Пожарная ревизия в бухгалтерии

Пожарные проверки, пожалуй, одни из самых дорогих для компаний. Соперничать по величине штрафов с пожарными могут только налоговики. Поэтому к этим визитам организации относятся максимально серьезно. Важно правильно подготовить все документы, которые заинтересуют проверяющих и, само собой, привести в надлежащий вид противопожарные атрибуты.
С 1 мая 2018 года компании обязаны проверять системы противопожарной защиты по новому ГОСТ Р 57974-2017.

Как проходит пожарная проверка

Проверки МЧС России, точно так же, как ФСС и ПФР, бывают плановые и внеплановые. Плановые проводят раз в три года. Ежегодно в пожарном ведомстве составляют план на следующий год и, следуя ему, проверяют компании. Узнать, попали ли вы в список, можно на сайте МЧС.
Внеплановые проверки представители ведомства проводят, когда для этого есть повод. Например, посетитель вашего кафе не увидел нигде огнетушителей и решил, что тут находиться опасно, поэтому пожаловался в инспекцию. На такое заявление пожарные обязаны отреагировать. Сообщить о возможной опасности в вашем заведении может кто угодно. Но закон защищает фирмы от вредительства конкурентов, анонимные обращения пожарники не рассматривают.
Однако чаще всего внеплановую проверку проводят, чтобы проконтролировать, как компания выполняет предписания пожарных. То есть выполнили ли вы требования инспекторов с прошлой проверки.
Проверять будут документы, а также средства и меры против пожара, которые существуют у вас на предприятии. Причем бумаги инспекторы, как правило, рассматривают с большим пристрастием.
Кстати, пожарные должны предупредить вас о визите. Если речь идет о плановой проверке-то за три дня до прихода, о внеплановой – за сутки. Оповестить компанию проверяющие должны, направив копию приказа о ревизии заказным письмом или другим доступным способом (п. 12 ст. 9 и п. 16 ст. 10 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Инспектор обязан показать вам свое удостоверение и распоряжение о проверке, подписанное начальником местного пожарного надзора (п. 4 ст. 12 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
В распоряжении должны быть указаны сведения об инспекторе, которого назначили проверять вашу фирму. Ну, а проверять организацию, когда на месте нет сотрудников, пожарные не имеют права (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Конечно, пожарные сразу проверят огнетушители. Достаточно ли их, в положенных ли местах они находятся, не истек ли срок перезарядки.
Обозначать местонахождение огнетушителей нужно яркими символами. Расставить огнетушители в помещениях нужно в уголках, защищенных от прямого солнечного света, тепла и вибрации. Прибор должен быть хорошо виден, чтобы люди не искали его во время пожара. Перезаряжают пенные огнетушители раз в год, воздушно-пенные, углекислые и порошковые – раз в пять лет.
Перед проверкой обязательно убедитесь, что работает сигнализация. Список помещений, которые должны быть ею оборудованы, приведен в приложении к приказу МЧС России от 18 июня 2003 г. № 315. Протестируют пожарные и систему пожаротушения, если она у вас предусмотрена.
Очень важный момент – эвакуационные выходы. Проверьте, везде ли расклеены настенные знаки, которые должны привести людей в случае пожара к запасному выходу. Но самое главное, чтобы сами выходы были доступными. Заколоченные запасные двери – верный путь к штрафу. То же касается и решеток. И конечно, не должно быть никакого хлама и нагромождений перед запасным выходом или в коридоре, ведущем к нему.
Позаботьтесь, чтобы подъезды к зданию были свободны хотя бы на день проверки. И вообще лучше за этим следить. В конце концов это не прихоть пожарных, а реальная возможность упростить работу чрезвычайной службе в случае происшествия.
По результатам проверки вам должны выдать акт. А если нарушение нашли, то еще и предписание о его устранении.
Если вы не согласны с выводами инспекторов, то пишите возражения на акт проверки или предписание начальнику органа государственного пожарного надзора. В них укажите свои реквизиты и данные проверяющего. Затем изложите суть возражений. Можно подкрепить свои слова документами.
Если решение инспектора оставят в силе, то заплатить штраф нужно в течение 30 дней. Тут лучше не затягивать, потому что в случае опоздания пожарные направят запрос в банк, и с вашего расчетного счета просто снимут нужную сумму. Ведь постановление органов пожарного надзора о наложении штрафа – это исполнительный документ (ст. 2 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).

