Проверка трудовой инспекции

Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

Что проверяет трудовая инспекция

Федеральная инспекция труда - это тот орган, который осуществляет государственный надзор и контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории Российской Федерации.
Полномочия государственного надзора за исполнением трудового законодательства также осуществляет прокуратура.
Федеральная инспекция труда определяется Кодексом (ст. 354) как единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение государственного надзора и контроля над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальных органов (государственных инспекций труда).
Кодексом определены и принципы деятельности трудовых инспекций (ст. 355).
Основными задачами деятельности ФИТ являются: обеспечение соблюдения и защиты трудовых прав и свобод граждан, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
В связи с возложенными задачами определены основные полномочия федеральной инспекции труда. Так, ФИТ проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и др.

Документы регламентирующие порядок проведения проверки трудовой инспекции

Порядок проведения проверок должностными лицами федеральной инспекции труда определяется ратифицированными Российской Федерацией конвенциями Международной организации труда по вопросам инспекции труда, Трудовым кодексом РФ, федеральными законами, например Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)", а также решениями Правительства Российской Федерации.
Соответственно, работодателю необходимо ознакомиться с данными документами и иметь их на случай проверки. Не следует ограничиваться изучением лишь Трудового кодекса, поскольку детально порядок инспектирования в нем не закреплен, урегулированы лишь отдельные аспекты деятельности инспекции, совпадающие с требованиями международно-правовых норм.
Следует помнить, что государственные инспекторы труда инспектируют на всей территории Российской Федерации любых работодателей, т.е. любые организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателей - физических лиц.
Более того, государственный инспектор труда может уведомлять, а может и не уведомлять о своем присутствии работодателя или его представителя. Не сообщит он о своем присутствии, если посчитает, что такое уведомление может нанести ущерб эффективности контроля (ст. 360 ТК РФ). Данное положение соответствует международным нормам. Оно практически полностью воспроизводит ст. 12 Конвенции МОТ N 81: "При инспекционной проверке государственный инспектор труда может уведомлять о своем присутствии предпринимателя или его представителя, если только не считает, что такое уведомление может нанести ущерб эффективности контроля". Подразумевается, что трудовой инспектор может тайно проникнуть в трудовой коллектив и наблюдать за соблюдением работодателем нормативно установленных обязанностей. Причем проверка может проводиться в любое время суток. Между тем из ст. 11 Закона N 134-ФЗ следует, что проверяющий может посещать контролируемые объекты исключительно во время исполнения служебных обязанностей. При этом он сразу должен обозначить свое присутствие на принадлежащих организации объектах (предъявив соответствующие документы) и не препятствовать представителям организации присутствовать при проведении проверки.

Всегда ли проверка трудовой инспекции бывает "по наводке"

Распространено мнение, что трудовая инспекция может прийти в организацию с проверкой, только если от работника организации поступила жалоба на работодателя. Однако это не совсем так. ФИТ предоставлено право проводить проверки соблюдения работодателями законодательства о труде. Эти проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. Плановая ревизия проводится по инициативе ФИТ и не чаще одного раза в 2 года, в то время как внеплановая проверка связана с жалобами сотрудников или расследованием несчастного случая на производстве.
Первый вариант контроля носит в основном профилактический характер . Организацию инспектируют в целях предотвращения нарушений прав сотрудников, выборочно проверяя соответствие кадровой документации и условий работы Трудовому кодексу РФ. Обычно о такой проверке сообщается за несколько дней до ее начала.
Порядок проведения внеплановых проверок, а также любых официальных ревизий закреплен ст. 7 Закона N 134-ФЗ. Так, внеплановый или контрольный визит ревизора ФИТ может произойти по фактам выявленных нарушений в ходе регламентированных мероприятий либо на основании заявления от юридических лиц (например, соседней организации) или сотрудника проверяемой компании. Реже случается, что инспекторы посещают компанию по ходатайству Федеральной налоговой службы или внебюджетных фондов.
Все внеплановые мероприятия носят конфиденциальный характер, и о такой ревизии никогда не предупреждают заранее. Кроме того, как уже говорилось выше, на основании ст. 357 Трудового кодекса РФ инспектор может беспрепятственно посетить подконтрольную ему компанию в любое время суток.

Основания для назначения проверок трудовой инспекции

- планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
- факты несчастных случаев на производстве;
- обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
- информация, поступившая от правоохранительных органов, и т.п.
При этом следует отметить, что в обязанности государственных инспекторов по труду входит соблюдение конфиденциальности автора любой жалобы на недостатки или нарушения норм трудового права, а также воздержание от сообщения работодателю сведений о заявителе жалобы, если заявитель возражает против сообщения работодателю данных об источнике жалобы.

