Трудовой договор без кадровика

В ряде некрупных компаний оформление кадровой документации зачастую ложится на плечи бухгалтера. Рассмотрим две ситуации, встречающиеся наиболее часто.
Случай первый – правильное оформление обязательных кадровых документов бухгалтером без кадровика. Случай второй – кадровая документация достается бухгалтеру «по наследству» от отдела кадров. Больше всего внимания уделим оформлению трудового договора и некоторым локальным нормативным актам, без которых бухгалтеру будет затруднительно рассчитывать заработную плату правильно.

Оформление документации без кадровика

Самое пристальное внимание стоит уделять трудовым договорам. Это первый документ, который работодатель обязан заключить с работником. Приказ о приеме на работу издается уже после подписания трудового договора. В каждом трудовом договоре должны быть прописаны следующие обязательные условия:
– место работы;
– трудовая функция;
– дата начала работы;
– условия оплаты труда;
– компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
– характер работы;
– условия об обязательном социальном страховании;
– режим труда и отдыха.
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах. Один из них нужно отдать работнику, который письменно подтвердит, что свой экземпляр трудового договора он получил. Сделать это можно на экземпляре, который будет храниться в бухгалтерии.
В противном случае доказать, что вы вручили работнику его трудовой договор, будет сложно.
В тексте трудового договора нужно прописать, где работник будет выполнять свою трудовую функцию. Если человек принимается на работу в обособленное подразделение, которое находится в местности, отличной от расположения головного офиса, то в трудовом договоре следует указать конкретное место расположения обособленного подразделения.

Прописывать в договоре внутреннее структурное подразделение необязательно. Если вы укажете, что человек принимается на работу в финансовый отдел, а через какой-то срок переведете его в бухгалтерию, налицо перевод, который осуществляется только с согласия работника.
Если внутреннее подразделение не зафиксировано в трудовом договоре, то речь идет только лишь о перемещении работника. И работнику даже не нужно давать письменное согласие на перемещение.

В отношении даты начала работы не забывайте, что у работодателя есть не более трех дней для заключения с сотрудником трудового договора после того, как он начнет выполнять свои трудовые обязанности.

Необходимо включить в договор трудовую функцию работника. В письме Роструда от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 указано, что трудовая функция определяется наименованием должности работника в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией.

Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности.

Оговаривайте с работником условия, определяющие характер работы. Это может быть разъездная работа, работа на дому, работа в пути. В любом случае факт должен быть зафиксирован в трудовом договоре.

Большая доля всех трудовых споров – вопрос оплаты труда. Условия оплаты труда нужно прописывать четко и ясно. Это оградит компанию от претензий трудовиков и работников, которые могут понимать величину своей зарплаты по-своему. Правильно использовать формулировки: размер тарифной ставки, размер оклада.

Нельзя писать в трудовом договоре: «установлен оклад в соответствии со штатным расписанием». Обязательно должен быть указан размер выплаты.

Что касается доплат и надбавок и поощрительных выплат, полагающихся работнику, то в трудовом договоре вы можете сделать отсылку к локальным нормативным актам и ознакомить с ними работника.
Например, прописать, что система премирования установлена положением «О материальном стимулировании». Не забывайте, что такие локальные нормативные акты не попадают под понятие коммерческой тайны, поэтому с ними работник должен быть ознакомлен под роспись.

Если работнику установлена постоянная надбавка или доплата, ее обязательно нужно прописать в трудовом договоре. С другой стороны, надбавку можно установить на определенный срок, после которого работодатель сможет оценить работника и установить надбавку снова или отменить ее.

Режим рабочего времени, режим труда и отдыха нужно прописывать, если у конкретного работника он отличается от общих правил, действующих в компании. Это случаи сокращенного рабочего времени, неполной рабочей недели, режима ненормированного рабочего дня.

Изменения в трудовой договор, как и в любой другой, вносятся письменно. Регулируется порядок внесения изменений статьей 72 ТК РФ. Изменения обязательно должны быть согласованы обеими сторонами договора. Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке нельзя.

Испытательный срок

По соглашению сторон в трудовой договор может быть включено еще одно условие – установление работнику испытания.