На какие документы инспекторы точно обратят внимание

Самый главный документ – приказ об утверждении инструкции о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012 г. № 390). Приказ регламентирует все пожароопасные ситуации, которые могут возникнуть на вашем предприятии. В нем пропишите все, что касается мест для курения: где установлены, как оборудованы; запретите курение на рабочих местах. Обозначьте допустимые пределы хранения товара в помещениях и на складах, правила безопасного хранения. Установите порядок обесточивания оборудования в конце каждого рабочего дня, а также в случае пожара. Нелишним будет упомянуть в приказе проведение огнеопасных работ: когда их можно проводить и какие меры безопасности предпринять.
Следующий обязательный документ – приказ о прохождении сотрудниками противопожарного инструктажа. Тут разъясняется, что входит в программу занятий, где они проводятся, как часто сотрудники должны обучаться. Отдельной строкой – ответственный за проведение инструктажа и контроль знаний. Надо ли напоминать, что допускать до работы сотрудника, не ознакомленного с правилами противопожарной безопасности, нельзя (п. 3 Правил противопожарного режима в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012 г. № 390).
Есть еще важный документ – журнал учета противопожарных средств. В нем нужно отражать все поступления и списания огнетушителей, инструментов и прочего. Заведите журнал для отметок о прохождении противопожарного инструктажа.
Помимо документов в папках пожарные проверят и документы на стенах. И это не только хрестоматийные таблички «Выход» и «При пожаре звонить 01». Не забывайте, что если на этаже одновременно может находиться 10 человек, то необходим план эвакуации. Повесьте его на видном месте и позаботьтесь о том, чтобы он был доступным и понятным.
Если в здании работают больше 50 человек, то необходима система оповещения об угрозе пожара. Если меньше, то нужно разработать инструкцию об оповещении в случае пожара. При таком количестве людей понадобится и инструкция, которая скоординирует действия персонала по эвакуации. И кстати, по этой инструкции нужно периодически проводить тренировки.
Ну и не забывайте о знаках повышенной опасности. Около пожароопасных объектов должен быть не только знак опасности, но и инструкция по работе на этом месте.
Не стоит думать что если вы арендатор, то с вас и взятки гладки. Закон гласит: ответственность за пожарную безопасность несет собственник имущества, но только если другое не установлено в договоре аренды. А в договорах эта строка обычно присутствует. Какому собственнику хочется отвечать за легкомысленные действия арендатора? Однако ответственность касается только того помещения, которое вы арендуете. Поэтому и документы, и средства пожаротушения в пределах арендованной территории у вас должны быть. При этом за безопасность всего здания отвечает, конечно, собственник.
Ответственность за нарушения, которые найдет у вас пожарная проверка, возложат на компанию и должностные лица. Ответственность эта будет скорее всего административная. Или уголовная – но это в редких случаях и уже после того, как ваша небрежность стоила кому-то здоровья или жизни.
Помимо этого пожарные могут приостановить деятельность организации на срок до 90 суток. Или до того момента, когда вы выполните предписания инспекторов.
Штрафы за пожарные нарушения расписаны в статье 20.4 КоАП РФ.

Покупка противопожарного инвентаря

В каждой компании должен быть работающий огнетушитель (ч. 2 ст. 37 Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ). Кроме того, компании покупают и другие принадлежности: противопожарный щит, знаки пожарной безопасности. Подумаем, как отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на покупку противопожарного инвентаря.
Бухгалтерский учет.
Огнетушители и другой противопожарный инвентарь обычно стоят дешевле 100 000 руб. Поэтому учитываем такие приобретения на счете 10 «Материалы». Проводка следующая:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные КРЕДИТ 60 отражена стоимость огнетушителя.

Если нужно, сделаем записи по начислению и вычету НДС. Расходы на покупку можно списать единовременно проводкой:
ДЕБЕТ 25 (26, 44) КРЕДИТ 10 списаны расходы на покупку огнетушителя.
Если технические характеристики устройства позволяют, его можно перезарядить новым веществом. Для этого ответственные сотрудники нашей организации обратятся в компанию, которая оказывает подобные услуги. А мы отразим эти расходы такой проводкой:

ДЕБЕТ 25 (26, 44) КРЕДИТ 60 (76) списаны расходы на перезарядку огнетушителя.

