Благодаря развитию интернет-технологий и средств коммуникаций осуществление предпринимательства стало возможным и при отсутствии офисных помещений. Так, компании виртуально оказывают юридические и бухгалтерские услуги, ведут деятельность в сфере IT и недвижимости, осуществляют торговлю через интернет-магазины и т. д. С одной стороны, очевидны преимущества — организация экономит на покупке и аренде офисных помещений, на уплате коммунальных услуг, а также на зарплате обслуживающего персонала.
Однако в налоговом плане возникают значительные риски. Так, осуществление деятельности без собственного офиса дает налоговикам дополнительный повод предъявить претензии в отношении реальности совершения той или иной сделки. Кроме того, на практике компании зачастую сталкиваются с вопросами учета отдельных видов расходов (например, компенсации за использование личного имущества работника), а также с проблемой восстановления НДС (например, по основным средствам, которые перестали использоваться из-за отсутствия офиса).
Даже генеральный директор, являющийся учредителем организации и выполняющий работу по месту своего жительства, может считаться надомным работником.Компания может быть зарегистрированной по месту жительства руководителя.
Использование личного имущества работника
При отсутствии офиса работников, как правило, переводят на надомный труд. При этом работники зачастую используют собственное имущество (персональные компьютеры, мобильные телефоны) и получают за это соответствующую компенсацию, размер которой устанавливается в трудовом договоре (ст. 188 и 310 ТК РФ).
По мнению Минфина России, сумму такой компенсации работодатель вправе учесть в составе прочих налоговых расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо от 08.12.06 № 03-03-04/4/186). Кроме того, сумма полученной компенсации у сотрудника не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ и письмо Минфина России от 27.03.12 № 03-04-06/3-78).
При определении размера компенсации финансовое ведомство рекомендует руководствоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1). А для того имущества, которое не указано в амортизационных группах, — сроком полезного использования в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей (письмо Минфина России от 31.12.04 № 03-03-01-04/1/194). Кроме того, в целях налогообложения безопаснее подтвердить право собственности работника на используемое им имущество (письма Минфина России от 11.03.08 № 03-04-06-02/28 и УФНС России по г. Москве от 18.06.09 № 16-15/061735).
Зачастую компания арендует у работника необходимое оборудование (ст. 606 ГК РФ). В этом случае организация вправе учесть в налоговых расходах суммы арендной платы (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ и письмо УФНС России по г. Москве от 17.08.12 № 16-15/076207@), а также сопутствующие затраты, если в договоре аренды не указано, что их несет арендодатель (ст. 616 ГК РФ и письмо Минфина России от 15.10.10 № 03-03-06/1/649).
Однако сумма полученной арендной платы будет налогооблагаемым доходом работника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ) и организации в качестве налогового агента придется удержать и перечислить налог в бюджет (ст. 226 НК РФ). При этом страховые взносы не начисляются ни на сумму полученной компенсации (подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) и п. 2 письма Пенсионного фонда России от 29.09.10 № 30-21/10260), ни на величину арендной платы (п. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
А вот пользоваться имуществом работников безвозмездно с налоговой точки зрения рискованно. Ведь по правилам пункта 8 статьи 250 НК РФ безвозмездно полученное имущество или имущественные права образуют внереализационный доход компании (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061156 и Минфина России от 04.04.07 № 03-03-06/4/37).
Использование имущества надомника без выплаты компенсации приведет к образованию внереализационного дохода у работодателя!
Отсутствует офис - подтверди свою добросовестность
Практика показывает, что чаще всего компаниям, не имеющим офиса, налоговики отказывают в вычете НДС. По мнению инспекторов, высока вероятность, что деятельность таких компаний направлена на уклонение от уплаты налога одними участниками сделки и возмещение НДС из бюджета другими.
Так, в одном из дел контролеры отказали организации в применении вычетов по НДС в размере более 2 млн. руб., указав, что наряду с малой среднесписочной численностью работников и наличием дебиторской и кредиторской задолженности у компании отсутствовали офисные и складские помещения. Однако суд поддержал компанию и отметил, что отсутствие офисных и складских помещений не препятствовало осуществлению деятельности, связанной с приобретением товаров и их перепродажей (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.11.09 № А32-10140/2008-12/117).
В другом случае инспекторы отказали в возмещении из бюджета НДС по экспортным операциям. Они усомнились в факте перевозки, хранения, наличия и реального экспорта товара, так как, в частности, у компании отсутствовали складские и офисные помещения. ФАС Северо-Западного округа не согласился с доводами налоговиков, так как факт экспорта товара был надлежащим образом подтвержден соответствующими документами (постановление от 26.11.08 № А56-31346/2006).