Какие документы должны быть у проверяющих

При осуществлении проверки государственные инспекторы по труду предъявляют удостоверение установленного образца и распоряжение о проведении проверки за подписью руководителя инспекции труда.
В распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю согласно п. 1 ст. 7 Закона N 134-ФЗ должны быть указаны следующие сведения:
- номер и дата распоряжения (приказа) о проведении проверки;
- наименование контролирующего органа;
- фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение проверки;
- наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, в отношении которых проводится проверка;
- цели, задачи и предмет проводимой проверки;
- правовые основания проведения проверки;
- даты начала и окончания проверки.
Распоряжение о проведении проверки предъявляется инспектором руководителю организации, в которой запланировано контрольное мероприятие. Вместе с распоряжением инспектор должен ознакомить представителя работодателя со своим служебным удостоверением. Если эти требования не будут соблюдены, то работодатель имеет право отказать инспектору в проведении проверки в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона N 134-ФЗ.
Как правило, проверку проводит один инспектор. Если в организацию пришли несколько проверяющих, необходимо убедиться, что все они указаны в распоряжении.
Распоряжение, в котором отсутствует предмет проверки, является недействительным.

Продолжительность проверки трудовой инспекции и сроки исковой давности

В силу п. 3 ст. 7 Закона N 134-ФЗ продолжительность контрольного мероприятия не может превышать одного, а в исключительных случаях - двух месяцев.
Принимающая сторона не должна отказывать государственному надзору. Отказ и противодействие карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ.
Сотрудники федеральной инспекции труда вправе проверять соблюдение положений трудового законодательства без учета установленного действующим законодательством срока исковой давности в отношении фактов нарушения. Исходя из этого предметом проверки могут послужить в том числе и факты, произошедшие три года назад и более.

Какие документы следует показывать трудовой инспекции

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с увольнением работников, контролеры не вправе (ст. 8 Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)").
Не рекомендуется предоставлять документы, не относящиеся к предмету проверки.
Весь комплекс кадровых документов предлагается разделить на два вида:
- обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено трудовым законодательством для всех работодателей;
- факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель.
Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений.
К обязательным документам проверки трудовой инспекцией относятся:
- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- трудовые договоры (ст. ст. 56 и 67 ТК РФ);
- трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ);
- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ);
- график сменности (ст. 103 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- приказы по личному составу;
- личная карточка;
- табель учета рабочего времени;
- правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- медицинские книжки работников.
Именно их и проверяют в первую очередь служащие трудовой инспекции.
К факультативным кадровым документам можно отнести:
- положения о структурных подразделениях;
- положения о персонале;
- должностные инструкции;
- положение об аттестации работников и другие.
Некоторые факультативные документы могут стать обязательными к проверке при наличии определенных условий. Так, если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должностные инструкции становятся обязательными документами. Кроме того, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны.

Трудовые договора, одобряемые трудовой инспекцией

Содержание договора определено ТК РФ в ст. 57. В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет.
В трудовом договоре следует обязательно прописать дни выплаты зарплаты, а также то, в каком месте ее будет получать работник (включая адрес нахождения кассы).
Не принято в трудовом договоре употреблять термин "аванс", который используется на практике. Такого термина в ТК РФ нет. В Кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ).
Несоблюдение письменной формы трудовых договоров является нарушением норм ст. 67 ТК РФ, то есть нарушением со стороны работодателя трудового законодательства. В связи с этим при установлении проверяющими трудовой инспекции указанных выше нарушений трудового законодательства последние вправе привлечь нарушителей к ответственности, установленной нормами ст. 5.27 КоАП РФ.
Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным - требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

График отпусков и приказы тоже проверяются трудовой инспекцией

График отпусков составляется за 2 недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. В такой ситуации необходимо внимательно относиться к поездкам сотрудников за границу. И при зарубежном отдыхе не ставить им в табеле рабочие дни.
Приказы об отпуске должны быть датированы не менее чем за две недели до отпуска сотрудника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее чем за две недели до его начала.
У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск по основной работе.
Инструкция по охране труда утверждается приказом. Работники должны быть ознакомлены с данной инструкцией под роспись. Как правило, для этого заводится отдельный журнал. Ознакомление производится в момент принятия работника на работу либо после издания документа по организации.
Кроме указанной инструкции целесообразно подготовить и размножить требования к безопасности при работе на ПК, множительной технике и другой оргтехнике в организации. Подобные документы следует разместить в доступных для работников местах, например повесить над копировальным аппаратом.
В организации и в ее подразделениях должна быть аптечка с типовым содержимым на случай травм.