Налоговый учет.
Стоимость покупки противопожарного инвентаря и перезарядки огнетушителей мы вправе списать при расчете налога
на прибыль или в расходы по УСН. Сам инвентарь — это материальные расходы компании, а перезарядка огнетушителей — прочие затраты (подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 6 п. 1 ст. 264 НК). Сохраняем документы, которые подтвердят покупку или перезарядку: договор с контрагентом, первичку.
На проверке налоговики могут придраться к расходам, если у огнетушителя не будет обязательного сертификата пожарной безопасности (п. 5.27 Норм, утв. приказом ГУГПС МВД от 31.12.1997 № 84).
Поэтому надо быть готовыми подтвердить, что такой сертификат у устройства есть. Информация о сертификате может быть в товаросопроводительных документах от поставщика. Если ее нет, зайдем на сайт производителя устройства. Как правило, производители публикуют сведения о сертификатах или сразу вывешивают их сканированные копии для скачивания.

Расходы на пожарную сигнализацию

Бухгалтерский учет. Все части сигнализации предназначены
только для работы друг с другом. По отдельности они функционировать не могут. Поэтому всю систему учитываем как единый объект. Если общая стоимость всех элементов сигнализации превышает 100 000 руб., то для бухучета это основное средство. Ставим актив на баланс с кодом ОКОФ 330.26.30.50 «Устройства охранной или пожарной сигнализации и аналогичная аппаратура». Ежемесячно списываем стоимость сигнализации через амортизацию.
Пожарная сигнализация входит в шестую амортизационную группу, срок полезного использования — от 10 до 15 лет включительно (постановление Правительства от 01.01.2002 № 1). Как правило, сигнализация, которую вы покупаете и устанавливаете сами, — это движимый актив. Она не часть здания, ее можно собрать и разобрать, перенести из одного помещения в другое.
Покупку всех элементов будущей пожарной сигнализации проводим по дебету счета 07 «Оборудование к установке». Проводка следующая:

ДЕБЕТ 07 КРЕДИТ 60 отражена стоимость поступивших компонентов сигнализации.

Если наша компания платит НДС, отражаем начисление и вычет налога. Дальше стоимость элементов сигнализации переносим на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». Проводка такая:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 07 переданы компоненты сигнализации в монтаж.

Если для монтажа мы платно привлекали подрядчика, тогда дополнительно делаем проводку:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60 включены в стоимость системы пожарной сигнализации затраты на ее монтаж.

Если нужно, делаем записи по начислению и вычету НДС. Когда пожарную сигнализацию смонтируют и введут в эксплуатацию, ее общую стоимость отразим по дебету счета 01 «Основные средства»:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08 система пожарной сигнализации принята к учету в качестве основного средства.

Налоговый учет.
Пожарную сигнализацию, как и в бухучете, отражаем в качестве единого объекта. По мнению судей, нельзя принимать к учету элементы оборудования отдельно, так как они не могут работать самостоятельно (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 01.07.2015 по делу № А55-5190/2014, оставлено в силе определением Верховного суда от 07.10.2015 № 306-КГ15-13406).
Если сигнализацию монтировал сторонний подрядчик, убедитесь, что у него есть трудовые и материальные ресурсы, лицензия на деятельность. Иначе налоговики могут признать сделку формальной и отказать вам в расходах и вычетах. Судьи поддержат проверяющих (определение Верховного суда от 05.04.2018 № 306-КГ18-2339).

Оплата обучения технике безопасности

Бухгалтерский учет.
Обучение сотрудников пожарной безопасности компания проводит в своих интересах. Значит, стоимость такой учебы — это затраты по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В бухучете делаем проводку:

ДЕБЕТ 25 (26, 44) КРЕДИТ 76 списаны расходы на учебу сотрудника.

