Расходы на регистрацию и обслуживание автомобиля

Правила учета затрат на регистрацию, техосмотр, стоянку и мойку служебного автомобиля в Налоговом кодексе прямо не прописаны.
Рассмотрим списание таких расходов и их документальное подтверждение.

Госпошлины при регистрации автомобиля

Купив автомобиль, организия должна поставить его на учет в ГИБДД. Отведенное на это время — пять дней или срок действия регистрационного знака «Транзит» (п. 3 постановления Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории РФ»).
При регистрации автомобиля нужно платить государственные пошлины. Вот размеры некоторых (подп. 36 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ):
— 1500 руб. — за выдачу государственных знаков;
— 300 руб. — за свидетельство о регистрации транспортного средства;
— 500 руб. — за выдачу паспорта транспортного средства.
В бухгалтерском учете суммы таких пошлин включают в первоначальную стоимость автомобиля. Ведь они относятся к фактическим затратам на приобретение, сооружение и изготовление основных средств (п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).
Налоговый кодекс РФ позволяет применить и другой порядок. Подпункт 1 пункта 1 статьи 264 кодекса предписывает учитывать суммы налогов, сборов и таможенных пошлин в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Государственная пошлина — это сбор, который компания уплачивает в соответствии с законодательством. А значит, при расчете налога на прибыль ее можно включить в расходы единовременно — в день, когда она начислена (подп. 1 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).
Сделать выбор в пользу этого варианта позволяет пункт 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Он посвящен как раз таким ситуациям, в которых кодекс позволяет отнести одни и те же затраты к нескольким группам расходов. Право выбора законодательство оставляет за налогоплательщиком.
Подтвердить сумму затрат на уплату госпошлин можно платежными поручениями и копиями полученных документов — свидетельства о регистрации, паспорта транспортного средства и т. п.

Расходы на техосмотр автомобиля

Регулярно проходить в ГИБДД государственный технический осмотр владельцев транспортных средств обязывает пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», а также приказ МВД России от 15 марта 1999 г. № 190.
Затраты на проведение техосмотра состоят из госпошлин и платы за услуги по осмотру автомобиля. Суммы госпошлин составляют (подп. 41
и подп. 42. 1 ст. 333. 33 Налогового кодекса РФ):
— 300руб. — за выдачу или продление срока действия акта технического осмотра транспортного средства;
— 300руб. — за талон техосмотра.
Плату за проведение государственного техосмотра устанавливают региональные власти. Ее размер может отличаться в зависимости от типа транспортного средства (приказ МВД России № 708, Минфина России № 61н, Минтранспорта России № 126 от 3 августа 2001 г.).
34
Подтвердить расходы на государственный техосмотр можно документами, которые выдаются по его результатам — талоном, диагностическом картой транспортного средства, актом технического осмотра. Эти документы перечислены в разделе IV приложения 1 к приказу МВД России от 15 марта 1999 г. № 190.

Стоимость гарантийного технического обслуживания

При продаже нового автомобиля изготовитель обязывает покупателя проходить периодическое гарантийное техническое обслуживание. Эта услуга является платной. Но если покупатель не воспользуется ею, он потеряет право на бесплатный ремонт в гарантийный период.
Услуга по техобслуживанию, также как и услуга по государственному техосмотру, является разовой. Поэтому списать ее стоимость при расчете налога на прибыль можно единовременно — на дату расчетов, на дату получения расчетных документов или в последний день отчетного (налогового) периода (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Документы, подтверждающие расходы на гарантийное техобслуживание, — договор и акт выполненных услуг.
Теперь об экономической обоснованности. Расходы на гарантийное техобслуживание оправданны, даже если гарантийный ремонт автомобилю так и не потребовался. Дело в том, что, соглашаясь на условия продавца (изготовителя), компания заботится о сокращении возможных существенных расходов на ремонт. Ведь если она не будет проходить гарантийный техосмотр, устранять неисправности в автомобиле ей придется за свой счет.

Расходы на платную парковку и мойку

Если у компании нет собственной стоянки или гаража, то для хранения автомобилей она может воспользоваться услугами платных парковок. Необходимость оплачивать такие услуги возникает у сотрудников и во время ежедневных служебных поездок. Не обходится эксплуатация транспортных средств и без расходов на мойку.
В бухучете стоимость услуг автостоянки и мойки относят к затратам на содержание основных средств. И соответственно, учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ10/99 «Расходы организации»).
Расходы на автостоянку и мойку экономически обоснованны, если они возникли при эксплуатации автомобиля в производственной деятельности.
При расчете налога на прибыль расходы на парковку и мойку служебного автотранспорта можно списать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но только при условии, что они экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Как подтвердить экономическую обоснованность мойки

Расходы на автостоянку и мойку можно считать оправданными, если автомобиль используют в деятельности, направленной на получение дохода. Подтвердить этот факт можно, в частности, путевыми листами, в которых указаны ежедневные маршруты транспортных средств. Причем сами путевые листы вовсе не обязательно составлять каждый день. О том, что транспорт используется в производственных целях, могут свидетельствовать и путевые листы, в которых приведены данные о передвижении транспорта за месяц. Форму ежемесячного путевого листа компания вправе разработать самостоятельно (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).
Если же в компании путевые листы не заполняются, доказать оправданность затрат на стоянку и мойку все равно можно. Например, договорами аренды транспортных средств, штатным расписанием, табелем учета рабочего времени, авансовыми отчетами с приложением подтверждающих документов. Правда, в этом случае не исключено, что отстоять расходы компания сможет только в суде.

Экономической обоснованности пребывания на штрафстоянке нет

Не получится учесть при расчете налога на прибыль расходы за хранение автомобиля на штрафстоянке. По мнению налоговых инспекторов, считать их связанными с производственной деятельностью компании оснований нет. Ведь эти расходы возникают в результате того, что организация или водитель нарушили правила дорожного движения или эксплуатации автомобиля (п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 18 декабря 2003 г. № 759).

Документальное подтверждение расходов на обслуживание автомобиля

За стоянку (мойку) расплачивается сотрудник организации. В этом случае расходы должны быть подтверждены авансовым отчетом этого сотрудника и приложенными к нему платежными документами. Как для расходов на стоянку, так и для затрат на мойку подойдет комплект из кассового и товарного чеков.