В каждой организации всегда есть работники, которые в любое время дня и ночи должны быть на связи. Компания приобретает для них мобильные телефоны и оплачивает услуги сотовой связи. Или компенсирует работникам стоимость деловых разговоров по личным мобильным телефонам. Такие расходы организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль . Но есть нюанс: их обоснованность всегда тщательно проверяется налоговиками в ходе выездных проверок.
Организация платит за связь напрямую оператору
Если организация от своего имени заключила договор с оператором связи и, соответственно, сама оплачивает его услуги, то в бухгалтерском учете расходы на мобильную связь она может списать на счета затрат (20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») в зависимости от того, чем занят работник, использующий эту связь (то есть на те же счета, куда начисляется его зарплата). В целях налогообложения расходы на мобильную связь учитываются как прочие расходы. Датой признания таких расходов может быть:
<ИЛИ> дата предъявления оператором связи счета. Под этой датой понимается дата составления счета;
<ИЛИ> дата расчетов в соответствии с условиями заключенного договора.
Самым оптимальным является вариант признания расходов в учете по дате расчетов, предусмотренной в договоре. В этом случае расходы на оплату услуг сотовой связи относятся к тому отчетному (налоговому) периоду, в котором возникла обязанность оплатить их.
Налоговики согласны с тем, что акты об оказании услуг связи для подтверждения расходов не нужны (Письмо ФНС России от 29.12.2009 №3-2-09/279).
Учет расходов на мобильный аппарат и подключение
Кроме непосредственно оплаты услуг связи, вам, возможно, придется заплатить за подключение к тарифному плану. Если эта единовременная плата засчитывается в счет предстоящей оплаты услуг связи, ее можно учесть как аванс. Если нет — списать на прочие расходы сразу при подключении (подп 25 п. 1 ст. 264, подп 3 п 7 ст. 272 НК РФ).
Если организация сама приобретает телефоны для работников, сразу, при выдаче их работникам, стоимость телефонов в бухгалтерском учете списывается на те же счета, что и затраты на связь. И включается в материальные расходы в налоговом учете. Исключение составляют телефоны стоимостью дороже 20 ООО руб. Признать их стоимость в расходах можно только через амортизацию. В налоговом учете допустимый срок полезного использования сотового телефона — от 37 до 60 месяцев включительно. В бухучете можно установить такой же срок — тогда не будет разниц по ПБУ 18/02. Метод начисления амортизации лучше выбрать линейный.
Кроме того, не забудьте про амортизационную премию. Введя телефон в эксплуатацию, организация вправе единовременно учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, до 30% включительно его первоначальной стоимости (телефонный аппарат относится к 3-й амортизационной группе).
Все расходы на сотовую связь в налоговом учете лучше учитывать как косвенные, за исключением тех случаев, когда в бухгалтерском учете эти затраты формируют себестоимость продукции. Это возможно, если затраты списываются на счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы». При таких условиях и в налоговом учете их лучше учитывать как прямые, чтобы избежать расхождений.
НДС в расходах на мобильный аппарат и подключение
Принять к вычету сумму НДС, уплаченную при покупке мобильного телефона, можно, если:
• мобильный телефон принят к учету;
• мобильный телефон используется для операций, признаваемых объектом налогообложения НДС;
• есть корректно оформленный счет-фактура поставщика.
Сумму НДС по услугам связи, предъявленную оператором, можно принять к вычету на основании полученного счета-фактуры. Вычет производится в том месяце, когда выполнены необходимые условия: услуги мобильной связи оказаны и от оператора поступил счет-фактура.
Как обосновать затраты на мобильную связь
По мнению Минфина России, для подтверждения производственного характера расходов на оплату мобильной связи у организации должны быть (Письма Минфина России от 19-01-2009 № 03-03-07/2, от 05 06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07 2006 No 03-03-04/3/15):
• утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь;
• договор с оператором на оказание услуг мобильной связи;
• детализированные счета оператора мобильной связи.
