Материальная помощь - оформление, НДФЛ

Иногда в жизни складываются такие обстоятельства, при которых без материальной помощи со стороны не обойтись. Куда же может обратиться нуждающийся? И какие налоги с полученной суммы заплатит?

Какая материальная помощь не облагается НДФЛ

Налоговый Кодекс России (п. 8 ст. 217) разрешает не облагать НДФЛ суммы единовременной материальной помощи, оказываемой:

По законам РФ освобожденное от НДФЛ материальное содействие могут оказывать официально зарегистрированные благотворительные организации: как российские, так и иностранные (будь это фонды или объединения).
Однако для избавления от налогообложения эта помощь должна оказываться в виде гуманитарной поддержки, а также в виде благотворительной помощи (в валютной и натуральной формах).
Еще никак не облагается НДФЛ содействие налогоплательщикам из числа малооплачиваемых и общественно беззащитных людей в виде сумм адресной социальной помощи (в валютной и натуральной формах), оказываемой за счет средств любого из уровней бюджета, в соответствии с программами, утверждаемыми ежегодно соответствующими органами государственной власти.

Если благотворительную помощь малообеспеченным будет оказывать коммерческая организация, вся сумма обложится НДФЛ. Для этой категории населения важно получить бюджетную помощь.

Особенно важно знать,что не облагается НДФЛ только единовременная материальная помощь.

Понятие "единовременная материальная помощь" означает такое материальное содействие, которое предоставляется налогоплательщику на конкретные цели никак не наиболее 1-го раза в налоговом периоде сообразно любой из перечисленных выше причин.
Письмо Минфина России от 22.05.2006 N 03-05-01-04/130 остерегает от выплат материальной помощи за один налоговый период частями, так как она уже не будет являеться единовременной вне зависимости от причин, по которым она выплачивается не одной суммой. А из выплаченных сумм согласно п. 8 ст. 217 НК РФ надо будет удержать НДФЛ.

Оформление матпомощи

Ежели труженику потребуется материальное содействие, ему нужно доставить в собственную компанию соответствующее заявление. Заявление заполняется в свободной форме с обязательным указанием своих нужд для получения материальной помощи (появление ребенка, смерть члена семьи и т.д.).
К заявлению обязательно следует приложить документы, подтверждающие названные основания (копию свидетельства о рождении малыша, копию свидетельства о смерти члена семьи и т.д.).
Получив заявление, работодатель принимает решение о выплате материальной помощи и издает соответствующий приказ, в котором указываются:
- размер денежной суммы;
- срок выплаты материальной поддержки из кассы организации.

Материальная помощь, оказываемая в связи со стихийным бедствием

Независимо от источника выплаты, не облагаются НДФЛ суммы одноразового материального содействия, оказываемого:
- в связи со стихийным бедствием или с другим чрезвычайным обстоятельством;
- членам семей лиц, погибших в результате стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств.

Поэтому организации, в том числе коммерческие, выплачивающие такую материальную помощь, не должны удерживать НДФЛ с суммы выплаты.
При этом для освобождения от налогообложения не имеет принципиального значения, кому оказывается материальная помощь - сотруднику организации или лицу, не имеющему с организацией трудовых отношений.
Суммы, выплачиваемые по данному основанию, не подлежат обложению НДФЛ в полном объеме. В бухгалтерию организации необходимо представить документ, подтверждающий стихийное бедствие, например справку из органов МЧС России.
Если материальная помощь оказывается в связи с пожаром, факт пожара должен быть подтвержден справкой из пожарной службы (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.08.2008 N 21-11/079263@).

Обратите внимание!
Ограбление, по мнению Минфина России, не относится к чрезвычайным обстоятельствам.
Поэтому, если работнику выплачивается материальная помощь в связи с ограблением, она не подлежит обложению НДФЛ только в пределах 4000 руб. (см. с. 147). Если выплата произведена в большем размере, сумма, превышающая 4000 руб., облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 30.08.2007 N 03-04-05-01/282).

Материальная помощь в случае смерти работника или членов его семьи

Не подлежит обложению НДФЛ единовременная материальная помощь, оказываемая работодателями:
- членам семьи умершего работника;
- работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи.

Важно!

Материальная помощь, выплачиваемая по этому основанию, не подлежит налогообложению в полном объеме (без ограничения по сумме).

Документы, которые необходимо предоставить в бухгалтерию:
* копия свидетельства о смерти работника (копию свидетельства о смерти члена семьи работника);
* заявление на получение матпомощи от члена семьи.
При применении этой нормы встает вопрос о том, кто именно относится к членам семьи работника. Здесь на помощь приходит ст. 2 Семейного кодекса РФ, так как Налоговый Кодекс не содержит понятия "члены семьи работника".
В соответствии с этой статьей Семейного кодекса РФ членами семьи являются супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные.
Поэтому материальная помощь не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается работнику в связи со смертью вышеперечисленных лиц или этим лицам в связи со смертью работника (Письмо Минфина России от 03.08.2006 N 03-05-01-04/234).
В том случае, если материальная помощь оказывается работнику в связи со смертью других родственников (брата, сестры, бабушки, дедушки и т.д.), она не будет облагаться НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. (см. с. 147). Если материальная помощь будет выплачена в большем размере, сумма, превышающая 4000 руб., подлежит обложению НДФЛ.

Важно знать такой нюанс!

