности (ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). А отпуск сотрудника продлить — ровно на то количество дней, на которое дни болезни пересеклись с днями отпуска. Но компании не всегда удается до окончания отпуска взять с сотрудника заявление с просьбой продлить период отдыха на дни болезни. Например, работник может находиться на больничном до последнего дня отпуска или просто не иметь возможности подъехать в офис для оформления заявления. Как правило, сотрудники сообщают о том, что заболели, по телефону. Рассмотрим две возможные ситуации. Первая — сотрудник вообще не сообщил, что болел. Значит, в течение всего отпуска нужно проставлять код ОТ. А если болезнь выйдет за рамки отпуска, начиная со дня, когда сотрудник должен был выйти на службу, ставим напротив его фамилии отметки о неявке на работу по невыясненным причинам (код НН). А когда работник принесет больничный лист, исправим отметки в табеле, указав напротив дней болезни код Б, а напротив дней отпуска — коды ОТ или ОД (основной или дополнительный отпуск). Если мы ведем табель в электронном виде и распечатываем только по итогам месяца, то исправить коды не составит труда. Вторая ситуация — сотрудник сообщил о своей болезни в компанию. Тогда начиная с первого дня болезни мы можем ставить код Б. А после выздоровления продолжаем указывать отпускной код до тех пор, пока сотрудник не выйдет на работу. Если же он появится на службе сразу после выздоровления (то есть не будет догуливать отпуск), ставим код Я.

Самые распространенные коды для заполнения табеля

Рабочий день

Я = 01

Служебная командировка

К = 06

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

ОТ = 09

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

ОД = 10

Отпуск по беременности и родам (или в связи с усыновлением новорожденного)

р = 14

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет

ож = 15

Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику по разрешению работодателя

до = 16

Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в силу закона, например, при рождении ребенка

03 = 17

Временная нетрудоспособность с назначением пособия

Б = 19

Временная нетрудоспособность без назначения пособия, например, когда превышен лимит оплачиваемых дней по детскому больничному

т = 20

Выходные и нерабочие праздничные дни

в = 26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые), например, предоставленные донорам

ов = 27

Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые), например, предусмотренные коллективным договором

нв = 28

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

нн = 30

На отпуск пришелся праздничный день

Предположим, сотрудник со 2 по 30 июня находится в ежегодном оплачиваемом отпуске. 12 июня — праздничный день. В табеле учета рабочего времени этот день надо обозначить кодом В (выходной нерабочий день). Дело в том, что праздники не входят в число календарных дней оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ). Отмечать их в табеле как дни отпуска с кодом ОТ будет неверно. А вот обычные выходные дни (то есть субботы и воскресенья), когда сотрудник был в ежегодном отпуске, в табеле отмечать кодом В не надо. Они входят в число календарных дней отпуска. Таким образом, в табеле учета рабочего времени только праздничный день 12 июня нужно отметить кодом В, а все остальные дни — кодом ОТ (или ОД).

Работник берет отпуск с последующим увольнением

По письменному заявлению работника можно предоставить ему отпуск с последующим увольнением. Днем увольнения в таком случае будет последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ). Именно эту дату надо указать в трудовой книжке. При этом последним днем фактической работы сотрудника будет день, предшествующий началу отпуска. Другими словами, трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска. Именно такой вывод сделан в определении Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О. Аналогичная точка зрения отражена и в письме Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1. Тем не менее работодатель должен вести учет рабочего времени до последнего дня отпуска. Даже несмотря на то, что при предоставлении отпуска с последующим увольнением компания обязана в последний рабочий день выдать работнику трудовую книжку и полностью с ним рассчитаться. То есть в табеле надо отразить все дни отпуска вплоть до его окончания.

Сотрудник взял отпуск за свой счет

Кодировка для отпуска без сохранения зарплаты зависит от того, по какой причине его взял работник. Если по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам с согласия работодателя, ставим в табеле код ДО (отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный по разрешению работодателя). Если предоставить отпуск компания обязана по Трудовому кодексу, например в случае свадьбы или рождения ребенка, то в табеле отразим код 03 (отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных законодательством). Наконец, отпуск за свой счет по коллективному договору или отраслевому соглашению в табеле отмечается кодом ДБ (ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы).