На практике многие давно забыли, что испытательный срок – это дополнительное условие, совсем необязательное. Работник может отказаться от этого условия. Поэтому даже если работодатель издал приказ о приеме на работу с испытанием на определенный срок, а в трудовом договоре об этом не сказано ни слова, работник считается принятым без него. Статья 70 ТК РФ регулирует этот вопрос.

Не стоит забывать, что на работника, принятого с испытательным сроком, распространяются все локальные нормативные акты и положения, которые действуют в компании. Не злоупотребляйте статусом «работодатель» – на период испытательного срока сотруднику нельзя устанавливать меньший оклад или какие-то особые условия. Испытательный срок – проверка соответствия работника требованиям, которые предъявляются к данной должности.

Работница, устроенная в компанию с испытанием на срок в три месяца, принесла справку о беременности. Что нам делать с испытательным сроком?
– Если такая сотрудница узнала о беременности в период испытания, она должна представить соответствующую справку. На этом основании вы должны будете отменить испытательный срок как условие работы. Также испытательный срок нельзя устанавливать женщинам, имеющим детей до полутора лет, несовершеннолетним, работникам, избранным по конкурсу.
С сотрудниками, не прошедшими испытательный срок, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор.
Если работодатель хочет включить в трудовой договор иные дополнительные условия, следует учитывать, что они должны иметь отношение к трудовой функции работника.

Изменение условий трудового договора

Одного приказа руководителя компании об изменении условий недостаточно, даже если сотрудник с ними устно ознакомился и согласился.

Если в компании возникают причины организационного или технологического характера, которые меняют условия, прописанные в трудовом договоре, работодатель обязан внести туда изменения.

Уведомить работника об изменении трудового договора необходимо за два месяца до введения этих изменений, достигнув с ним соглашения.

Изменения, которые можно отнести к разряду организационных или технологических, содержатся в статье 74 ТК РФ. На практике многие ошибочно полагают, что к организационным изменениям относится только реорганизация компании. Сюда можно отнести и создание внутреннего структурного подразделения, объединение старых звеньев структуры или ликвидацию прежних образований.

Или, например, слияние подразделений с преобразованием их функциональных обязанностей. Скажем, существовало в компании два отдела – бухгалтерия и финансовый отдел. Руководство решило их объединить. Трудовой договор в этом случае следует изменить, потому что объединение может привести к изменению окладов, трудовых функций и т. д. В трудовой договор вносятся изменения, если они произошли.
Или, например, произошло в компании совершенствование организационных условий управления производственным процессом. Речь идёт о взаимосвязи деятельности подразделений работников – переподчинение на уровне структурных подразделений, совершенствование дисциплины, ликвидация ненужных отделов. Это также может явиться причиной изменений условий трудового договора.

Замена оборудования и трудовые договора

Причины технического и технологического характера – установка нового оборудования, изменение методов процесса изготовления продукции или оказания услуг, выполнения работ. На производстве могут изменить режим изготовления продукции, автоматизировать некоторое оборудование. Прежние условия труда меняются,поэтому могут вноситься изменения в трудовой договор.

Согласие работников на продолжение трудовых отношений в новых условиях требуется зафиксировать документально. Для этого составляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Нововведения необходимо закрепить в соответствующих локальных актах компании. Например, если меняется режим работы, то это отражается в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Изменения условия оплаты труда и премирования работников корректируют Положение об оплате труда и премировании. Организационные изменения внутри компании изменят Положение о персонале, положения об отделах и т. д.
Коснемся перевода сотрудника на другую работу. В статье 72 ТК РФ приведено такое понятие. Это постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, указанного в трудовом договоре.
Переводы работников допустимы только по согласию сторон. Перевод без согласия работника возможен только в случае природной катастрофы, производственной аварии или в связи с условиями, вызвавшими простой рабочего процесса.
На практике работодателем часто объединяются понятия перевода и перемещения. В отличие от перевода перемещение не требует согласия работника.
Под перемещением понимается перевод работника у конкретного работодателя на другое рабочее место или в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности.
Перемещением может также считаться поручение сотруднику работы на другом механизме или оборудовании. В связи с тем что это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора, изменять его не нужно. Поэтому и соглашение с работником не заключается. Работодателю достаточно оформить распорядительный документ и ознакомить с ним работника под роспись. Трудовой кодекс запрещает перемещать сотрудника на работу, которая ему противопоказана по медицинским показаниям.