Однако есть примеры, когда отсутствие офиса и склада наряду с другими признаками суды признавали в качестве доказательства нереальности сделки. Так, в одном из дел ФАС Поволжского округа отметил, что организация не имеет офисных и складских помещений, а также транспортных средств, необходимых для совершения спорных хозяйственных операций. Организация не представила доказательств реального получения товаров, оприходования их на склад или передачу на хранение другим лицам. Все это, по мнению суда, подтверждает фиктивность спорной сделки (постановление от 11.11.11 № А49-8176/2010)
Выгодно нанимать надомника-иностранца
Выплаты работнику-иностранцу, проживающему и работающему за пределами территории РФ, не облагаются НДФЛ. Следовательно, организация не является налоговым агентом и не обязана уведомлять инспекцию о выплаченном иностранцу доходе (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ и письмо Минфина России от 26.01.11 № 03-04-06/6-10). Не включаются такие выплаты и в базу по страховым взносам в фонды (ч. 4 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
Во избежание споров с налоговиками организации достаточно иметь подписанный обеими сторонами гражданско-правовой договор, из которого следует, что работы действительно выполняются за рубежом, а также акты выполненных работ (оказанных услуг) и копию внутреннего паспорта иностранного гражданина.
При этом положения пункта 21 статьи 255 НК РФ позволяют выплаченный гонорар за выполненную работу учесть в расходах при исчислении налога на прибыль
Отсутствие офиса не повод для отказа
Помимо компенсации за использование в служебных целях личного имущества работников, компании, осуществляющие деятельность без офиса, зачастую несут специфические расходы (например, аренда помещения для проведения переговоров). Практика показывает, что такие затраты компаниям удается учесть в налоговых расходах при наличии надлежащего документального подтверждения и экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходы на защиту информации и дополнительные средства коммуникации являются оправданными даже при отсутствии у компании собственных компьютеров.
По правилам подпункта 26 пункта 1 статьи 264 НК РФ стоимость неисключительных прав на использование компьютерных программ (предназначенных для защиты от несанкционированного доступа к информации, антивирусов, брандмауэров и пр.) учитываются в налоговых расходах2. Такие расходы можно учесть и в том случае, когда информация, в том числе представляющая коммерческую тайну компании, хранится на личных компьютерах работников-надомников, которые последние используют в предпринимательской деятельности компании.
Компания вправе учесть в налоговых расходах стоимость антивирусного программного обеспечения, установленного на личных компьютерах работников-надомников
Расходы на приобретение специализированных технических средств с налоговой точки зрения обоснованны.
Так, для обеспечения удаленной работы сотрудников многие компании приобретают веб-камеры, микрофоны и наушники, с помощью которых происходит онлайн-общение (переговоры, совещания и т. п.). В случае если стоимость веб-камеры не превышает 40 000 руб., такие затраты компания вправе учесть в составе материальных расходов единовременно (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Для обоснования расходов на подобные специальные технические средства (п. 1 ст. 252 НК РФ) при отсутствии собственных компьютеров компания может предъявить трудовые договоры и приказы руководителя, из которых следует, что соответствующие сотрудники работают на личных компьютерах.
Затраты на аренду помещения для переговоров с контрагентами относятся к представительским расходам.
При отсутствии офиса компании зачастую арендуют конференц-залы, рестораны или иное помещение для деловых встреч с партнерами. Эти расходы относятся к представительским и учитываются в составе прочих (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они признаются в размере не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ)3.
Само по себе отсутствие офиса не аргументирует необходимость аренды помещения для переговоров. Важно доказать, что встреча носила деловой характер (представить протокол собрания, договоры, подписанные по результатам переговоров и т. п.). В частности, к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 19.06.08 № А13-7506/2006-28. В подтверждение расходов организация представила счет-фактуру и акт о выполнении работ по аренде помещения, документы, подтверждающие оплату, а также программу деловой встречи.
Компаниям, не имеющим офисы, приходится арендовать сторонние помещения для проведения переговоров. Но суд может отказать в признании затрат на такую аренду, если сочтет мероприятие организацией личного досуга
Ранее ФАС Московского округа признал правомерным включение в состав представительских расходов стоимость посещения ресторанов, кафе и пивных баров, так как налоговики не представили доказательств, что спорные затраты связаны с организацией развлечений и отдыха (постановление от 12.09.05, 05.09.2005 № КА-А40/8426-05).
Но есть и решение суда в пользу налоговиков. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 27.10.05 № А56-3124/2005 рассмотрел дело, в котором обязательным условием договора аренды банкетного зала было предоставление организации в пользование боулинговых дорожек. Суд отнес расходы на боулинг к организации личного досуга и отказал компании в признании спорных расходов в качестве представительских.
Суммы компенсации стоимости служебных звонков работника с домашнего телефона компания вправе учесть для целей налогообложения.
Телефон — основное средство коммуникации, особенно в компании, у которой отсутствует офис. Зачастую работникам выгоднее использовать личный городской номер, чем корпоративный мобильный телефон (например, при междугородних переговорах).
