Правильные записи в новом больничном

Как долго бухгалтерам ещё придётся заполнять больничные

С 1 июля 2011 года врачи начали выписывать работникам новые больничные листы. Форма этого документа значительно поменялась — она стала «машиночитаемой». Связано это с тем, что в скором будущем планируется переход на безбумажную технологию оформления больничных. А получать пособия работник будет напрямую в ФСС РФ. Пилотный проект уже стартовал на территории двух регионов — Карачаево - Черкесской Республики и Нижегородской области. Но пока этого не произошло по всей России, бухгалтерам по-прежнему придется заполнять свою часть листка нетрудоспособности. Давайте разберёмся, как это делать по новым правилам.

Структура нового больничного листа

Утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н новый больничный состоит из трех разделов.
Первый заполняет врач, второй — работодатель, а третий (отрывной) заполняет также врач и при этом он остается в медицинской организации. В этой отрывной части сам болевший работник должен расписаться, подтвердив тем самым, что получил больничный лист на руки. Все три части умещаются на одной стороне листа А4. А на оборотной стороне бланка теперь содержится лишь информация по его заполнению.

Общие правила заполнения больничного

Начнем с того, что заполнять больничный лист нужно только на русском языке печатными заглавными буквами. Пользуйтесь чернилами черного цвета. При этом можно использовать гелевую, капиллярную или перьевую ручку. Но никак не шариковую! Другой вариант — заполнять больничный с применением печатающих устройств. Однако такой способ на практике будет крайне трудоемким.
Записи в больничном листе не должны заходить за пределы границ ячеек. Более того, они не должны даже соприкасаться с границами ячеек. Все записи надо делать начиная с первой ячейки, то есть слева направо.
Печать как медучреждения, так и самой компании может выступать за пределы специально отведенного места, но не должна попадать на ячейки больничного листа.
Ставить прочерки в пустых ячейках больничного листа необязательно, можно их просто оставить незаполненными.

Проверяем запись врача

Медицинские работники, заполняя новый бланк больничного, должны использовать специальные двузначные коды.
В частности, они нужны, чтобы указать:
— причину нетрудоспособное (например, кодом «01» обозначают заболевание, а кодом «05» — отпуск по беременности и родам);

— родственные связи, если речь идет об уходе за больным членом семьи (например, код «38» — мать, код «42» — иной родственник, фактически ухаживающий за больным);
— причины нарушения режима (например, код «24» — несвоевременная явка на прием к врачу, код «25» — выход на работу без выписки), если никаких нарушений режима не было, эти ячейки не заполняют;
— невозможность приступить к работе. Например, код «31» указывают, если гражданин продолжает болеть и ему выдают новый листок нетрудоспособности (продолжение). В этом случае в строке «Продолжение листка № ___» врач приводит номер предыдущего больничного листа.
Кроме того, в ячейке «Доп код » указывается дополнительный трехзначный код. Скажем, 021 — при заболевании или травме, наступивших из-за алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.
Отметим еще некоторые детали. В строке «Основное » проставляется галочка в случае, если работник предъявит больничный лист к оплате по основному месту работы.
Если же он трудится еще и по совместительству и имеет право на оплату больничного по всем местам работы, ему потребуется несколько больничных листов. Тогда в строке «По совместительству № ______» дополнительного больничного листа врач поставит «V» и укажет номер листка нетрудоспособности, выданного по основному месту работы.
Если врач допустит ошибку, больничный лист считается испорченным и взамен него он будет обязан выдать новый листок нетрудоспособности То есть если работник принесет вам больничный лист с помарками, не заполняя, верните его работнику для замены.

Часть больничного для заполнения бухгалтером

Когда бухгалтер будет заполнять новый бланк листка нетрудоспособности, он должен указать:
— наименование организации (допускается как полное, так и сокращённое)и ее регистрационный номер в ФСС;
— ИНН нетрудоспособного сотрудника;
— страховой номер его индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования;
— двузначный код, обозначающий особые условия для расчета пособия (если таковые есть). Например, проставьте код «46», если с человеком заключен трудовой договор (служебный контракт) на срок менее шести месяцев, код «48» — при уважительной причине нарушения режима.
Если больничный выдан в связи с несчастным случаем на производстве, в строке Акт формы Н-1 от ____ ____приводится число, месяц и год, когда был составлен такой акт.
Строку «Дата начала работы _____ _____» заполните, только если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования
Еще отметьте в больничном, основное это место работы сотрудника или в вашей компании он трудится по совместительству.
Далее укажите период болезни, приведите общий заработок сотрудника за расчетный период, среднедневной заработок, общую сумму пособия с разбивкой на две части: за счет фонда и за счет компании.
Письмо ФСС РФ от 08.09.2011 г N 14-03-14/15-10022 предписывает заполнять в строке "Итого начислено" общую сумму пособия за вычетом НДФЛ. А вот заполняя ячейки "За счёт средств ФСС РФ" и "За счёт работодателя", вычитать НДФЛ не нужно.
Еще один нюанс: в строке «Страховой стаж» нужно привести только полное количество месяцев и лет страхового стажа работника.
Подписать больничный лист должен как главный бухгалтер компании, так и ее руководитель. Фамилии и инициалы руководителя и главбуха указываются так: (заглавными буквами!) фамилию, затем через пробел инициалы. При этом точки проставлять не нужно.
Сам расчет пособий нужно привести на отдельном листке. Его надо приложить к больничному. Форма этого листка никаким документом не утверждена.

Может ли бухгалтер делать исправления в больничном

В «своей» части больничного листа у бухгалтера есть возможность исправить допущенные ошибки. Главное, чтобы они были заверены подписью и печатью. А вот у врачей права на ошибку больше нет.
Зачеркните ошибочную запись, а правильную напишите на оборотной стороне бланка. После чего сделайте надпись «исправленному верить», заверьте подписью руководителя и печатью компании. При этом исправить ошибку с помощью корректора (то есть «закрашивать» нельзя).