Если отдел кадров компании распустили

Предположим, что руководство приняло решение полностью переложить обязанности по ведению кадровой документации на бухгалтера.
Решение вопроса по налаживанию документооборота стоит начать с проверки наличия и комплектности кадровых документов компании.
Для удобства и наглядности сведем данные в таблицу, в которой зафиксированы обязательные кадровые документы, которые должны быть в компании.
Перечень обязательных кадровых документов
Кадровый документ - Законодательная норма
Трудовые договоры - Статьи 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовые книжки - Статьи 65, 66 ТК РФ
Личные карточки сотрудников - Пункт 12 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
Приказ о назначении сотрудников - Статья 68 ТК РФ
Приказ об увольнении сотрудников - Статья 84.1 ТК РФ
Правила внутреннего трудового распорядка - Статьи 56, 189, 190 ТК РФ
Штатное расписание - Статья 57 ТК РФ
Положение о защите персональных данных - Статьи 86–88 ТК РФ
График отпусков - Статья 123 ТК РФ
График сменности (при сменной работе) - Статья 103 ТК РФ
Табель учета рабочего времени - Статьи 91, 99 ТК РФ
Инструкция по охране труда - Статья 212 ТК РФ
Следующим шагом должен стать подробный анализ текста трудовых договоров. В этом вопросе главным является наличие в договоре обязательных условий. Это достаточно широкий список, включающий указание трудовой функции, места работы, ее начало, условие оплаты, режим труда и отдыха и прочее.
После проверки и анализа кадровой документации необходимо составить акт приема-передачи документов. В акте и будут зафиксированы результаты проведенной проверки. По документу будет видно, какие документы и в каком состоянии переданы в бухгалтерию.
После принятия дел работникам бухгалтерии следует приступить к восстановлению отсутствующих кадровых документов и приведению в надлежащий порядок имеющихся.

Табель учета рабочего времени

Еще один важный документ – табель учета рабочего времени.
Вне зависимости от размеров каждая компания обязана вести табель учета рабочего времени. Потому что на основании этого документа производится расчет и начисление работникам зарплаты.
Табель учета рабочего времени имеет две унифицированные формы. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
По форме Т-12 табель заполняется ручным методом. Форма Т-13 используется компаниями, которые имеют автоматизированную контрольно-пропускную систему, фиксирующую время нахождения сотрудника на работе.
Табель учета рабочего времени ведется в течение месяца. В последний день месяца в табеле подводят итоговое количество отработанных часов каждым сотрудником компании.
Сотрудник работал в выходной день с условием предоставления ему другого дня отдыха. Как отразить в табеле учета рабочего времени такую работу?
– Работу в выходной день отмечают в первой строке соответствующей графы табеля учета рабочего времени с указанием буквенного кода «РВ» либо цифрового кода «03», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов и минут. День отдыха, предоставленный взамен отработанного выходного дня, отмечается в табеле буквенным кодом «НВ» либо цифровым кодом «28».
Работа в выходной или праздничный день оплачивается в двойном размере в соответствии со статьей 153 ТК РФ или по просьбе работника предоставляется день отгула, тогда работа в выходной день оплачивается в одинарном размере, а отгул не оплачивается.
Но при работе в выходной день независимо от того, как впоследствии работа будет оплачиваться, в первой строке соответствующей графы табеля указывается буквенный код «РВ», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов и минут.
Отсутствие табеля учета рабочего времени – серьезное нарушение, которое влечет налоговые риски. Потому что в данном случае начисление зарплаты становится необоснованной. И фактически такие расходы не могут уменьшать базу при исчислении налога на прибыль. Налоговики снимут расходы компании по оплате труда. Потому что нет документа, подтверждающего, что сотрудник действительно работал и законно получил деньги из фонда оплаты труда.