Договор с оператором у вас есть в любом случае. Детализированный счет предоставляется оператором мобильной связи по запросу.
Составить перечень сотрудников, нуждающихся в мобильной связи, — тоже несложно. Но налоговики, проводя выездную проверку, обычно стремятся расширить минфиновский список подтверждающих документов. Например, они могут потребовать:
• документы, подтверждающие служебный характер мобильных переговоров (что-нибудь из деловой переписки или договорной документации);
• письменные распоряжения руководства сделать те или иные звонки, а также отчеты исполнителей о содержании и результатах мобильных телефонных переговоров, которые ФНС России именует косвенными доказательствами.
Меньше всего вопросов у налоговиков при проверках вызывает безлимитный тариф. Если платится одна и та же фиксированная сумма, не зависящая от количества и продолжительности соединений, то и вопрос об учете детализации звонков отпадает. Это избавит бухгалтерию от лишней работы, а организацию — от разбирательств с налоговиками.
Если установлен лимит расходов на мобильную связь
Чтобы ограничить расходы на мобильную связь, можно установить лимит на ее использование. Для этого нужно издать приказ руководителя, в котором для каждой категории сотрудников (руководство, менеджмент, техперсонал) установить предельную величину расходов на мобильную связь.
Если работник превышает лимит расходов на связь, он возмещает компании эту разницу. Но в расходы на связь вам нужно включить только затраты в пределах установленного лимита. НДС к вычету принимается также в пределах учитываемых расходов.
Даже если компания и установила лимит расходов на мобильную связь, это не освобождает ее от необходимости обосновать производственную направленность звонков сотрудников и подтвердить расходы документально.
Возмещение работниками стоимости мобильных услуг, потребленных в личных целях, не может быть признано доходом, а стоимость таких услуг, оплаченная организацией, не должна учитываться в составе прочих расходов, поскольку эти затраты не ведут к получению экономической выгоды (ст. 41 п 1 ст. 252 НК РФ).
Если личный мобильный телефон используется в служебных целях
Организция может компенсировать понесенные сотрудником расходы. Размер и порядок выплаты такой компенсации должны быть зафиксированы в письменном соглашении между работником и работодателем. Кроме компенсации непосредственно расходов на связь,
организация может оплачивать износ телефона. Одно условие — такая компенсация должна быть адекватна стоимости мобильного телефона. Скажем, если телефон стоит 5000 руб., то компенсация в размере 1000 руб. в месяц — явный перебор.
Лучше такую компенсацию вообще не устанавливать, а предусмотреть в соглашении с работником только возмещение расходов на мобильную связь — в полной сумме либо в пределах лимита. Выплаченные работнику деньги в целях налогообложения учитываются так же, как и оплата разговоров по служебным телефонам, — в прочих расходах. НДФЛ и страховыми взносами такая компенсация не облагается.
В бухучете ее начисление и выплата отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Для подтверждения расходов понадобятся копии:
• документов, подтверждающих право собственности работника на мобильный телефон (кассовый чек, накладная или товарный чек);
• договора между работником и оператором мобильной связи;
• счета оператора мобильной связи.
Размер компенсации и сумму возмещаемых расходов на услуги связи нужно закрепить в трудовом договоре или письменном соглашении, то есть в документе, который подписывается сразу двумя сторонами — организацией и работником.
Если вы хотите минимизировать риск возникновения спора с налоговиками, запаситесь также детализацией счета и расшифровкой мобильных звонков.
Помните, что НДС по счетам оператора связи к вычету не принимается, поскольку он выставлен не компании, а ее работнику.
Ситуация упрощается, если организация сама заключает договор с оператором мобильной связи и выбирает тариф с фиксированной оплатой (безлимитный). Тогда и обосновать расходы будет легче, и взыскивать с работников ничего не придется.
0 коммент.:
Отправить комментарий