Электронные пропуска не освобождают от ведения табеля

Даже если в компании установлены турникеты, которые в специальной программе фиксируют все приходы и уходы сотрудников, это не избавляет от необходимости вести табель. Во-первых, без него непонятно, почему человека не было на рабочем месте (просто не пришел или заболел) или почему он пришел в середине дня (опоздал или ездил по служебным делам). Во-вторых, в законодательстве просто отсутствует порядок ведения учета рабочего времени в специализированной программе, то есть без использования табеля. Вместе с тем с помощью данных, полученных с турникета, можно доказать, например, что сотрудник отсутствовал на рабочем месте более четырех часов подряд или просто опоздал на работу (см., например, определения Московского городского суда от 3 июля 2013 г. № 4г/4-5603 и Ленинградского областного суда от 7 августа 2013 г. № 33-3571/2013). Подходящим кодом надо отметить все дни отпуска — и рабочие, и выходные. В том числе и праздничные дни. Ведь они не входят в число дней только ежегодного оплачиваемого отпуска. Если же праздник приходится на время отпуска за свой счет, то на его продолжительность это никак не влияет.

Работник с согласия руководства с утра вышел на работу, а затем уехал в командировку

В табеле ставим код командировки К. Работнику выплачиваем за этот день средний заработок. Если он окажется меньше зарплаты, разницу можно доплатить.

Сотрудник работает в компании на двух должностях и по одной из них едет в командировку

По той должности, по которой работник едет в командировку, указываем код К. А по другой можно оформить отпуск за свой счет. Тогда в табеле отражаем код ДО.

У работницы болел ребенок, но пособие ей полагается только за часть дней болезни

Те дни, за которые мы посчитали пособие, отражаем в табеле код Б, а остальные, сверхлимитные — с кодом Т (временная нетрудоспособность без назначения пособия).

Сотрудник вышел на работу, но почувствовал себя плохо и оформил больничный

Если листок нетрудоспособности открыт врачом с этого же дня, ставим для него в табеле код Б. А если только со следующего, то обычный код — Я.

Сотрудница вышла на работу во время детского отпуска

Сотрудницы, которые находятся в детском отпуске, вправе работать неполный день или на дому (ст. 256 ТК РФ). В этом случае у них есть право и на пособие по уходу за ребенком до полутора лет, и на зарплату. Такое двойственное положение сотрудницы требует и особого заполнения табеля. Его надо дополнить еще одной строкой. И в первой строчке проставлять код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, а во второй код Я — продолжительность работы в дневное время (либо В — выходной). Но одновременно с отпуском по уходу за ребенком оформить еще и ежегодный оплачиваемый отпуск не получится. Так считают и чиновники (письмо Роструда от 15 октября 2012 г.№ ПГ/8139-6-1), и судьи (постановление Пленума Верховного суда РФ от 28 января 2014 г. № 1). То есть работать неполный день во время детского отпуска можно, а одновременно находиться в двух отпусках нельзя. Если же сотрудница заболеет, она может рассчитывать и на больничные, и на пособие по уходу. Ведь у этих выплат разные основания. ©

Можно ли обязать сотрудников брать отпуск целиком

Да, можно. Ежегодный оплачиваемый отпуск делят на части по соглашению между работником и работодателем (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Если такого соглашения стороны не достигли — то есть работодатель выступил против деления и условия о нем нет ни в коллективном, ни в трудовых договорах, — то отпуск предоставляется полностью. Это правило обязательно и для работника, и для администрации. То есть и сотрудник должен брать отпуск только целиком, и компания не имеет права настаивать на том, чтобы работники разбивали свой отдых на части.

Сотрудник уходит на пенсию

Чтобы ПФР подсчитал размер выплат сотрудникам компании, которые уходят на пенсию, нужно представить сведения об их стаже. С 30 сентября 2014 года для этого действует новая форма СПВ-2. Правление ПФР утвердило ее постановлением от 21 июля 2014 г. № 237п. Новый бланк заменил прежний СПВ-1, утвержденный постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п. Поговорим о том, как составить и сдать такую отчетность вовремя.

Когда составить СПВ-2

Когда у кого-нибудь из сотрудников возникнет право на трудовую пенсию, надо заполнять новую форму персонифицированного учета СПВ-2 «Сведения о страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии». Эти правила действуют как по штатным сотрудникам, так и для людей, оформленных по договору подряда.
Напомню, что право на трудовую пенсию появляется у граждан и иностранцев (при наличии вида на жительство) при достижении пенсионного возраста. Минимальный стаж – 5 лет.
Сообщите сотруднику, что ему нужно написать заявление, в котором попросить работодателя отправить сведения о его стаже в ПФР. Это обязательное требование пункта 82 постановления Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п. Специальной формы нет, пусть составит его в произвольном виде.
Но вам время зря терять не стоит. Как только стало понятно, что подходит время, сразу начинайте готовить СПВ-2. После того как сотрудник напишет заявление, у вас будет всего 10 календарных дней, чтобы представить отчет в отделение фонда. Такой срок прописан в пункте 36 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.
Как и любую другую пенсионную отчетность, форму СПВ-2 можно отвезти в ПФР на бумаге или отправить в электронном виде через спецоператора. Кстати, даже если у вас в компании работают больше 25 человек, сдать отчет вы можете на бумаге. В обязательном порядке электронная отчетность предусмотрена лишь в том случае, когда подают индивидуальные сведения на 25 человек сразу (ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Если пропустите срок, штрафа для компании не будет. Но в ПФР не смогут рассчитать и назначить пенсию сотруднику, пока не получат необходимые сведения о стаже.