Такие расходы учитываются в составе прочих по правилам подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Обоснования — детализация вызовов, клиентская база с указанием контактных телефонов, должностная инструкция работника, предусматривающая общение с клиентами.
Компания может также приобрести телефонные карты для экономии средств при осуществлении междугородних и международных звонков. Несмотря на то что детализация переговоров по таким картам невозможна, Минфин России позволяет учесть затраты на их приобретение при налогообложении прибыли (письмо от 31.05.07 № 03-03-06/1/348).
По мнению Минфина России, компания вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость телефонных карт даже при отсутствии детализации вызовов
Амортизация неиспользуемого имущества
Зачастую у компании имеются основные средства (офисная и бытовая техника, электроника, мебель), которые она прекратила эксплуатировать, отказавшись от офиса. К примеру, если работники-надомники используют для работы собственное аналогичное имущество. Возникает вопрос: вправе ли организация продолжать амортизировать спорное имущество и учитывать суммы начисленной амортизации в налоговых расходах?
Если организация вовсе не планирует в дальнейшем использовать эти основные средства, учитывать при налогообложении прибыли начисленную амортизацию рискованно (письма Минфина России от 21.04.06 № 03-03-04/1/367 и от 06.05.05 № 03-03-01-04/1/236). Однако если компания предполагает, что позднее спорное имущество будет использоваться в приносящей доход деятельности, то, по мнению Минфина России, начисление амортизации за период, когда имущество временно не используется по технологическим или экономическим причинам, не прекращается (письма от 25.01.11 № 03-03-06/1/24 и от 09.04.10 № 03-03-06/1/246). Главное — доказать экономическую обоснованность понесенных затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Суды, как правило, принимают сторону компаний. В частности, ФАС Московского округа поддержал налогоплательщика, продолжавшего начислять амортизацию по неиспользуемому оборудованию, которое планировал в дальнейшем реализовать (постановление от 21.07.11 № КА-А41/7587-11).
Восстановление НДС по имуществу при отсутствии офиса
После окончания договора аренды офиса многие компании прекращают использовать некоторое имущество (неиспользуемое оборудование переводится на склад, демонтируются вывески и рекламные конструкции). Минфин России настаивает на необходимости восстановления НДС во всех случаях, когда имущество перестает использоваться в налогооблагаемых операциях. Например, при списании непригодных к продаже товаров (письмо от 05.07.11 № 03-03-06/1/397) или при учете потерь от недостач (письмо от 04.07.11 № 03-03-06/1/387).
Однако в пункте 3 статьи 170 НК РФ установлен исчерпывающий перечень случаев восстановления НДС. Такое основание, как временный простой основного средства, в нем отсутствует. Следовательно, компания вправе не восстанавливать НДС по имуществу, которое временно не используется в приносящей доход деятельности. Однако судебной практики найти не удалось.
Если же компания предполагает реализовать ставшее ненужным оборудование, восстанавливать суммы НДС с его остаточной стоимости не нужно. Это подтверждает и Минфин России (письмо от 29.01.10 № 03-07-11/12), и арбитражная практика (постановление ФАС Московского округа от 13.01.09 № КА-А40/12259-08).
Однако, налоговики настаивают на необходимости восстановления НДС со стоимости рекламной вывески, демонтированной из-за окончания аренды офиса
Аренда жилого помещения под офис
Гражданское законодательство запрещает использовать жилые площади под офисы и производственные помещения (ст. 288 и 671 ГК РФ). Соответственно, организуя офис в арендованных квартирах (ведь стоимость найма жилых помещений зачастую ниже, чем аренда офисных зданий), компании неизбежно сталкиваются с претензиями контролеров.
Минфин России уточняет, что квартира не может использоваться в качестве офисного помещения до тех пор, пока не будет выведена из жилого фонда. Следовательно, арендные платежи по такому имуществу не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (письмо от 14.02.08 № 03-03-06/1/93). Аналогичной позиции придерживаются и столичные налоговики в письме от 22.09.08 № 20-12/089130.
Но есть решение суда в пользу компании. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 27.07.09 № КА-А41/7015-09 указал, что НК РФ не ставит порядок отнесения к налоговым расходам затрат, связанных с производством и реализацией, в зависимость от режима арендуемого помещения (жилое или нежилое). Следовательно, платежи за аренду квартиры учитываются в составе прочих расходов (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Во избежание налоговых споров целесообразно перевести жилое помещение в нежилой фонд. В частности, Минфин России в письме от 10.11.06 № 03-05-01-04/310 указал, что квартира не может использоваться в качестве офиса до тех пор, пока не будет выведена из жилого фонда. Это возможно, в частности, если помещение расположено на первом этаже здания, не является частью жилого помещения и не используется в качестве места постоянного проживания граждан. Кроме того, компания должна иметь возможность оборудовать отдельный вход. Также должны отсутствовать обременения данного помещения в виде аренды или залога.