Если материальная помощь выплачивается бывшему работнику или членам семьи бывшего работника, сумма выплаты будет облагаться НДФЛ, поскольку НК РФ предусматривает освобождение от налогообложения сумм, выплачиваемых работникам или членам семьи умершего работника.
То есть, если материальная помощь выплачивается работнику в связи со смертью члена его семьи, необходимо, чтобы трудовые отношения между работником и организацией существовали на момент выплаты.
Если же материальная помощь оказывается членам семьи умершего работника, условием для освобождения от налогообложения будет являться наличие трудовых отношений на момент смерти работника (т.е. на момент смерти имелся действующий трудовой договор).
Отметим, что в том случае, когда материальная помощь оказывается бывшему работнику, при определенных условиях она может быть освобождена от НДФЛ в размере, не превышающем 4000 руб., на основании п. 28 ст. 217 НК РФ (см. с. 147).
Материальная помощь членам семьи бывшего работника будет облагаться НДФЛ в полном объеме. Пункт 28 ст. 217 НК РФ, позволяющий не облагать НДФЛ материальную помощь в пределах 4000 руб., к данной ситуации не применяется.

Пример.

Работник, уволившийся из организации в связи с выходом на пенсию, умер. Организация приняла решение оказать супруге умершего материальную помощь в размере 10 000 руб.
В данной ситуации, поскольку умерший не являлся на момент смерти работником организации, сумма материальной помощи, выплаченная его супруге, облагается НДФЛ.

Материальная помощь жертвам террористических актов

Сейчас количество террористических актов увеличилось. Поэтому информация о помощи пострадавшим от них очень актуальна.
Не облагается НДФЛ единовременная материальная помощь, оказываемая налогоплательщикам, пострадавшим от террористических актов на территории Российской Федерации, а также налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате террористических актов на территории Российской Федерации, независимо от источника выплаты.
При этом для применения льготы не имеет принципиального значения, кому оказывается материальная помощь - работнику организации или гражданину, не имеющему с организацией трудовых отношений.
Материальная помощь, выплачиваемая по этому основанию, не подлежит налогообложению в полном объеме.
При этом налогоплательщику необходимо представить в организацию, производящую выплату, документ, подтверждающий тот факт, что террористический акт имел место. Таким документом может быть справка из органов МВД России.

Материальная помощь при рождении ребенка

Не облагается НДФЛ единовременная материальная помощь, выплачиваемая работодателями своим работникам при рождении (усыновлении или удочерении) ребенка.
Даная норма действует с 1 января 2008 г. Поэтому под льготу подпадает материальная помощь, выплачиваемая после 1 января 2008 г. (Письмо ФНС от 24.06.2008 N 3-5-03/185).
Материальная помощь не облагается НДФЛ, если она выплачивается:
- родителям;
- усыновителям;
- опекунам.

Обратите внимание!

Законом установлен максимальный размер материальной помощи при рождении (усыновлении) ребенка, который не облагается НДФЛ.

От НДФЛ освобождается материальная помощь в размере, не превышающем 50 000 руб. на каждого ребенка.
Если материальная помощь выплачивается в большем размере, сумма превышения подлежит обложению НДФЛ.

Пример 1.

Организация приняла решение оказать работнику материальную помощь в размере 70 000 руб. в связи с рождением ребенка.
Поскольку не облагаемый налогом размер материальной помощи составляет 50 000 руб., часть материальной помощи в размере 20 000 руб. подлежит обложению НДФЛ.

Пример 2.

В связи с рождением у работника двойни организация приняла решение оказать ему материальную помощь в размере 80 000 руб.
Поскольку не облагаемый НДФЛ размер материальной помощи составляет 50 000 руб. на каждого ребенка, выплаченная работодателем материальная помощь не облагается НДФЛ в полном объеме.

Помощь может быть оказана обоим родителям!

НК РФ не содержит условия о том, что такая материальная помощь может быть выплачена только одному из родителей.
Поэтому материальная помощь, выплачиваемая работнику при рождении (усыновлении) ребенка, не будет облагаться НДФЛ независимо от того, выплачена ли такая материальная помощь другому родителю его работодателем.

Материальная помощь, не превышающая 4000 рублей

В НК РФ есть еще одна норма, освобождающая материальную помощь от НДФЛ. Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не облагается НДФЛ любая материальная помощь (независимо от основания ее выплаты) при условии, что:
- она выплачивается работодателем своим работникам или бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию;
- размер материальной помощи не превышает 4000 руб. за налоговый период. В том случае, если материальная помощь выплачивается в большем размере, сумма превышения облагается НДФЛ в общем порядке.

Пример.

Организация приняла решение о выплате работнику материальной помощи в размере 10 000 руб. в связи с его вступлением в брак.
В данной ситуации НДФЛ облагается сумма материальной помощи, превышающая 4000 руб., то есть 6000 руб. Сумма налога, подлежащего удержанию, составит 780 руб. (6000 руб. x 13%).

Как уже было сказано, основания для выдачи работодателем не облагаемой НДФЛ материальной помощи могут быть любые (например, тяжелое материальное положение, вступление в брак, и т.д.).
Для получения материальной помощи работнику следует написать заявление с указанием причины обращения за материальной помощью и ее желаемого размера.
Работодатель, в свою очередь, принимает решение о выплате материальной помощи, издает соответствующий приказ с указанием размера выплачиваемой материальной помощи.

Обратите внимание!

В целях обложения НДФЛ увеличение максимального размера необлагаемой материальной помощи (4000 руб.) для налогоплательщиков, работающих в местностях с особыми климатическими условиями, не предусмотрено (Письмо Минфина России от 05.04.2007 N 03-04-06-01/110).