Персональные данные - конфиденциальная информация

Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Эти сведения являются конфиденциальной информацией, то есть информацией строго ограниченного и регламентированного доступа. Безопасность персональных данных должна достигаться путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иные несанкционированные действия.
Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей:
- личные дела и трудовые книжки работников;
- документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобном);
- документы по анкетированию, тестированию и тому подобные;
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и тому подобному;
- учетная документация (картотеки, книги, журналы и другие);
- аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы;
- отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.
Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Следовательно, в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных и ознакомить с ним под роспись сотрудников, работающих с персональными данными.
Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 Трудового кодекса Российской Федерации. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных.
Защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
К ответственности за разглашение персональных данных, помимо работодателей, могут быть привлечены только те работники, которые в соответствии с условиями своих трудовых договоров и должностных инструкций обязаны были соблюдать правила работы с персональными данными. То же относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Аттестации рабочих мест по условиям труда

С 1 сентября 2008 г. действуют новые правила, касающиеся порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (Приказ Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 "Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда"). Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие места. Аттестация предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты.
Проверяющие трудовой инспекции обязательно проверят частоту проведения аттестации рабочих мест. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда.

Компенсации за задержку выплаты заработной платы и отпускных обязательны

Работодатель обязан выплачивать денежную компенсацию за задержку выплаты заработной платы и отпускных. Несмотря на то что задержка выплаты является распространенным нарушением, еще более распространено несоблюдение ст. 236 ТК РФ, где говорится о том, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан их произвести с уплатой процентов, денежной компенсации в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ.
Если работодатель по каким-то причинам задерживает выплаты, то он должен учитывать указанную компенсацию, и зарплата должна быть выдана с учетом этой компенсации. Задержка выплаты заработной платы даже на 1 - 3 дня предполагает начисление процентов в указанном размере. В настоящее время, в условиях кризиса, подобного рода нарушения со стороны работодателя могут быть вполне распространены.

Трудовая инспекция проверит антикризисные меры

Работодатель имеет право за 2 месяца предупредить работника о том, что заработная плата снижается в компании, так как сложная финансовая ситуация в стране. Далее необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. То есть работодатель вправе изменить условия оплаты труда (ст. 74 ТК РФ). Но работнику он должен об этом сообщить письменно, с указанием причин, а главное - не позднее чем за 2 месяца до снижения. На уведомлении работник должен обязательно расписаться. В случае несогласия сотрудника продолжать работу на новых условиях работодатель может предложить ему другие имеющиеся вакансии. При их отсутствии или отказе от них самого работника трудовой договор будет считаться расторгнутым (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Не зависят от кризиса в экономике выплаты по больничным листам. Часто лист нетрудоспособности становится для работника спасением при ненадлежащем отношении к работе и головной болью для работодателя. Во избежание ошибок в этой сфере администрации организации необходимо сначала выяснить - оригинал больничного перед ними или подделка. Например, подозрение в подлинности может вызвать наличие круглой печати, поскольку на новых листках нетрудоспособности круглых печатей врачей более не ставится.
Одним из простых способов определить подделку является запрос в поликлинику.
Следует обращать внимание на отметку о нарушении режима. День нарушения режима соцстрах не оплатит. Пособие снижается в следующих случаях: нарушение застрахованным лицом без уважительных причин в период временной нетрудоспособности режима, предписанного лечащим врачом; неявка застрахованного лица без уважительной причины в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальных экспертиз; заболевание или травма, наступившая вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения, действий, связанных с таким опьянением.
При оплате больничного листа следует помнить, что листок нетрудоспособности может выдаваться нескольким родителям. Например, сначала часть больничного может сидеть с ребенком мама, а потом - папа. При оплате такого листа следует спросить ксерокопию первичного документа. В период отпуска по уходу за ребенком матери отцу листок по нетрудоспособности не выдается именно на этого ребенка.
Приказом Минздравсоцразвития России от 27.10.2008 N 593н внесены изменения в Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 1 августа 2007 г. N 514 (зарегистрирован в Минюсте России 13 ноября 2007 г. N 10476). Что изменилось?
1. Теперь листок на отпуск по беременности и родам вправе выдавать не только акушер-гинеколог и фельдшер, но и врач общей практики (семейный врач). При этом внизу листка должны стоять фамилия и подпись не только лечащего врача, но и председателя врачебной комиссии медицинского учреждения.
2. Срок действия больничного по уходу за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет при амбулаторном лечении или совместном пребывании с ним в стационаре до сих пор был максимум 15 дней по каждому заболеванию. Теперь этот срок может быть продлен на основании медицинского заключения.
3. Введено правило оформления листка, когда пациент после выдачи или продления листка нетрудоспособности пропустил прием в назначенный день и пришел позже, но все еще болеет. В этом случае в графе "с какого числа" и "по какое число включительно" лечащий врач обязан проставить период неявки и сделать соответствующую отметку в строке о нарушении режима. Такая запись будет основанием для организации начислить работнику пособие в размере одного МРОТ со дня допущенного нарушения (ст. 8 Закона N 255-ФЗ).
4. Листок может быть заполнен на печатающем устройстве, а не от руки.
5. В правом верхнем и нижнем углах лицевой стороны должна стоять круглая печать.
6. Листок по уходу за больным могут выписать не только члену его семьи, но и любому другому родственнику.