Когда обучение проводит некоммерческая организация, НДС в составе оплаты не будет. Ведь такие услуги налогом не облагаются (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК). Входного налога в расчетных документах мы не увидим. Если образовательные услуги оказала коммерческая компания — плательщик НДС, то она выделит налог в счете-фактуре.
Начисление и вычет НДС отражаем как обычно.
Налоговый учет.
Затраты на обучение сотрудников по инициативе компании включаем в прочие расходы (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК).
Но важно, чтобы компания заключила договор с образовательной организацией от своего имени. Когда договор заключает сотрудник, а компания компенсирует ему расходы на учебу, учесть учебу в налоговых расходах нельзя (письмо Минфина от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562).
Кроме договора, важно, чтобы у учебного заведения была лицензия. Убедимся, что этот документ у обучающей организации есть, и тогда проблем с налоговыми расходами не будет (п. 3 ст. 264 НК).
Сохраняем документы, которые подтвердят наши затраты и тот факт, что оплачивали обучение в интересах компании. Подойдут приказ о направлении сотрудников на учебу, договор с образовательной организацией, акты оказанных услуг, копии дипломов и т. п.
На стоимость обучения пожарной безопасности страховые взносы не начисляем (письмо Минфина от 30.01.2018 № 03-04-
06/5184). Удерживать НДФЛ с оплаты учебы тоже не надо (п. 21 ст. 217 НК, письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-
06/2/438). Если обучение проходит в интересах компании, то у сотрудника не возникает дохода, а у компании — выплат
в рамках трудовых отношений.
Раз так, то рассчитывать НДФЛ и взносы не с чего.

Что планируется ввести в 2018 г

В Проекте постановления «Изменений в Правила противопожарного режима в Российской Федерации» указано, что планируется ввести дополнительно:
*обяжут руководителей предприятий с ночным режимом организовать круглосуточное дежурство обслуживающего персонала,
*работникам складских помещений разрешат курить только в специально отведенных местах,
*каждого дежурного на объекте с массовым пребыванием людей обеспечат электрическим фонарем
*МЧС предлагает обязать руководителей испытывать на пригодность эвакуационные лестницы один раз в пять лет.
Ведь по ним эвакуируют граждан в случаях чрезвычайных ситуаций. Сейчас проверяют только пожарные лестницы для спасателей.
В случае нарушений этих и других требований штраф для предприятия может составить 200 000 руб.

Камеральные проверки 2018

Важная деталь
Налоговики проверяют каждую декларацию, но акт составляют, только если нашли нарушения.

Сроки камеральной проверки

"Камеральная налоговая проверка проводится уполномоченными должностными лицами налогового органа в соответствии с их служебными обязанностями без какого-либо специального решения руководителя налогового органа в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета)..." (п.2 Статья 88. Камеральная налоговая проверка НК РФ).

После сдачи декларации прошло больше трех месяцев. Требований
от налоговиков не было. Претензий можно не опасаться?
Нет, претензии все равно возможны. На практике проверяющие часто затягивают проверку. Отменить решение по проверке только потому, что налоговики нарушили трехмесячный срок, вряд ли получится. Это нарушение не считается существенным (п. 14 ст. 101 НК).

Запрос пояснений и документов

Декларацию сдали в октябре. Вправе ли налоговики в апреле следующего года потребовать по ней пояснения и документы?
1. Запрашивать документы и пояснения по декларации проверяющие вправе в пределах камералки. Если трехмесячный срок проверки прошел, то запросы незаконны (п. 27 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57).
2. Исключение — если налоговики уже составили акт проверки, но потом решили назначить дополнительные мероприятия, это может быть и запрос документов (п. 6 ст. 101 НК).

Что будет, если не сдадим пояснения по старой декларации, по которой срок камералки прошел?
П.1 ст 129 НК РФ гласит: "Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений, которые в соответствии с настоящим Кодексом это лицо должно сообщить налоговому органу, в том числе непредставление (несвоевременное представление) лицом в налоговый орган предусмотренных пунктом 3 статьи 88 настоящего Кодекса пояснений в случае непредставления в установленный срок уточненной налоговой декларации, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного статьей 126 настоящего Кодекса, влечет взыскание штрафа в размере 5 000 рублей."
Однако, требовать пояснения, когда срок камералки истек, инспекторы не имеют права, а значит, и штрафовать за отказ тоже.
Но придется доказывать это проверяющим.
О расхождениях в счетах-фактурах безопаснее ответить, по другим запросам риски доначислений налогов меньше. Например, вряд ли инспекторы доначислят налог и оштрафуют только потому, что компания не ответила на типичный запрос, почему доходы по налогу на прибыль и выручка по НДС различаются. Или если компания не ответит, почему в декларации по прибыли за 2016 год нет внереализационных доходов.
Однако постоянно игнорировать запросы рискованно. Инспекторы подозрительно относятся к компаниям, которые не отвечают на требования. Они решат, что компании есть что скрывать. Поэтому безопаснее направлять налоговикам хотя бы краткий ответ.

