Сотрудник уходит на пенсию

Чтобы ПФР подсчитал размер выплат сотрудникам компании, которые уходят на пенсию, нужно представить сведения об их стаже. С 30 сентября 2014 года для этого действует новая форма СПВ-2. Правление ПФР утвердило ее постановлением от 21 июля 2014 г. № 237п. Новый бланк заменил прежний СПВ-1, утвержденный постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п. Поговорим о том, как составить и сдать такую отчетность вовремя.

Когда составить СПВ-2

Когда у кого-нибудь из сотрудников возникнет право на трудовую пенсию, надо заполнять новую форму персонифицированного учета СПВ-2 «Сведения о страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии». Эти правила действуют как по штатным сотрудникам, так и для людей, оформленных по договору подряда.
Напомню, что право на трудовую пенсию появляется у граждан и иностранцев (при наличии вида на жительство) при достижении пенсионного возраста. Минимальный стаж – 5 лет.
Сообщите сотруднику, что ему нужно написать заявление, в котором попросить работодателя отправить сведения о его стаже в ПФР. Это обязательное требование пункта 82 постановления Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п. Специальной формы нет, пусть составит его в произвольном виде.
Но вам время зря терять не стоит. Как только стало понятно, что подходит время, сразу начинайте готовить СПВ-2. После того как сотрудник напишет заявление, у вас будет всего 10 календарных дней, чтобы представить отчет в отделение фонда. Такой срок прописан в пункте 36 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.
Как и любую другую пенсионную отчетность, форму СПВ-2 можно отвезти в ПФР на бумаге или отправить в электронном виде через спецоператора. Кстати, даже если у вас в компании работают больше 25 человек, сдать отчет вы можете на бумаге. В обязательном порядке электронная отчетность предусмотрена лишь в том случае, когда подают индивидуальные сведения на 25 человек сразу (ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Если пропустите срок, штрафа для компании не будет. Но в ПФР не смогут рассчитать и назначить пенсию сотруднику, пока не получат необходимые сведения о стаже.

Как заполнить СПВ-2

Для того чтобы сотрудники ПФР назначили человеку пенсию, им понадобятся сведения о стаже за текущий квартал. Ведь в очередной отчетности эту информацию вы покажете позже. Поэтому укажите их в форме СПВ-2 (см. образец ниже).

Отчет должен подписать руководитель компании. А его подпись заверьте печатью. Такой порядок предписан пунктом 82 постановления Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п. Теперь поговорим о других особенностях заполнения формы.
С заполнением реквизитов компании (краткое наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР) проблем быть не должно. Поэтому перейдем сразу к остальным показателям. Начнем с кода категории застрахованного лица. Как правило, это «НР» (приложение № 1 к Порядку заполнения РСВ-1, утв. постановлением Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п).
Данный код соответствует тем работникам, за которых компания платит взносы по обычному тарифу в соответствии со статьей 58.2 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. А, к примеру, льготники на упрощенке должны указать код «ПНЭД».
Далее надо указать отчетный период, на который приходится предполагаемая дата назначения пенсии. Предположим, трудовую пенсию должны назначить в IV квартале (с октября по декабрь включительно). Тогда выберите значение 0. Это значит год. I квартал – это 3, полугодие – 6, ну, а 9 месяцев – соответственно, 9.
Если вы оформляете СПВ-2 первый раз за конкретного работника, надо поставить отметку-крестик в ячейке «исходная».
Но допустим, в исходной форме вы указали ошибочные сведения и через некоторое время составляете корректирующий отчет. В нем укажите правильные сведения в полном объеме, а не только измененные.
Может так получиться, что все данные в исходном отчете были указаны неправильно. К примеру, заполняя две формы, бухгалтер перепутал информацию. Тогда в корректирующей СПВ-2 поставьте отметку в ячейке «отменяющая». Заполните форму до таблицы «Период работы за последние три месяца отчетного периода». Этого будет достаточно.
Сведения остаже сотрудника нужно указать запериод соследующего дня после окончания предыдущего отчетного периода идодаты, когда предположительно будет назначена пенсия.
Если за это время были периоды отпусков без сохранения зарплаты, больничного, то они указываются отдельно. При этом используйте коды Классификатора (приложение № 1 к Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п).
Например, код «НЕОПЛ» нужно использовать для периодов отпуска без сохранения зарплаты, простоя по вине работника, неоплачиваемого отстранения от работы (недопущения к работе) и т. д.
Другие графы таблицы не всегда нужно заполнять. К примеру, графа «Территориальные условия» должна быть заполнена только на тех работников, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. В данном случае надо выбрать один из кодов: РКСМ или МКСР. Рядом поставьте размер районного коэффициента.
Графу «Особые условия труда» нужно будет заполнить, когда одновременно выполняются три условия. Первое – сотрудник имеет право на досрочную пенсию, то есть подпадает под Списки 1 и 2, утвержденные постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10.
Второе – класс условий труда на его рабочем месте должен соответствовать вредному или опасному. И последнее условие – вредный (опасный) класс подтвержден результатами спецоценки или аттестации рабочих мест.
Графа «Условия для досрочного назначения трудовой пенсии» тоже заполняется в отношении тех работников, которые имеют право на досрочную пенсию. Коды для этого приведены в одноименной таблице Классификатора (приложение № 1 к Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п).
Обратите внимание: в СПВ-2 не надо указывать конкретные суммы начисленных и уплаченных взносов. Вместо этого достаточно сделать отметку о том, что компания начислила взносы по основному (дополнительному) тарифу.

Что оформить дополнительно к СПВ-2

Вместе с отчетом СПВ-2 составьте опись документов по форме АДВ-6-1. Количество представляемых во внебюджетный фонд бумаг отразите в строке «Иные входящие документы» описи (п. 82 Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п).
Копию индивидуальных сведений по форме СПВ-2 надо передать и самому работнику в тот же срок – 10 календарных дней от подачи заявления. Обязательно заручитесь письменным подтверждением того, что сотрудник получил их. Такое требование содержится в пункте 4статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, а также в подпункте «г» пункта 67 приказа Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.
Например, сотрудника можно попросить сделать отметку непосредственно на своем заявлении: «индивидуальные сведения о страховом стаже получил 15 ноября 2015 года». Рядом пусть поставит свою подпись.