Как заполнить СПВ-2

Для того чтобы сотрудники ПФР назначили человеку пенсию, им понадобятся сведения о стаже за текущий квартал. Ведь в очередной отчетности эту информацию вы покажете позже. Поэтому укажите их в форме СПВ-2 (см. образец ниже).

Отчет должен подписать руководитель компании. А его подпись заверьте печатью. Такой порядок предписан пунктом 82 постановления Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п. Теперь поговорим о других особенностях заполнения формы.
С заполнением реквизитов компании (краткое наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР) проблем быть не должно. Поэтому перейдем сразу к остальным показателям. Начнем с кода категории застрахованного лица. Как правило, это «НР» (приложение № 1 к Порядку заполнения РСВ-1, утв. постановлением Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п).
Данный код соответствует тем работникам, за которых компания платит взносы по обычному тарифу в соответствии со статьей 58.2 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. А, к примеру, льготники на упрощенке должны указать код «ПНЭД».
Далее надо указать отчетный период, на который приходится предполагаемая дата назначения пенсии. Предположим, трудовую пенсию должны назначить в IV квартале (с октября по декабрь включительно). Тогда выберите значение 0. Это значит год. I квартал – это 3, полугодие – 6, ну, а 9 месяцев – соответственно, 9.
Если вы оформляете СПВ-2 первый раз за конкретного работника, надо поставить отметку-крестик в ячейке «исходная».
Но допустим, в исходной форме вы указали ошибочные сведения и через некоторое время составляете корректирующий отчет. В нем укажите правильные сведения в полном объеме, а не только измененные.
Может так получиться, что все данные в исходном отчете были указаны неправильно. К примеру, заполняя две формы, бухгалтер перепутал информацию. Тогда в корректирующей СПВ-2 поставьте отметку в ячейке «отменяющая». Заполните форму до таблицы «Период работы за последние три месяца отчетного периода». Этого будет достаточно.
Сведения остаже сотрудника нужно указать запериод соследующего дня после окончания предыдущего отчетного периода идодаты, когда предположительно будет назначена пенсия.
Если за это время были периоды отпусков без сохранения зарплаты, больничного, то они указываются отдельно. При этом используйте коды Классификатора (приложение № 1 к Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п).
Например, код «НЕОПЛ» нужно использовать для периодов отпуска без сохранения зарплаты, простоя по вине работника, неоплачиваемого отстранения от работы (недопущения к работе) и т. д.
Другие графы таблицы не всегда нужно заполнять. К примеру, графа «Территориальные условия» должна быть заполнена только на тех работников, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. В данном случае надо выбрать один из кодов: РКСМ или МКСР. Рядом поставьте размер районного коэффициента.
Графу «Особые условия труда» нужно будет заполнить, когда одновременно выполняются три условия. Первое – сотрудник имеет право на досрочную пенсию, то есть подпадает под Списки 1 и 2, утвержденные постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10.
Второе – класс условий труда на его рабочем месте должен соответствовать вредному или опасному. И последнее условие – вредный (опасный) класс подтвержден результатами спецоценки или аттестации рабочих мест.
Графа «Условия для досрочного назначения трудовой пенсии» тоже заполняется в отношении тех работников, которые имеют право на досрочную пенсию. Коды для этого приведены в одноименной таблице Классификатора (приложение № 1 к Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п).
Обратите внимание: в СПВ-2 не надо указывать конкретные суммы начисленных и уплаченных взносов. Вместо этого достаточно сделать отметку о том, что компания начислила взносы по основному (дополнительному) тарифу.

Что оформить дополнительно к СПВ-2

Вместе с отчетом СПВ-2 составьте опись документов по форме АДВ-6-1. Количество представляемых во внебюджетный фонд бумаг отразите в строке «Иные входящие документы» описи (п. 82 Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п).
Копию индивидуальных сведений по форме СПВ-2 надо передать и самому работнику в тот же срок – 10 календарных дней от подачи заявления. Обязательно заручитесь письменным подтверждением того, что сотрудник получил их. Такое требование содержится в пункте 4статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, а также в подпункте «г» пункта 67 приказа Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.
Например, сотрудника можно попросить сделать отметку непосредственно на своем заявлении: «индивидуальные сведения о страховом стаже получил 15 ноября 2015 года». Рядом пусть поставит свою подпись.