Во время камеральной проверки требуют полный перечень первички. Это законно?
Нет. На камералке налоговики вправе требовать документы только в случаях, которые перечислены в Налоговом кодексе (п.8, 9 ст. 88).
Если наша ситуация не входит в этот перечень, есть два варианта.
Первый — написать письменный отказ. Но есть риск, что налоговики оштрафуют компанию на 200 руб. за каждый несданный документ (п. 1 ст. 126 НК). Тогда придется оспаривать штраф.
Второй вариант — сдать документы.

Вправе ли налоговики запросить расшифровку расходов?
Не вправе. Чтобы потребовать пояснения, проверяющие должны найти ошибки или противоречия в отчетности (п. 3 ст. 88 НК).
Если в требовании они не указали, какие противоречия выявили в декларации, запрос незаконный. Но инспекторы часто требуют такие расшифровки. Если хотя бы коротко не ответить на запрос, есть риск штрафа в размере 5000 руб., который придется оспаривать.
Десять случаев, когда налоговики вправе запросить документы на камералке:
1. В декларации по НДС нашли противоречия или расхождения с отчетностью контрагента.
2. Компания заявила возмещение НДС.
3. Компания заявила льготу.
4. В декларации по НДС заявили вычеты налога, возвращенного иностранцу в рамках такс-фри, которые не соответствуют данным налоговиков.
5. Компания сдала декларацию по НДПИ, водному или земельному налогу.
6. К декларации компания не приложила обязательные документы.
7. В расчете по взносам есть необлагаемые суммы или пониженные тарифы.
8. При расчете налога на прибыль компания применяет инвестиционный налоговый вычет.
9. Компания сдала уточненку на уменьшение налога или увеличение убытка после того, как прошло более двух лет со срока сдачи первичной декларации.
10. Данные декларации не соответствуют другим сведениям, которые есть у налоговиков (постановление Президиума ВАС от 15.03.2012 № 14951/11).

Кому ожидать наиболее тщательной камеральной проверки

1. Сейчас уделяют проверкам по НДС больше внимания, чем остальным налогам.
2. Тщательно проверяют декларации со льготами.
3. При декларации с убытками, с минимальной прибылью при больших оборотах по расчетному счету.
4. По взносам запрашивают пояснения и документы, если компания применяет пониженные тарифы или выплачивает необлагаемые суммы.
5. 6-НДФЛ сверяют удержание с полученным в бюджет.

Штрафы при камеральной проверке

Если компания по требованию инспектора предоставила уточненную декларацию с доначислением налога, получается, что до этого она налог занизила и попадает под санкции.
Только если доплатить не только недоимку, но и пени, кроме сдачи уточненки (п. 4 ст. 81 НК) и до ее сдачи в налоговую. Тогда налоговики не вправе требовать штраф. Если пени не уплатили, инспекторы оштрафуют компанию на 20 процентов от суммы заниженного налога (п. 1 ст. 122 НК). То же самое относится к ситуации, когда недоимку и пени компания перечислила после того, как сдала уточненную декларацию (письмо Минфина от 13.09.2016 № 03-02- 07/1/53498).
При получении Акта с начисленным штрафом компания вправе его обжаловать. Можно написать в ИФНС возражения в течение месяца после того, как получили акт (п. 6 ст. 100 НК). Если налоговиков убедят возражения, они не будут начислять штраф. Решение по проверке налоговики принимают в течение 10 рабочих дней после того, как истек месячный срок на возражения. Этот срок могут продлить еще на месяц (п. 1 ст. 101 НК).
Если компания не подавала апелляционную жалобу в ИФНС в течение месяца после того, как получила решение по проверке, решение вступает в силу, но его можно обжаловать в ИФНС в течение года.
Если налоговых нарушений не нашли, Акт проверки не составляют.