Сведения о среднесписочной численности

Не позднее 20 января 2012 года все организации обязаны проинформировать налоговую инспекцию о среднесписочной численности персонала за 2011 год. От этого показателя зависит способ сдачи налоговой отчетности в наступившем году.

Обязанность представлять в налоговые органы сведения

Обязанность представлять в налоговые органы сведения о среднесписочной численности работников установлена пунктом 3 статьи 80 НК РФ. Непредставление таких сведений в срок признается налоговым правонарушением и влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НКРФ, письмо Минфина России от 05.05.2010 №03-02-08/28). Данные о среднесписочной численности работников обязаны подавать все организации независимо от фактической численности персонала.

Форма сведений о среднесписочной численности

Данные о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляют по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по порядку ее заполнения приведены в приложении к письму ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Указанные сведения необходимо подать в налоговый орган по месту нахождения организации не позднее 20 января 2012 года (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ). Данные о среднесписочной численности за 2011 год отражаются по состоянию на 1 января 2012 года (абз. 11 указанных выше рекомендаций).

Способ представления сведений в налоговую

От того, сколько человек работает в организации, зависит способ представления налоговой отчетности (деклараций, расчетов) в налоговые органы.
100 человек и менее. Организации, в которых среднесписочная численность сотрудников за 2011 год (во вновь созданных или реорганизованных организациях — за месяц создания или реорганизации) не превысила 100 человек, могут сдавать отчетность как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Законодательством этот вопрос никак не урегулирован. Требовать от таких организаций представлять сведения только по телекоммуникационным каналам связи налоговый орган не вправе. Это косвенно следует из пункта 3 статьи 80 НК РФ.
Более 100 человек. Компании, в которых среднесписочная численность сотрудников за 2011 год (во вновь созданных или реорганизованных организациях — за месяц создания или реорганизации) превысила 100 человек, должны сдавать налоговую отчетность только в электронном виде (абз. 2 п. 3 ст. 80 ТК РФ).
Электронные форматы налоговой отчетности. При передаче данных по телекоммуникационным каналам нужно руководствоваться Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота, утвержденными приказом ФНС России от 02.11.2009№ММ-7-6/534@(пЛприказаФНСРоссии от 17.11.2010 № ММВ-7-6/ 610@).
Заполнение отчета. Заполняется отчет просто. Сложности могут возникнуть в процессе расчета основного показателя — среднесписочной численности работников.

Порядок расчета показателя

Методика расчета среднесписочной численности работников приведена:
— в пунктах 8—11 Указаний по заполнению формы №Т-1, утвержденных приказом Росстата от 13.10.2008 № 258 (письмо ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@);
— пунктах 81—84 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденных приказом Росстата от 12.11.2008 № 278 (далее — Указания) (письмо Минфина России от 21.07.2008 № 03-02-07/1-297).
Вкратце напомним её.
Среднесписочная численность работников за год равна сумме показателей среднесписочной численности за все месяцы года, делённой на 12.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность за месяц, нужно:
— определить списочную численность работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля — по 28-е или 29-е число). При этом списочная численность за день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени. Для ее уточнения можно воспользоваться другими первичными документами по учету труда и его оплаты (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и т. п.).
В расчет нужно включить праздничные (нерабочие) и выходные дни. Численность работников за эти дни равна списочной численности за предыдущий рабочий день;
— просуммировать показатели списочной численности за каждый день;
— разделить полученную сумму на число календарных дней в этом месяце.
Числовое значение показателя среднесписочной численности округляется до целых единиц и в отчете показывается в целых единицах (абз. 2 подп. 84.4 Указаний).

Кто учитывается в списочной численности

По общему правилу при расчете среднесписочной численности учитываются сотрудники, работающие по трудовому договору, в том числе срочному.
При расчете списочной численности обратите внимание на особенности учета сотрудников:
— работающих по гражданско-правовым договорам. Порядок их учета зависит от того, заключен такой договор со штатным сотрудником или с исполнителем со стороны. В первом случае при расчете среднесписочной численности такие работники учитываются один раз по месту основной работы, а во втором — не учитываются вовсе (подп. «б» п. 83 Указаний);
— занятых неполный рабочий день или неделю. Такие работники включаются в расчет пропорционально отработанному времени. Но если на неполную занятость они были переведены по инициативе работодателя, они учитываются как целые единицы (подп. 84.3 Указаний).

Если организация работала неполный год

Если организация работала неполный год (например, в организациях, вновь созданных или имеющих сезонный характер производства), то среднесписочная численность работников за год определяется по общему правилу — сумма среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации делится на 12 (подп. 84.10 Указаний).
В примечании к подпункту 84.8 Указаний уточняется, что к вновь созданным организациям не относятся организации, реорганизованные или созданные на базе ликвидированных юридических лиц и обособленных подразделений.